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Bevor Sie mit der Verarbeitung von Rechnungen beginnen, müssen Sie:
  1. Ein neues Projekt erstellen. Öffnen Sie das Menü File und wählen Sie New Project… Wählen Sie in der Project type-Dropdown-Liste je nach Standort des Geschäftsbereichs Invoice Processing (Au-NZ), Invoice Processing (CA), Invoice Processing (ES), Invoice Processing (EU), Invoice Processing (JP) oder Invoice Processing (US) als Projekttyp aus (siehe Unterstützte Länder und Sprachen).
  2. Einen Namen für das Projekt und den Pfad zu dem Ordner angeben, in dem es gespeichert werden soll. Hinweis: Sie können mehrere Projekte erstellen. So können Sie beispielsweise für jede Abteilung oder für bestimmte Vendors ein separates Projekt anlegen.
  3. Das Projekt konfigurieren. Ein richtig konfiguriertes Projekt verbessert die Genauigkeit der Datenerfassung. Die Einstellungen, die konfiguriert werden müssen, bevor Sie mit der Verarbeitung beginnen können, werden unten beschrieben.

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Importprofile einrichten

Die Rechnungsverarbeitung beginnt mit der Erfassung von Dokumentbildern. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Bilder zu erfassen:
  • Ein Operator kann Papierdokumente scannen.
  • Ein Operator kann Bilder aus einem Ordner hinzufügen.
  • Es kann ein Importprofil verwendet werden. Importprofile werden von einem Administrator eingerichtet und umfassen den Import von einem Scanner, aus einem Hot Folder und aus einem E-Mail-Posteingang.
Weitere Informationen zu Importprofilen finden Sie unter Importprofile für Bilder.
In der aktuellen Version von FCFORINVOICES muss die folgende Einschränkung beachtet werden: Mehrseitige Rechnungen müssen in der richtigen Reihenfolge zusammengestellt werden, beginnend mit der ersten und endend mit der letzten Seite. Daher müssen Anfang und Ende einer mehrseitigen Rechnung definiert werden. Dies kann in den Importeinstellungen erfolgen.

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Region- und Spracheinstellungen festlegen

Erstellen Sie eine Liste der Länder, aus denen Ihre Rechnungen stammen. Diese Länder bestimmen die zu verwendenden Validierungsregeln, die zulässigen Formate für Zahlen, Datumsangaben und Beträge, die möglichen Steuersätze und Währungen sowie die Werte spezieller Felder. Sie werden außerdem verwendet, um Schlüsselwörter zu bestimmen, die dem Programm helfen können, bestimmte Felder zu erkennen.
Alle Regions- und Spracheinstellungen sind in einer XML-Datei verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Invoice Processing in XML-Dateien bearbeiten.

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Datenbanken hinzufügen

Führen Sie diesen Schritt aus, wenn Sie über eine Datenbank mit Vendors und Geschäftsbereichen verfügen. Solche Datenbanken helfen dabei, Gruppen von Vendors- und Geschäftsbereichsfeldern auf der Rechnung korrekt zu identifizieren und Daten daraus zu extrahieren. Ohne Datenbanken müssen Gruppen von Vendors- und Geschäftsbereichsfeldern bei der Verifizierung manuell festgelegt werden.

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Exporteinstellungen konfigurieren

Geben Sie einen Exportpfad für extrahierte Daten an. Das Projekt enthält bereits ein Standard-Exportprofil, es können jedoch auch verschiedene andere Profile für Dokumente mit unterschiedlichen Status eingerichtet werden. Sie können beispielsweise Dokumente mit dem Status „Abgelehnt“ in einen separaten Ordner exportieren.
Weitere Informationen zu Dokumentstatus und ihrer Verwendung finden Sie unter Der Status von Dokumenten in Projekten.

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Zusätzliche Einstellungen

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Training

Der Administrator kann das System bei der Einrichtung des Projekts trainieren. Wenn Tests ergeben, dass die Qualität der Datenerfassung unzureichend ist, kann das Training zur Verbesserung der Datenerfassungsqualität eingesetzt werden.

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Rules

Legen Sie die Regeln fest, mit denen Ihre Rechnungen geprüft werden.

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Datenerfassung aus zusätzlichen Feldern

Legen Sie zusätzliche Felder für die Datenextraktion fest oder erstellen Sie eigene benutzerdefinierte Felder.

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Bestellabgleich

Richten Sie den automatischen Abgleich von Rechnungsfeldern mit Bestellungen ein.

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Zusätzliche Optionen für Operatoren

Aktivieren Sie das Training während der Rechnungsverarbeitung oder erlauben Sie Operatoren, Datensätze für Vendoren und Geschäftsbereiche hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

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Aktualisieren der integrierten Document Definition

Aktualisieren Sie vorhandene Projekte, wenn eine neue FC-Version veröffentlicht wird (benutzerdefinierte Einstellungen und Änderungen bleiben nach Möglichkeit erhalten).

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Adresszerlegung

Zerlegen Sie Adressen, um sie in ein Back-End-System zu exportieren. Dabei können die folgenden Komponenten erkannt werden: Postleitzahl (ZIP-Code), Land, Stadt und Straße. Das Feld Straße kann zusätzliche Informationen enthalten, z. B. Hausnummer, Wohnungsnummer, Postfach usw.

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Einstellungen für die grafische Benutzeroberfläche FCFORINVOICES:

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Die Darstellung des Dokumentformulars einrichten

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Document Definition lokalisieren

Übersetzen Sie Feldbeschriftungen, Schaltflächennamen, QuickInfos und andere Texte im Datenformular; übersetzen Sie Fehlermeldungen.

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Workstation-Einstellungen

Im Dialogfeld Options können Sie:
  • Festlegen, welche Daten im Protokoll gespeichert werden, und angeben, wann QuickInfos angezeigt werden sollen
  • Tastenkombinationen definieren
  • Die Farben der Benutzeroberfläche ändern
  • Die automatischen Erkennungseinstellungen ändern
  • Die Anzeige von Dialogfeldern konfigurieren
Alle im Dialogfeld Options vorgenommenen Änderungen werden lokal gespeichert und bleiben auch dann unverändert, wenn das Projekt geändert oder aktualisiert wird.