ABBYY FlexiCapture for Invoices
Funktionen von ABBYY FlexiCapture for Invoices
Wichtige Funktionen von ABBYY FlexiCapture for Invoices: rechnungsoptimiertes FlexiLayout, länderspezifische Validierungsregeln, Datenbankabgleich und On-the-Go-Training.
ABBYY FlexiCapture for Invoices bietet die folgenden Funktionen.
FlexiCapture for Invoices enthält ein sofort einsatzbereites FlexiLayout für die direkte Rechnungsverarbeitung. Es verfügt über einen vordefinierten Satz von Datenfeldern für die Erkennung, den Sie um zusätzliche Felder erweitern können. Dieses FlexiLayout kann in der überwiegenden Mehrheit der Dokumente alle erforderlichen Datenfelder ohne zusätzliche Anpassungen oder integriertes Training erkennen.
FlexiCapture for Invoices bietet einen vordefinierten Satz von Verarbeitungsregeln und anderen länderspezifischen Einstellungen, die angewendet werden, sobald das Programm das Land des in Rechnung gestellten Geschäftsbereichs erkennt. Automatische Validierungsregeln stellen sicher, dass die Daten den länderspezifischen Vorschriften und Gepflogenheiten entsprechen.
Diese sofort einsatzbereiten Einstellungen sind für die speziell unterstützten Länder verfügbar: Australien, Österreich, Belgien, Kanada, die Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Großbritannien, Ungarn, Irland, Italien, die Niederlande, Neuseeland, Polen, Spanien, die Schweiz und die Vereinigten Staaten. Sie können während der Einrichtung für jedes andere Land ein Profil hinzufügen.
Vordefinierte Validierungsregeln stellen sicher, dass die Daten konsistent sind, und helfen dabei, fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen sowie problematische Felder zu erkennen. Fehler, die bei der automatischen Validierung erkannt werden, wirken sich auf den Dokumentstatus aus, der vollständig korrekte Dokumente von Ausnahmefällen unterscheidet, die speziell behandelt werden müssen. In der Verifizierungsstufe werden Fehler, die von Validierungsregeln erkannt werden, mit kurzen Kommentaren versehen, die den jeweiligen Fehler erläutern.
Jede Rechnung erhält automatisch einen von drei Status, der anhand der Validierungsregeln zugewiesen wird. Die Erkennung des Dokumentstatus erleichtert die Unterscheidung von Rechnungen und ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung vollständig korrekter Dokumente.
Rechnungen ohne Fehler erhalten den Status Gültig; Rechnungen mit geringfügigen Fehlern, die geprüft werden müssen, erhalten den Status Ausnahme; und Rechnungen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen oder bei denen Daten fehlen, erhalten den Status Abgelehnt. Der Status eines Dokuments ändert sich automatisch in Gültig, sobald die Fehler korrigiert sind. Der Prüfer kann den zugewiesenen Status bestätigen oder einen Statuswechsel erzwingen und dabei Gründe in einem Kommentarfeld angeben. Für Rechnungen mit dem Status Abgelehnt können Sie ein spezielles Exportziel festlegen.
Während der Erkennung gleicht die Software Rechnungsdaten mit Ihren vorhandenen Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken ab. Feldwerte werden automatisch aus diesen Datenbanken übernommen, wenn die passenden Datensätze mit hoher Sicherheit erkannt werden. Wenn kein Datensatz oder mehrere Datensätze gefunden werden, kann der Prüfer den richtigen Datensatz manuell auswählen.
Wenn eine Verbindung zu einer Datenbank mit Bestellungen oder Verträgen eingerichtet ist, können Rechnungsdaten in der Verifizierungsstufe mit den tatsächlichen Bestellungen abgeglichen werden. Der Prüfer kann dann eine passende Bestellung aus der Datenbank öffnen, deren Daten mit der Rechnung vergleichen und die erfassten Daten bestätigen.
Zur Verbesserung der Erkennung von Datenfeldern in FlexiCapture for Invoices steht die Funktion „On-the-Go-Training“ zur Verfügung. Damit merkt sich die Software Korrekturen, die der Benutzer in der Verifizierungsstufe vorgenommen hat, und ergänzt das FlexiLayout automatisch um neue Alternativen.
Die Datenerkennung lässt sich durch das Prüfen der Ergebnisse des operatorgesteuerten Trainings weiter verbessern. Ein Administrator kann diese Ergebnisse prüfen, zurücksetzen oder anpassen, den für das Training verwendeten Dokumentensatz anzeigen und ändern sowie Alternativen aktivieren oder deaktivieren, die durch das operatorgesteuerte Training erstellt wurden.
Die Verifizierungsoberfläche von FlexiCapture for Invoices wurde eigens für Rechnungen entwickelt. Die Datenfelder im Verifizierungsformular sind so gruppiert und angeordnet, wie es für Rechnungen in der Praxis am sinnvollsten ist. Wichtige Felder werden durch einen Snapshot des Originalbilds ergänzt. Pflichtfelder sind hervorgehoben, und Warn- und Fehlermeldungen werden zusammen mit Kommentaren angezeigt, um schnelle, präzise Korrekturen zu ermöglichen.
Sie können das Verifizierungsformular und die Reihenfolge, in der Felder verifiziert werden, an Ihre Anforderungen oder etablierten Abläufe anpassen.
Einstellungen wie Sprache, Währung, Datumsformate, Zahlenformate, Validierungsregeln und Steuersätze sind länderabhängig. FlexiCapture for Invoices stellt vordefinierte Einstellungen für die speziell unterstützten Länder bereit, die Sie bei Bedarf ändern können. Sie können auch ein Profil hinzufügen und die passenden Einstellungen für jedes andere Land festlegen, für das keine Standardeinstellungen vorhanden sind.