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Bevor Sie Rechnungen verarbeiten können, müssen Sie ein Projekt erstellen und konfigurieren. Beginnen Sie mit den Grundeinstellungen und verfeinern Sie das Projekt dann mit den unten beschriebenen zusätzlichen Einstellungen und Schnittstelleneinstellungen.

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Das Projekt erstellen

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Ein neues Projekt erstellen

Öffnen Sie das Menü File und wählen Sie New Project aus. Wählen Sie in der Project type-Dropdown-Liste für den Standort des Geschäftsbereichs die Option Invoice Processing aus: (Au-NZ), (CA), (ES), (EU), (JP) oder (US). Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Länder und Sprachen.
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Das Projekt benennen und speichern

Geben Sie einen Namen für das Projekt und den Ordner an, in dem es gespeichert werden soll. Sie können mehrere Projekte erstellen, zum Beispiel eines pro Abteilung oder für bestimmte Vendors.

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Das Projekt konfigurieren

Ein richtig konfiguriertes Projekt verbessert die Genauigkeit der Datenerfassung. Konfigurieren Sie die folgenden Grundeinstellungen, bevor Sie mit der Verarbeitung von Rechnungen beginnen.

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Importprofile einrichten

Die Rechnungsverarbeitung beginnt mit der Erfassung von Dokumentbildern. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Bilder zu erfassen:
  • Ein Operator kann Papierdokumente scannen.
  • Ein Operator kann Bilder aus einem Ordner hinzufügen.
  • Ein Administrator kann ein Importprofil einrichten, um von einem Scanner, einem Hot Folder oder einem E-Mail-Posteingang zu importieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Importprofile für Bilder.
In der aktuellen Version von FlexiCapture for Invoices müssen mehrseitige Rechnungen in der richtigen Reihenfolge zusammengestellt werden, beginnend mit der ersten und endend mit der letzten Seite. Definieren Sie Anfang und Ende jeder mehrseitigen Rechnung in den Importeinstellungen.

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Regional- und Spracheinstellungen festlegen

Erstellen Sie eine Liste der Länder, aus denen Ihre Rechnungen stammen. Diese Länder bestimmen, welche Validierungsregeln verwendet werden, welche Formate für Zahlen, Datums- und Betragsangaben zulässig sind, welche Steuersätze und Währungen möglich sind und welche Werte spezielle Felder haben. Außerdem bestimmen sie die Schlüsselwörter, die dem Programm helfen, bestimmte Felder zu erkennen. Weitere Informationen finden Sie unter Länder- und Spracheinstellungen.
Alle Regional- und Spracheinstellungen sind in einer XML-Datei verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten der Einstellungen für die Rechnungsverarbeitung in XML-Dateien.

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Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken hinzufügen

Führen Sie diesen Schritt aus, wenn Sie über Datenbanken für Vendors und Geschäftsbereiche verfügen. Diese Datenbanken helfen dem Programm, die Feldgruppen für Vendors und Geschäftsbereich auf einer Rechnung korrekt zu identifizieren und die darin enthaltenen Daten zu extrahieren. Ohne Datenbanken müssen diese Feldgruppen während der Verifizierung manuell festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken verwenden.

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Exporteinstellungen konfigurieren

Geben Sie einen Exportpfad für die extrahierten Daten an. Das Projekt enthält ein Standard-Exportprofil; Sie können jedoch zusätzliche Profile für Dokumente mit unterschiedlichem Status einrichten. So können Sie beispielsweise Dokumente mit dem Status Rejected in einen separaten Ordner exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Data export settings.
Weitere Informationen zu Dokumentstatus und deren Verwendung finden Sie unter Der Status von Dokumenten in ABBYY FlexiCapture for Invoices-Projekten.

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Zusätzliche Einstellungen

Diese optionalen Einstellungen verbessern die Qualität der Datenerfassung und erweitern die Möglichkeiten Ihres Projekts.

Das System trainieren

Trainieren Sie das System während der Einrichtung, um die Qualität der Datenerfassung zu verbessern, wenn Tests eine niedrige Qualität ergeben.

Validierungsregeln einrichten

Legen Sie die Regeln fest, mit denen Ihre Rechnungen geprüft werden.

Zusätzliche Felder erfassen

Extrahieren Sie weitere Standardfelder oder erstellen Sie eigene benutzerdefinierte Felder.

Bestellungen abgleichen

Gleichen Sie Rechnungsfelder automatisch mit Bestellungen ab.

Operator-Optionen aktivieren

Aktivieren Sie Training during processing, oder erlauben Sie Operatoren, Vendor- und Geschäftsbereich-Datensätze hinzuzufügen und zu bearbeiten.

Die Document Definition aktualisieren

Aktualisieren Sie vorhandene Projekte, wenn eine neue Version veröffentlicht wird; benutzerdefinierte Einstellungen bleiben nach Möglichkeit erhalten.

Adressen aufschlüsseln

Teilen Sie Adressen für den Export in ein Back-End-System in Postleitzahl (ZIP), Land, Stadt und Straße auf. Die Straßenkomponente kann Hausnummer, Wohnungsnummer, Postfach und ähnliche Angaben enthalten.

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Einstellungen der Benutzeroberfläche

Passen Sie an, wie das Datenformular aussieht und wie sich die einzelnen Workstations verhalten.

Dokumentformular einrichten

Legen Sie fest, wie Daten im Dokumentfenster angezeigt werden.

Document Definition lokalisieren

Übersetzen Sie Feldbeschriftungen, Schaltflächennamen, QuickInfos, sonstige Texte im Datenformular und Fehlermeldungen.

Globale Workstation-Einstellungen festlegen

Legen Sie das Skin und das Erscheinungsbild fest, die projektweit verwendet werden.

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Persönliche Einstellungen für die Workstation

Individuelle Einstellungen finden Sie unter Tools → Options. Im Dialogfeld Options können Sie:
  • auswählen, welche Daten im Log gespeichert werden und wann QuickInfos angezeigt werden.
  • Tastenkombinationen festlegen.
  • die Farben der Benutzeroberfläche ändern.
  • die Einstellungen für die automatische Erkennung ändern.
  • festlegen, wie Dialogfelder angezeigt werden.
Alle im Dialogfeld Options vorgenommenen Änderungen werden lokal gespeichert und beim Ändern oder Aktualisieren des Projekts nicht überschrieben.