ABBYY FlexiCapture (ou le Système) extrait des données à partir de documents arrivant en flux, de sorte que les performances sont mesurées en volumes traités sur une période donnée.
Pour concevoir le Système, définissez les performances cibles à l’aide de mesures de performance.
Le temps de traitement requis est défini par les procédures internes, les accords de niveau de service et les exigences des processus métier de l’entreprise cliente.
Les volumes à traiter se fondent sur les données antérieures et les tendances d’évolution de l’activité, ou sur le plan d’affaires de l’entreprise. Des hausses ponctuelles ou saisonnières des volumes peuvent survenir, par exemple à la suite de campagnes publicitaires réussies ou en fin d’exercice fiscal.
Ces paramètres déterminent la charge de travail du système :
- Taille moyenne des lots, en pages
- Mode couleur des images : couleur, niveaux de gris, noir et blanc
- Pages par jour (24 heures), moyenne/pointe
- Pages par heure, moyenne/pointe
- Taille moyenne des documents, en pages
- Nombre d’opérateurs de numérisation
- Nombre d’opérateurs de vérification
- Durée de stockage des documents
Un lot désigne un ensemble de documents connexes traités ensemble.
Par exemple, un client soumet une douzaine de documents à traiter, tous dans une même requête, car les contrôles croisés et la logique métier empêchent leur traitement séparé.
Les images de documents se présentent sous toutes sortes de formes et de tailles, par exemple :
- Des copies numérisées en couleur, en niveaux de gris ou en noir et blanc
- Des photos de différentes résolutions
- Des pièces jointes à des e-mails, telles que des fichiers PDF vectoriels
Le rendu colorimétrique des images de documents dépend de :
- La capacité à contrôler et à modifier les données d’entrée. Par exemple, si des clients FlexiCapture sont utilisés pour la numérisation, une entreprise peut définir le même mode de numérisation (rendu colorimétrique) pour tous les documents entrants.
- Les exigences de stockage à long terme. Par exemple, conformément aux réglementations internes, tous les documents doivent être conservés pendant 5 ans uniquement sous forme d’images en niveaux de gris. Dans ce cas, les clients FlexiCapture peuvent convertir les images couleur en images en niveaux de gris lors de la numérisation.
Les entreprises sont souvent tenues de conserver les documents entrants dans leur format d’origine. Elles peuvent néanmoins généralement estimer les formats auxquels s’attendre et fournir des images d’exemple. Le scénario le plus coûteux est celui d’images de documents entièrement en couleur, qui augmente à la fois les coûts de transmission sur le réseau et de stockage des fichiers.
Pages par jour et pages par heure
- Indiquez des intervalles de temps précis.
24 hours est préférable à 1 day, qui peut être interprété à tort comme une seule journée de travail, soit seulement 8 à 12 heures.
- Choisissez des valeurs pertinentes afin de pouvoir facilement déterminer si le système répond à vos besoins et à vos attentes.
Par exemple, pour un client, l’estimation 1000 pages in 24 hours est un indicateur plus pertinent que 0.01 pages per second.
Estimez le volume de traitement en pages plutôt qu’en documents, car la taille des documents varie considérablement. En revanche, il est généralement facile d’estimer le nombre moyen de pages des documents d’un même type. Par exemple, une facture peut contenir 1 page ou plus de 100 pages, mais elle compte généralement 3 pages en moyenne.
Enfin, convertissez ces chiffres en octets et en bits par seconde, unités couramment utilisées pour calculer les performances matérielles. Utilisez les tailles typiques suivantes pour les pages A4 dans chaque mode couleur :
Pour une estimation plus précise, un échantillon de documents réels est nécessaire.
Combinez la taille de page typique pour chaque mode couleur avec le nombre moyen et de pointe de pages par jour ou par heure. À partir de ces données, estimez le flux d’entrée moyen et de pointe en octets par seconde.
Il s’agit du nombre d’utilisateurs qui accèdent simultanément au système lorsque le traitement des documents est en cours. Il existe deux types d’utilisateurs :
- Les opérateurs de numérisation numérisent, vérifient et modifient les images de document, puis les transmettent au serveur d’applications.
- Les opérateurs de vérification vérifient et corrigent les données extraites, en téléchargeant les images depuis le serveur d’applications et en lui envoyant les données corrigées.
Durée de stockage des documents
- Ils aient traversé tous les processus métier
- Ils soient placés dans les archives de l’entreprise
FlexiCapture n’est pas un système d’archivage. Une durée de stockage typique d’un document dans le Système est de 2 semaines.
