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Eine Bestellung (PO) ist ein Geschäftsdokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird und Art, Menge und vereinbarte Preise der Produkte oder Dienstleistungen angibt, die der Verkäufer dem Käufer liefern wird. Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird und die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise der Produkte oder Dienstleistungen angibt, die der Verkäufer dem Käufer geliefert hat. Viele Unternehmen erfassen Bestellungen. Von Lieferanten ausgestellte Rechnungen enthalten die Nummern der jeweiligen Bestellungen. Bei der Verarbeitung von Rechnungen können Sie die darin aufgeführten Produkte und Dienstleistungen mit den Angaben in den jeweiligen Bestellungen vergleichen. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie die Verifizierung für Rechnungen überspringen möchten, die mit einer zuvor bestätigten Bestellung übereinstimmen. Standardmäßig ist das Bestell-Matching deaktiviert.

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Aktivieren des Vergleichs von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen

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I. Aktivieren Sie die entsprechende Funktion in FCFORINVOICES.

  1. Wählen Sie im Menü Project die Option Dokumentdefinitionen…
  2. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf Edit…
  3. Wählen Sie im Menü Document Definition die Option Document Definition Properties…
  4. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellungen der Dokumentdefinition.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit… neben der Gruppe Zusätzliche Felder und Funktionen, um das Dialogfeld Dokumentdefinitionsfunktionen zu öffnen.
  6. Wählen Sie die Option Bestell-Matching.

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II. Eine Datenbank mit Bestellungen verbinden.

  1. Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition-Editors Document Definition → Document Definition Properties…
  2. Klicken Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, auf die Registerkarte Data Sets. Ein Datensatz ist eine Tabelle, die die Struktur von Daten festlegt und Daten entweder speichert oder aus einer externen Datenbank bezieht.
  3. Wählen Sie Bestellungen aus der Liste aus und klicken Sie auf Set Up… Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten (siehe PurchaseOrders Datensatz). Wenn es in Ihrer Datenbank keine solche Tabelle gibt, müssen Sie möglicherweise mithilfe der in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellen.
  4. Geben Sie im Dialogfeld Datensatz (PurchaseOrders) die Verbindungszeichenfolge für Ihre ODBC-kompatible Bestelldatenbank sowie das zu verwendende Datenschema an und wählen Sie dann die gewünschte Tabelle oder Datenbankansicht aus.
  5. Legen Sie die Zuordnungen zwischen den Spalten im Datensatz und in der externen Datenbank fest.
Jetzt findet das Programm Bestellnummern und Gesamtbeträge auf Rechnungen und vergleicht sie mit den in der Bestelldatenbank gespeicherten Werten.

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III. Bestellpositionen verknüpfen

Wiederholen Sie bei Bedarf die Schritte 1 und 2 in II. Eine Datenbank mit Bestellungen verbinden, um die Registerkarte Data Sets im Dialogfeld Document Definition Properties… zu öffnen.
  1. Wählen Sie PurchaseOrdersItems aus der Liste aus und klicken Sie auf Set Up… Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten (siehe Datensatz PurchaseOrdersItems). Es ist wichtig, dass die Nummer einer Bestellung mit der in der Bestelldatenbank angegebenen Nummer übereinstimmt. Datensatz PurchaseOrders ist eine erforderliche Spalte. Alle anderen Spalten sind optional. Falls es in Ihrer Datenbank keine solche Tabelle gibt, müssen Sie möglicherweise mit den in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellen.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Datensatz (PurchaseOrdersItems) die Verbindungszeichenfolge an, mit der die Verbindung zu Ihrer ODBC-kompatiblen Bestelldatenbank hergestellt werden soll, sowie das zu verwendende Datenschema. Wählen Sie anschließend die gewünschte Tabelle oder Datenbankansicht aus.
  3. Geben Sie die Zuordnungen zwischen den Spalten im Datensatz und in der externen Datenbank an.
Siehe auch Erkennen der Hauptfelder.

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IV. Aktivieren Sie die Erfassung von Rechnungspositionen

Siehe Zusätzliche Felder.

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V. Vergleichsregeln einrichten

FCFORINVOICES bietet mehrere vordefinierte Regeln. Der Administrator sollte die Regeln aktivieren, die für sein spezifisches Projekt erforderlich sind. Dies kann auf der Registerkarte Rules im Dialogfeld Document Definition Properties… erfolgen.
RegelBeschreibungWo sie gespeichert istStandardstatus
Bestellnummer und Betrag prüfenPrüft, ob die aus einer Rechnung erfasste Bestellnummer und der Betrag den Bestellungen im Datensatz PurchaseOrders entsprechen.PurchaseOrderAktiviert
Rechnungsposition mit Bestellposition abgleichenPrüft, ob eine Position in einer Rechnung der entsprechenden Position in der Bestellung entspricht. Sie können festlegen, was verglichen werden soll und wie der Vergleich erfolgen soll.LineItemsAktiviert, wenn die Extraktionsoption für Positionen aktiviert ist
Anzahl der Rechnungspositionen mit der Anzahl der Bestellpositionen vergleichenPrüft, ob die Anzahl der Positionen in einer Rechnung mit der Anzahl der Positionen in der entsprechenden Bestellung übereinstimmt.PurchaseOrderDeaktiviert
Prüfen, ob Rechnungspositionen mit eindeutigen Bestellpositionen abgeglichen sindPrüft, ob mehrere Positionen in einer Rechnung mit ein und derselben Position in der Bestellung verknüpft sind.PurchaseOrderDeaktiviert
Abgeglichene Bestellpositionen erfassen (erforderlich für das ordnungsgemäße Funktionieren von PO Matching auf Positionsebene)Erstellt eine Liste von PO-Positionen, die bereits den entsprechenden Rechnungspositionen zugeordnet sind. Bei einem manuellen Vergleich sieht der Operator nur die Rechnungspositionen, für die in der Bestellung noch keine Übereinstimmungen gefunden wurden.PurchaseOrderAktiviert

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Vergleich von Rechnungspositionen mit der Bestellung

FCFORINVOICES bietet mehrere Vergleichsmethoden:
  • Sie können die Nummer und den Betrag einer Rechnung mit den Angaben in der Bestellung vergleichen (Rechnungskopfvergleich)
  • Sie können die Positionen einer Rechnung mit denen in der bzw. den Bestellungen vergleichen (Vergleich von Rechnungspositionen).

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Vergleich von Rechnungspositionen mit Bestellpositionen

Wenn das Bestell-Matching ausgewählt ist, wird beim Verifizieren von Rechnungen im Datenformular die Gruppe Bestellungen angezeigt. Für jede auf einer Rechnung gefundene Bestellung wird ein Gruppenelement angezeigt, das aus Folgendem besteht:
  • Bestellnummer
  • Gesamtbetrag
  • Schaltfläche Details…
  • Kontrollkästchen Bestellung geprüft
Wenn Sie auf Details… klicken, werden die Details der Bestellung unten im Bildfenster des Dokuments angezeigt (vorausgesetzt, der Administrator hat die entsprechende Datenbank mit den Bestelldetails verbunden), sodass sich Rechnungspositionen einfach mit Bestellpositionen vergleichen lassen. Um zu bestätigen, dass die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, kann der Operator das Kontrollkästchen Bestellung geprüft aktivieren. Dieses Kontrollkästchen kann nur manuell aktiviert werden. Wenn es aktiviert ist, zeigt es an, dass der Operator die Werte der Felder Bestellnummer und Gesamtbetrag in der Rechnung mit denen in der Bestellung verglichen und die Übereinstimmung bestätigt hat. Sobald die Übereinstimmung vom Operator bestätigt wurde, werden die Werte dieser Felder nicht mehr automatisch mithilfe einer Regel geprüft. Wenn eine Bestellung auf dem Bild nicht erkannt wurde und im Datenformular nicht angezeigt wird, klicken Sie unten in der Gruppe Bestellungen auf den Link Instanz ‘Bestellung’ hinzufügen. Der Gruppe Bestellungen wird ein leeres Element hinzugefügt. Geben Sie die Werte der Felder Bestellnummer und Gesamtbetrag ein, indem Sie die Werte im Bild auswählen oder manuell eingeben. Die von Ihnen eingegebenen Werte werden automatisch anhand einer Regel gegen die PO-Datenbank geprüft.

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Positionsweiser Vergleich

Um eine Rechnung mit der zugehörigen Bestellung zu vergleichen, können die aus der Rechnung extrahierten Positionen verwendet werden. Der Operator muss möglicherweise auch für jede Rechnungsposition die passende Bestellposition auswählen. Wenn die Erfassung von Positionen aktiviert ist, wird die Gruppe Positionen (wiederholte Gruppe) im Datenformular angezeigt. Diese Gruppe enthält die aus dem Rechnungsbild erfassten Positionen. FC gleicht Rechnungspositionen automatisch mit den entsprechenden Bestellpositionen ab. Um Positionen manuell abzugleichen, muss der Operator auf die Schaltfläche in der Spalte OrderItemId klicken und die gewünschte Bestellposition aus der geöffneten Liste auswählen. Wenn eine Rechnungsposition nicht mit einer Bestellposition abgeglichen werden kann, aber dennoch gültig ist, muss der Operator das Kontrollkästchen Gültig für diese Position aktivieren. Abhängig von den vom Administrator konfigurierten Einstellungen werden die folgenden Regelprüfungen durchgeführt:
  • die Anzahl der Positionen in einer Bestellung muss mit der Anzahl der dieser Bestellung zugeordneten Rechnungspositionen übereinstimmen;
  • alle Rechnungspositionen sind jeweils unterschiedlichen Bestellpositionen zugeordnet oder wurden vom Operator als gültig markiert.