Erkennung und Datenextraktion
| Speziell für die Rechnungsverarbeitung angepasstes FlexiLayout FCFORINVOICES enthält ein sofort einsatzbereites FlexiLayout, das speziell für die direkte Verarbeitung von Rechnungen angepasst ist. Es verfügt über einen vordefinierten Satz von Datenfeldern für die Erkennung, der um zusätzliche Felder erweitert werden kann. Dieses FlexiLayout ermöglicht die Erkennung aller erforderlichen Datenfelder aus der überwiegenden Mehrzahl der Dokumente, ohne dass zusätzliche Anpassungen oder die integrierten Training-Funktionen erforderlich sind. |
| Länderspezifische Einstellungen FCFORINVOICES bietet einen vordefinierten Satz von Verarbeitungsregeln und anderen länderspezifischen Einstellungen, die angewendet werden, sobald das Programm das Land des in Rechnung gestellten Geschäftsbereichs erkennt. Automatische Validierungsregeln stellen sicher, dass die Daten den länderspezifischen Vorschriften und Gepflogenheiten entsprechen. Diese sofort einsatzbereiten Einstellungen sind für eine Liste speziell unterstützter Länder verfügbar, darunter Australien, Österreich, Belgien, Kanada, die Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Großbritannien, Ungarn, Irland, Italien, die Niederlande, Neuseeland, Polen, Spanien, die Schweiz und die Vereinigten Staaten. Für jedes andere Land kann der Benutzer während der Einrichtung ein neues Profil hinzufügen. |
| Validierungsregeln Prüfungen mithilfe vordefinierter Validierungsregeln stellen die Konsistenz der Daten sicher und helfen dabei, fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen sowie problematische Felder zu erkennen. Fehler, die bei der automatischen Validierung durch Regeln erkannt werden, wirken sich auf den Dokumentstatus aus. Dadurch lassen sich vollständig korrekte Dokumente von Ausnahmefällen unterscheiden, die eine besondere Bearbeitung erfordern. In der Verifizierungsphase werden Fehler, die durch Validierungsregeln erkannt wurden, mit kurzen Kommentaren versehen, die die Art des Fehlers erläutern. |
| Erkennung des Dokumentstatus Jede Rechnung erhält einen von drei möglichen Status, der einem Dokument automatisch auf Grundlage der Ergebnisse der Prüfung durch die Validierungsregeln zugewiesen wird. Die Erkennung des Dokumentstatus erleichtert die Unterscheidung der Rechnungen und ermöglicht eine berührungslose Verarbeitung für vollständig korrekte Dokumente. Fehlerfreien Rechnungen wird der Status Valid zugewiesen, Rechnungen mit geringfügigen Fehlern, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, erhalten den Status Exception, und diejenigen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen oder bei denen Daten fehlen, erhalten den Status Rejected. Der Status eines Dokuments ändert sich automatisch zu Valid, wenn die Fehler korrigiert wurden. Der Operatorverifier kann den zugewiesenen Status bestätigen oder eine Statusänderung erzwingen und die Gründe für diese Entscheidung in einem Kommentarfeld angeben. Für Rechnungen mit dem Status Rejected kann ein spezielles Exportziel angegeben werden. |
| Erweiterter Datenbankabgleich Während der Erkennung gleicht die Software die Rechnungsdaten mit den aktuellen Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken des Benutzers ab. Feldwerte werden automatisch aus diesen Datenbanken übernommen, wenn die richtigen Datensätze eindeutig erkannt wurden. Wenn in der Datenbank kein oder mehrere Datensätze gefunden werden, kann der Operatorverifier den richtigen Datensatz manuell auswählen. |
| Bestellabgleich Falls eine Verbindung zu einer Datenbank mit Bestellungen oder Verträgen eingerichtet wurde, können Rechnungsdaten in der Verifizierungsphase mit den tatsächlichen Bestellungen abgeglichen werden. In diesem Fall kann der Operatorverifier eine passende Bestellung aus der Datenbank öffnen, deren Daten mit denen in der Rechnung vergleichen und die aus dem entsprechenden Feld erfassten Daten bestätigen. |
On-the-Go-Training-Technologie
| Operatorgesteuertes Training Zur Verbesserung der Erkennung von FCFORINVOICES-Datenfeldern steht die Funktion „On-the-go Training“ zur Verfügung. Damit merkt sich die Software Korrekturen, die der Benutzer in der Verifizierung vorgenommen hat, und ergänzt das FlexiLayout automatisch um neue FlexiLayout-Alternativen. |
| Administratorgesteuertes Training Die Datenerkennung lässt sich durch das Prüfen der Ergebnisse des operatorgesteuerten Trainings weiter verbessern. Ein Administrator kann diese Ergebnisse prüfen, zurücksetzen oder anpassen, den für das Training verwendeten Dokumentensatz anzeigen und ändern sowie Alternativen deaktivieren oder aktivieren, die durch das operatorgesteuerte Training erstellt wurden. |
Verifizierungs-UI
| Speziell entwickeltes Formular zur Datenverifizierung Die intuitive Verifizierungsoberfläche von FCFORINVOICES wurde sorgfältig für die Arbeit mit diesem Dokumenttyp entwickelt. Die Datenfelder im Verifizierungsformular sind so gruppiert und angeordnet, wie es für Rechnungen am sinnvollsten ist. Wichtige Felder werden durch einen Snapshot des Originalbilds ergänzt. Die Pflichtfelder sind hervorgehoben; Warn- und Fehlermeldungen werden zusammen mit Kommentaren angezeigt, damit Korrekturen schnell und präzise vorgenommen werden können. Das Datenverifizierungsformular und die Reihenfolge, in der die Felder verifiziert werden sollen, können leicht an die Bedürfnisse des Benutzers oder an etablierte Arbeitsabläufe angepasst werden. |
Einrichtung
| Bereich Land Einstellungen wie Sprache, Währung, Datumsformate, Zahlenformate, Validierungsregeln, Steuersätze usw. sind länderabhängig. FCFORINVOICES stellt vordefinierte Einstellungen für die speziell unterstützten Länder bereit. Diese Einstellungen können bei Bedarf vom Benutzer geändert werden. Der Benutzer kann problemlos ein neues Profil hinzufügen und die passenden Einstellungen für jedes andere Land festlegen, für das in der Software derzeit keine Standardeinstellungen verfügbar sind. |