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Ein Dokument enthält Felder, die von Hand oder maschinell ausgefüllt werden. Dokumente können aus einer oder mehreren Seiten bestehen. Dokumente können in feste und teilstrukturierte Dokumente unterteilt werden.

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Feste Dokumente

Bei festen Dokumenten befinden sich identische Felder in allen Dokumenten eines Batchs exakt an derselben Stelle. Feste Dokumente können mit Anwendungen zur Dokumentenverarbeitung verarbeitet werden, die Informationen aus den Datenfeldern auslesen und in Datenbanken, Dokumentenmanagementsysteme oder Archivierungsanwendungen exportieren. Daten aus festen Dokumenten werden mithilfe einer Document Definition erfasst, die die Positionen der Felder und die Art der Informationen beschreibt, die sie enthalten können. Dieselbe Document Definition wird verwendet, um Daten aus allen Dokumenten eines bestimmten Batchs zu erfassen. Sie gibt der Anwendung zur Dokumentenverarbeitung vor, wo sie in einem Dokument nach bestimmten Daten suchen muss und wie sichergestellt wird, dass die Daten korrekt erfasst wurden.

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Teilstrukturierte Dokumente

Bei teilstrukturierten Dokumenten befinden sich identische Datenfelder nicht immer an derselben Stelle. Außerdem sind möglicherweise nicht in allen Dokumenten eines Batchs alle Felder vorhanden (beispielsweise können einige Dokumente ein Signaturfeld enthalten, andere jedoch nicht). Verschiedene Zahlungsdokumente sind gute Beispiele für teilstrukturierte Dokumente. Briefe, Registrierungsformulare und juristische Dokumente sind weitere gute Beispiele für teilstrukturierte Dokumente. Dokumente desselben Typs weisen ähnliche Strukturen auf, dennoch kann es Unterschiede zwischen ihren Feldern geben. So enthalten Briefe oben auf der Seite den Namen und die Adresse des Absenders, und juristische Dokumente enthalten die Namen der Parteien, ihre Angaben und das Wirksamkeitsdatum. Da die exakte Position der Felder in teilstrukturierten Dokumenten nicht im Voraus bekannt ist, können Daten aus solchen Dokumenten nicht mithilfe einer Document Definition erfasst werden. Das bedeutet, dass herkömmliche Systeme zur Datenerfassung keine Daten aus solchen Dokumenten extrahieren können.

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Wie FlexiLayouts Daten aus teilstrukturierten Dokumenten erfassen

Mit ABBYY FlexiLayout Studio können Sie unstrukturierte Dokumente formal beschreiben und der Datenerfassungsanwendung einen Suchalgorithmus bereitstellen, sodass sie Datenfelder finden und Informationen aus diesen Feldern extrahieren kann. Eine formale Beschreibung stützt sich auf die wechselseitigen Beziehungen zwischen den Feldern in einem unstrukturierten Dokument und auf die Art der Daten innerhalb dieser Felder. Sie können die von Ihnen erstellten Beschreibungen anhand von Dokumentbildern testen, um sicherzustellen, dass Informationen zuverlässig extrahiert werden können. Die mit ABBYY FlexiLayout Studio erstellten formalisierten Beschreibungen werden FlexiLayouts genannt. Um mit der Datenerfassung aus unstrukturierten Dokumenten mithilfe eines FlexiLayouts zu beginnen, müssen Sie es in eine Datenerfassungsanwendung wie ABBYY FlexiCapture exportieren. Die ABBYY FlexiCapture-Technologie bietet eine große Bandbreite an Datenerfassungsfunktionen, sodass Sie praktisch jede Art von Dokument verarbeiten können.