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  • FCFORINVOICES ist eine benutzerfreundliche, intelligente Softwarelösung für die Rechnungsverarbeitung. Sie ersetzt arbeitsintensive Dateneingabe durch eine transparente, steuerbare, effiziente und automatisierte Datenerfassung auf Basis intelligenter Dokumentanalyse- und OCR-Technologien.
  • FCFORINVOICES basiert auf der leistungsstarken FC-Plattform und umfasst zusätzliche Funktionen, vordefinierte Einstellungen, Validierungsregeln, erweiterte Datenbankabfragen und Verbesserungen der UI, die speziell auf die Verarbeitung von Rechnungen zugeschnitten sind.
  • FCFORINVOICES ist eine sofort einsatzbereite Lösung, die Datenfelder auf der überwiegenden Mehrheit aller Rechnungen identifizieren kann, sodass Sie direkt mit der Verarbeitung beginnen können. Die intelligente Auto-Training-Technologie optimiert dabei laufend die Datenextraktion aus Rechnungen mit nicht standardmäßigen Layouts.
  • FCFORINVOICES bietet länderspezifische Validierungsregeln, anpassbare logische und arithmetische Prüfungen und kann erfasste Daten mit den Datenbanken des Unternehmens abgleichen, um gesetzliche Konformität und Datenkonsistenz sicherzustellen, die Rechnungsfreigabe zu erleichtern und Fehlabrechnungen zu erkennen. Dank der flexiblen Einstellungen des Programms können Sie den Workflow an die spezifischen Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens anpassen und eine Dunkelverarbeitung für Rechnungen implementieren, die alle automatischen Validierungsregeln erfolgreich bestanden haben, sodass sich das Prüfpersonal auf die Dokumente konzentrieren kann, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

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Der Prozess zur Rechnungserfassung

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  1. Bilder erfassen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Rechnungsbilder in das Programm einzuspeisen:
  • Scannen von Papierrechnungen
    • Herunterladen von Rechnungsbildern aus einem E-Mail-Postfach
    • Herunterladen von Rechnungsbildern aus einem Ordner auf einem Computer oder von einem FTP-Server

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2. Erkennung und Regelprüfungen

Nach dem Eingang werden Rechnungen automatisch erkannt. Die Daten aus den Rechnungen werden anschließend anhand von Regeln geprüft, und der Rechnung wird auf Basis der Ergebnisse dieser Prüfungen ein Status zugewiesen. Rechnungen, die keine Bearbeitung erfordern, erhalten den Status Valid und sind für den Export bereit.

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3. Verifizierung und Korrektur von Fehlern

Rechnungen mit einem anderen Status als Valid müssen von einem Operator überprüft werden. Operatoren prüfen diese Dokumente und korrigieren Fehler und Warnungen, die von Prüfregeln gemeldet wurden. Wenn alle Mängel behoben wurden, erhält eine Rechnung den Status Valid. Operatoren können auch automatisch zugewiesene Status bestätigen. Der Status einer Rechnung kann von einem Operator manuell geändert werden; dabei muss der Grund für die Statusänderung angegeben werden. Wenn das Programm systematisch Felder auf Rechnungen nicht findet, kann es von Operatoren während der Dokumenterfassung trainiert werden.

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4. Datenexport

Der Datenexport ist die letzte Verarbeitungsstufe, in der Daten gemäß den Programmeinstellungen exportiert werden. Dokumente mit unterschiedlichem Status können auf verschiedene Weise exportiert werden. So können Dokumente mit dem Status Valid und Exception beispielsweise in einen anderen Ordner exportiert werden als Dokumente mit dem Status Rejected. Es können mehrere Exportziele eingerichtet werden, und Rechnungen lassen sich an jedes dieser Ziele exportieren. Wurde der Status einer Rechnung manuell geändert, wird auch der vom Operator angegebene Grund für die Statusänderung exportiert. Das Programm unterstützt den Export in Daten- und Bilddateien, ODBC-kompatible Datenbanken und Microsoft SharePoint. Seine einfach zu verwendende API ermöglicht die Integration in jedes System. Weitere Informationen zum Erfassen von Rechnungen mit FCFORINVOICES finden Sie unter So erfassen Sie Rechnungen.

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Einrichtung von FCFORINVOICES

FCFORINVOICES enthält ein vorkonfiguriertes Projekt, das sofort einsatzbereit ist. Bevor Sie mit der Erfassung von Rechnungen beginnen können, müssen Sie dem Programm Daten zu Vendoren und Geschäftsbereichen bereitstellen. Das Programm verwendet diese Daten, um Felder zu finden und zu erkennen, die Vendor-/Geschäftsbereichsdaten im Rechnungsbild enthalten. Wenn keine Daten zu Vendoren und Geschäftsbereichen bereitgestellt werden, muss ein Operator die Position dieser Felder manuell angeben. In diesem Fall werden die erkannten Daten gespeichert und bei der Verarbeitung von Rechnungen dieses Vendors/Geschäftsbereichs verwendet. Auch wenn FCFORINVOICES vorkonfiguriert und einsatzbereit ist, können Sie eine Reihe zusätzlicher Einstellungen vornehmen:
  • Sie können der Liste der Felder, die aus der Rechnung extrahiert werden sollen, weitere Felder hinzufügen. Dazu können standardmäßig deaktivierte vordefinierte Felder ebenso gehören wie beliebige andere Felder.
  • Die Regeln können an verschiedene Organisationen und gesetzliche Vorgaben angepasst werden.
  • Rechnungen eines bestimmten Vendors können ungewöhnliche Layouts aufweisen, was zu einer unzureichenden Qualität der Datenerfassung führen kann. FCFORINVOICES kann trainiert werden, um die Qualität der aus solchen Rechnungen erfassten Daten zu verbessern.
  • Erfasste Rechnungen können mit Bestellungen abgeglichen werden.
Weitere Informationen zur Einrichtung von FCFORINVOICES finden Sie unter So richten Sie ein Projekt zur Rechnungserfassung ein.
Um FC zu verwenden, benötigen Sie die entsprechende FC-Lizenz. Weitere Informationen zu Lizenzen finden Sie unter Lizenzparameter.