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Un documento incluye campos que deben rellenarse a mano o a máquina. Los documentos pueden tener una o más páginas. Los documentos pueden dividirse en documentos fijos y semiestructurados.

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Documentos fijos

En los documentos fijos, los campos idénticos se encuentran exactamente en la misma ubicación en todos los documentos de un lote. Los documentos fijos pueden ser procesados por aplicaciones de procesamiento de documentos que leen información de los campos de datos y la exportan a bases de datos, sistemas de gestión documental o aplicaciones de archivado. Los datos se capturan de los documentos fijos mediante una Definición de Document, que describe la ubicación de los campos y el tipo de información que pueden contener. La misma Definición de Document se utiliza para capturar datos de todos los documentos de un lote determinado. Indica a la aplicación de procesamiento de documentos dónde buscar datos concretos en un documento y cómo asegurarse de que se hayan capturado correctamente.

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Documentos semiestructurados

En los documentos semiestructurados, la ubicación de campos de datos idénticos varía de un documento a otro. Además, no todos los campos están necesariamente presentes en todos los documentos de un lote (por ejemplo, algunos documentos pueden incluir un campo de firma y otros no). Diversos documentos de pago son buenos ejemplos de documentos semiestructurados. Las cartas, los formularios de registro y los documentos legales son otros buenos ejemplos de documentos semiestructurados. Los documentos del mismo tipo tendrán estructuras similares, pero aun así puede haber diferencias entre sus campos. Por ejemplo, las cartas contendrán el nombre y la dirección del remitente en la parte superior de la página, y los documentos legales contendrán los nombres de las partes, sus datos y la fecha de entrada en vigor. Dado que la ubicación exacta de los campos en los documentos semiestructurados no se conoce de antemano, no es posible capturar datos de estos documentos mediante una Definición de Document. Esto significa que los sistemas tradicionales de captura de datos no pueden extraer datos de este tipo de documentos.

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Cómo los FlexiLayouts capturan datos de documentos semiestructurados

ABBYY FlexiLayout Studio le permite describir formalmente documentos no estructurados y proporcionar a la aplicación de captura de datos un algoritmo de búsqueda que le permite encontrar campos de datos y extraer información de ellos. Una descripción formal se basa en las relaciones mutuas entre los campos de un documento no estructurado y en la naturaleza de los datos contenidos en esos campos. Puede probar las descripciones que cree en imágenes de documentos para asegurarse de que la información pueda extraerse de forma fiable. Las descripciones formalizadas creadas mediante ABBYY FlexiLayout Studio se denominan FlexiLayouts. Para empezar a capturar datos de documentos no estructurados mediante un FlexiLayout, debe exportarlo a una aplicación de captura de datos como ABBYY FlexiCapture. La tecnología ABBYY FlexiCapture ofrece una amplia gama de capacidades de captura de datos, lo que le permite procesar prácticamente cualquier tipo de documento.