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# Der Status von Dokumenten in ABBYY FlexiCapture for Invoices-Projekten

> Verwalten Sie Rechnungsstatus in ABBYY FlexiCapture for Invoices: wie die Status Valid, Exception und Rejected zugewiesen, deaktiviert und beim Export verwendet werden.

Nachdem Rechnungen an das Programm übermittelt wurden, werden sie automatisch erkannt und anschließend anhand eines Satzes von Validierungsregeln geprüft. Jeder Rechnung wird dann ein Status zugewiesen.

Die Rechnungsstatus werden automatisch auf Grundlage der erstellten Regeln zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter [Verfügbare Regeln](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-rules).

Dokumente mit dem Status **Valid** können exportiert werden, ohne zuvor geprüft zu werden.

Rechnungen mit anderen Status müssen zunächst vom Operator geprüft werden. Der Operator prüft jedes Dokument und korrigiert alle Fehler oder Warnungen, die von den Regeln gemeldet wurden. Sobald diese korrigiert sind, wechselt der Status der Rechnung zu **Valid**. Der Operator kann auch einen automatisch zugewiesenen Status bestätigen oder einen Status manuell vergeben und seine Gründe im Kommentarfeld angeben.

Wenn das Programm bestimmte Felder auf Rechnungsbildern wiederholt nicht erkennt, kann der Operator das Programm trainieren, indem er die korrekten Feldpositionen im aktuellen Bild angibt.

Dokumente mit unterschiedlichen Status können zur weiteren Verarbeitung durch Ihre Finanzsoftware an unterschiedliche Ziele exportiert werden. Die Kommentare, die der Operator beim Ändern des Status angibt, sind ebenfalls in Ihrer Finanzsoftware sichtbar.

<div id="disable-invoice-statuses">
  ## Rechnungsstatus deaktivieren
</div>

Wenn Rechnungsstatus deaktiviert sind, ergeben sich folgende Änderungen:

* Die Felder **Status** und **Grund** verschwinden aus dem Datenformular und können im Document Definition-Editor nicht mehr bearbeitet werden.
* Die Spalte **Invoice Status** bleibt nach der Erkennung leer.

Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf die vordefinierten Regeln, die sich auf den Dokumentstatus auswirken.

<Warning>
  Wenn Rechnungsstatus deaktiviert sind, funktioniert der statusbasierte Export nicht (deaktivieren Sie dazu unbedingt die Option **Field condition** in den Einstellungen des Exportprofils). Statusgesteuerte Regeln funktionieren ebenfalls nicht.
</Warning>

So deaktivieren Sie die Berechnung von Rechnungsstatus:

<Steps>
  <Step title="Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition">
    Klicken Sie im Hauptmenü des Document Definition-Editors auf **Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition...**.
  </Step>

  <Step title="Öffnen Sie die Einstellung der Dokumentdefinition">
    Klicken Sie im Dialogfeld mit den Rechnungseigenschaften auf die Registerkarte **Einstellung der Dokumentdefinition**.
  </Step>

  <Step title="Bearbeiten Sie die zusätzlichen Felder und Funktionen">
    Klicken Sie in der Gruppe **Additional Fields and Features** auf die Schaltfläche **Edit...**.
  </Step>

  <Step title="Deaktivieren Sie die Option Invoice status">
    Deaktivieren Sie im Dialogfeld **Document Definition Features** die Option **Invoice status**.
  </Step>
</Steps>

<div id="operator-comments-and-predefined-reasons-for-status-changes">
  ## Operator-Kommentare und vordefinierte Gründe für Statusänderungen
</div>

Der Operator kann von den Regeln ausgegebene Fehler und Warnungen ignorieren und einer Rechnung manuell einen Status zuweisen. In diesem Fall muss er einen Kommentar eingeben oder einen Grund aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen.

<Steps>
  <Step title="Dialogfeld „Dokumentdefinitionen“ öffnen">
    Wählen Sie im Menü **Project** den Eintrag **Dokumentdefinitionen...** aus.
  </Step>

  <Step title="Dokumentdefinition bearbeiten">
    Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf **Edit...**.
  </Step>

  <Step title="Eigenschaften der Dokumentdefinition öffnen">
    Wählen Sie im Menü **Document Definition** den Eintrag **Eigenschaften der Dokumentdefinition...** aus.
  </Step>

  <Step title="Einstellung der Dokumentdefinition öffnen">
    Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte **Einstellung der Dokumentdefinition**.
  </Step>

  <Step title="Grund für die Statusänderung öffnen">
    Klicken Sie neben der Gruppe **Handling Invoice Output Status** auf **Edit...**. Das Dialogfeld **Grund für die Statusänderung** wird geöffnet.
  </Step>
</Steps>

<div id="edit-the-list-of-predefined-reasons">
  ### Bearbeiten der Liste vordefinierter Gründe
</div>

Wenn Sie in der Liste **Status** einen Eintrag auswählen, können Sie die Liste der vordefinierten Gründe für die Änderung des Rechnungsstatus einsehen.

Um einen neuen benutzerdefinierten Grund hinzuzufügen, klicken Sie auf **Hinzufügen...**. Fügen Sie im Dialogfeld **Grund für die Statusänderung** einen neuen Grund und den zugehörigen Code hinzu.

Um einen Grund aus einer Textdatei zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche **Laden...**.

<div id="allow-operators-to-provide-their-own-reasons">
  ## Operatoren das Angeben eigener Gründe erlauben
</div>

Wählen Sie die Option **Operator may enter custom reasons** aus, wenn Sie den Operatoren erlauben möchten, eigene Ad-hoc-Gründe für die Statusänderung anzugeben.

<div id="set-up-status-dependent-export">
  ## Statusabhängigen Export einrichten
</div>

Die Einrichtung des Exports für FlexiCapture for Invoices ist weitgehend dieselbe wie in FlexiCapture. Weitere Informationen zum Einrichten des statusabhängigen Exports finden Sie unter [Einstellungen für den Datenexport](/de/flexi-capture/invoice-reader/ir-data-export-setting).

<div id="rules-that-affect-the-status-of-an-invoice">
  ## Regeln, die den Status einer Rechnung beeinflussen
</div>

So zeigen Sie die Regeln an:

<Steps>
  <Step title="Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition">
    Wählen Sie im Menü **Document Definition** den Befehl **Eigenschaften der Dokumentdefinition...** aus.
  </Step>

  <Step title="Öffnen Sie die Registerkarte Regeln">
    Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte **Rules**.
  </Step>
</Steps>

Damit eine Regel den Status von Rechnungen beeinflusst, fügen Sie ihrem Namen das Präfix **(Rejected)** oder **(Exception)** hinzu. Fehler, die von einer Regel mit einem solchen Präfix ausgegeben werden, führen dazu, dass der entsprechenden fehlerhaften Rechnung der jeweilige Status zugewiesen wird. Sie können einer Regel ein statusänderndes Präfix entweder beim Erstellen einer neuen Regel oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Regel hinzufügen.