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Eine Bestellung (PO) ist ein Geschäftsdokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird und Art, Menge und vereinbarte Preise der Produkte oder Dienstleistungen angibt, die der Verkäufer dem Käufer liefern wird. Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird und die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise der Produkte oder Dienstleistungen angibt, die der Verkäufer dem Käufer geliefert hat. Viele Unternehmen erfassen Bestellungen. Von Lieferanten ausgestellte Rechnungen enthalten die Nummern der jeweiligen Bestellungen. Bei der Verarbeitung von Rechnungen können Sie die darin aufgeführten Produkte und Dienstleistungen mit den Angaben in den jeweiligen Bestellungen vergleichen. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie die Verifizierung für Rechnungen überspringen möchten, die mit einer zuvor bestätigten Bestellung übereinstimmen. Standardmäßig ist das Bestell-Matching deaktiviert.

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Aktivieren des Vergleichs von Rechnungen mit Bestellungen

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Aktivieren Sie die Funktion in FlexiCapture for Invoices

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Öffnen Sie das Dialogfeld „Dokumentdefinitionen“

Wählen Sie im Menü Project den Eintrag Dokumentdefinitionen… aus.
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Bearbeiten Sie die Dokumentdefinition

Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf Edit….
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Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition

Wählen Sie im Menü Document Definition den Eintrag Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.
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Öffnen Sie die Einstellung der Dokumentdefinition

Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellung der Dokumentdefinition.
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Öffnen Sie die Funktionen der Dokumentdefinition

Klicken Sie neben der Gruppe Zusätzliche Felder und Funktionen auf Edit…, um das Dialogfeld Document Definition Features zu öffnen.
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Aktivieren Sie das Bestell-Matching

Wählen Sie die Option Bestell-Matching aus.

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Eine Bestelldatenbank verbinden

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Öffnen Sie die Registerkarte Data Sets

Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition-Editors Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition…. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Data Sets.Ein Datensatz ist eine Tabelle, die die Datenstruktur festlegt und Daten entweder speichert oder aus einer externen Datenbank bezieht.
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Richten Sie den PurchaseOrders-Datensatz ein

Wählen Sie Bestellungen aus der Liste aus und klicken Sie auf Set Up….Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten. Weitere Informationen finden Sie unter PurchaseOrders Datensatz. Wenn es in Ihrer Datenbank keine solche Tabelle gibt, müssen Sie möglicherweise mithilfe der in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellen.
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Legen Sie die Verbindung fest

Geben Sie im Dialogfeld des Datensatzes PurchaseOrders die Zeichenfolge an, die für die Verbindung mit Ihrer ODBC-kompatiblen Bestelldatenbank verwendet wird, sowie das zu verwendende Datenschema, und wählen Sie dann die Tabelle oder Datenbankansicht aus.
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Ordnen Sie die Spalten zu

Geben Sie die Zuordnungen zwischen den Spalten im Datensatz und in der externen Datenbank an.
Das Programm findet nun Bestellnummern und Gesamtbeträge auf Rechnungen und vergleicht sie mit den in der Bestelldatenbank gespeicherten Werten.

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Bestellpositionen verbinden

Wiederholen Sie bei Bedarf die ersten beiden Schritte unter Verbinden einer Bestelldatenbank, um die Registerkarte Data Sets im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition zu öffnen.
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Den PurchaseOrdersItems-Datensatz einrichten

Wählen Sie PurchaseOrdersItems in der Liste aus und klicken Sie auf Set Up….Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten. Weitere Informationen finden Sie unter PurchaseOrdersItems-Datensatz. Die Bestellnummer muss mit der in der Bestelldatenbank angegebenen Nummer übereinstimmen. Die Spalte PurchaseOrders im Datensatz ist erforderlich; alle anderen Spalten sind optional. Wenn Ihre Datenbank keine solche Tabelle enthält, müssen Sie möglicherweise mit den in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellen.
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Die Verbindung angeben

Geben Sie im Dialogfeld des Datensatzes PurchaseOrdersItems die Verbindungszeichenfolge für die Verbindung mit Ihrer ODBC-kompatiblen Bestelldatenbank sowie das zu verwendende Datenschema an und wählen Sie anschließend die Tabelle oder Datenbankansicht aus.
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Die Spalten zuordnen

Legen Sie die Zuordnung zwischen den Spalten im Datensatz und den Spalten in der externen Datenbank fest.
Weitere Informationen finden Sie unter Erkennen der Hauptfelder.

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Aktivieren Sie die Erfassung von Rechnungspositionen

Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felder.

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Vergleichsregeln einrichten

FlexiCapture for Invoices bietet mehrere vordefinierte Regeln. Der Administrator sollte die Regeln aktivieren, die für das jeweilige Projekt erforderlich sind. Dies kann auf der Registerkarte Rules im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition erfolgen.

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Vergleichen Sie Rechnungspositionen mit der Bestellung

FlexiCapture for Invoices bietet mehrere Vergleichsmethoden:
  • Vergleichen Sie die Nummer und den Betrag einer Rechnung mit den Angaben in der Bestellung (Rechnungskopfvergleich).
  • Vergleichen Sie die Positionen einer Rechnung mit denen in den Bestellungen (Vergleich von Rechnungspositionen).

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Rechnungspositionen mit Bestellpositionen vergleichen

Wenn das Bestell-Matching ausgewählt ist, wird beim Verifizieren von Rechnungen im Datenformular die Gruppe Bestellungen angezeigt. Für jede auf einer Rechnung gefundene Bestellung wird ein Gruppenelement angezeigt, das aus Folgendem besteht:
  • Bestellnummer
  • Gesamtbetrag
  • Schaltfläche Details…
  • Kontrollkästchen Bestellung geprüft
Wenn Sie auf Details… klicken, werden die Details der Bestellung unten im Bildfenster des Dokuments angezeigt (vorausgesetzt, der Administrator hat die entsprechende Datenbank mit den Bestelldetails verbunden), sodass sich Rechnungspositionen einfach mit Bestellpositionen vergleichen lassen. Um zu bestätigen, dass die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, kann der Operator das Kontrollkästchen Bestellung geprüft aktivieren. Dieses Kontrollkästchen kann nur manuell aktiviert werden. Wenn es aktiviert ist, zeigt es an, dass der Operator die Werte der Felder Bestellnummer und Gesamtbetrag in der Rechnung mit denen in der Bestellung verglichen und die Übereinstimmung bestätigt hat. Nachdem die Übereinstimmung vom Operator bestätigt wurde, werden die Werte dieser Felder nicht automatisch durch eine Regel geprüft. Wenn eine Bestellung auf dem Bild nicht erkannt wurde und im Datenformular nicht angezeigt wird, klicken Sie unten in der Gruppe Bestellungen auf den Link Instanz ‘Bestellung’ hinzufügen. Der Gruppe Bestellungen wird ein leeres Element hinzugefügt. Geben Sie die Werte der Felder Bestellnummer und Gesamtbetrag ein, indem Sie die Werte im Bild auswählen oder manuell eingeben. Die von Ihnen eingegebenen Werte werden automatisch anhand einer Regel gegen die PO-Datenbank geprüft.

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Positionsweiser Vergleich

Um eine Rechnung mit der zugehörigen Bestellung zu vergleichen, können die aus der Rechnung extrahierten Positionen verwendet werden. Der Operator muss möglicherweise auch für jede Rechnungsposition die passende Bestellposition auswählen. Wenn die Erfassung von Positionen aktiviert ist, wird die Gruppe Positionen (wiederholte Gruppe) im Datenformular angezeigt. Diese Gruppe enthält die aus dem Rechnungsbild erfassten Positionen. FlexiCapture gleicht Rechnungspositionen automatisch mit den entsprechenden Bestellpositionen ab. Um Positionen manuell abzugleichen, klickt der Operator auf die Schaltfläche in der Spalte OrderItemId und wählt die Bestellposition aus der geöffneten Liste aus. Wenn eine Rechnungsposition nicht mit einer Bestellposition abgeglichen werden kann, aber dennoch gültig ist, aktiviert der Operator das Kontrollkästchen Gültig für diese Position. Abhängig von den vom Administrator konfigurierten Einstellungen werden die folgenden Regelprüfungen durchgeführt:
  • Die Anzahl der Positionen in einer Bestellung muss mit der Anzahl der dieser Bestellung zugeordneten Rechnungspositionen übereinstimmen.
  • Alle Rechnungspositionen sind jeweils unterschiedlichen Bestellpositionen zugeordnet oder wurden vom Operator als gültig markiert.