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FCFORINVOICES verwendet Regeln, um Rechnungen automatisch zu validieren. Bei der Validierung wird einer Rechnung ein Status zugewiesen und eine Liste der aufgetretenen Fehler und Warnungen erstellt, sodass der Operator entscheiden kann, ob die Rechnung manuell überprüft werden muss. Bei der Überprüfung einer Rechnung im Dokumenteditor sieht der Operator die Liste der von den Regeln erkannten Fehler und kann diese Liste verwenden, um zu den fehlerhaften Feldern zu navigieren und sie zu prüfen. ABBYY FlexiCapture for Invoices enthält bereits vordefinierte Validierungsregeln für Rechnungen, die in verschiedenen Ländern häufig verwendet werden (siehe Regeln). Benutzer können vorhandene Regeln ändern oder entfernen und neue benutzerdefinierte Regeln erstellen.

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Einige Besonderheiten von Regeln in FCFORINVOICES

Ausführliche Anweisungen zum Arbeiten mit Regeln in FC finden Sie unter Regeln. Regeln in FCFORINVOICES weisen die folgenden Besonderheiten auf:
Damit eine Regel den Status eines Dokuments beeinflusst, muss ihr Name ein entsprechendes Präfix enthalten. Regeln, deren Namen mit (Exception) oder (Rejected) beginnen, ändern den Status einer Rechnung in Exception bzw. Rejected, wenn die Regel Fehler in dieser Rechnung erkennt.
Um diese Funktion zu implementieren, verwenden Sie Bedingungen für die Anwendung von Regeln. Weitere Informationen finden Sie unter Regeln.Regeln erkennen das Land einer Rechnung anhand des Lands des Geschäftsbereichs, an den die Rechnung ausgestellt wurde.Wenn eine bestimmte Art der Validierung nur für bestimmte Länder relevant ist, sollten in den Regelbedingungen nur diese Länder angegeben werden. Wenn umgekehrt Rechnungen aus allen Ländern mit Ausnahme eines bestimmten Landes validiert werden müssen, achten Sie darauf, dieses Land in den Regelbedingungen auszuschließen (die Bedingung darf die Regel nur anwenden, wenn der Wert des Lands des Geschäftsbereichs nicht mit dem Namen des ausgeschlossenen Lands übereinstimmt).

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Verwenden der Regelliste

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Vollständige Liste der Regeln anzeigen

So zeigen Sie alle für das Projekt eingerichteten Regeln an:
  1. Wählen Sie im Menü Document Definition den Befehl Document Definition Properties…
  2. Klicken Sie im Dialogfeld, das daraufhin geöffnet wird, auf die Registerkarte Regeln.
  3. Wählen Sie in der Liste Show rules die Option owned by Document Definition and its children.
Um alle Regeln anzuzeigen, die auf Rechnungen aus einem bestimmten Land, zum Beispiel Deutschland, angewendet werden, verwenden Sie den Filter.
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Document Definition Properties auf die Registerkarte Regeln und dann auf die Schaltfläche Filter…
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Filter die Option If this condition is true aus und anschließend im Feld Field in the Invoice Layout\BU\Country das gewünschte Feld, das das Land des Geschäftsbereichs definiert.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Bedingung Overlaps with set aus.
  4. Verwenden Sie die Schaltfläche Select…, um die erforderlichen Länder im Feld darunter anzugeben. Daraufhin wird das Dialogfeld Field Value geöffnet, in dem Sie die Länder auswählen müssen, für die die Regeln angezeigt werden sollen. Wählen Sie für Deutschland beispielsweise DE aus.
  5. Klicken Sie auf OK.
Nun zeigt die Liste alle Regeln an, die auf Rechnungen aus dem Land angewendet werden, das Sie im Filter angegeben haben.Beachten Sie, dass die Bedingung, die eine Regel auslöst, in der Spalte Apply rule angezeigt wird.
Sie können die folgenden Filterkriterien verwenden, um eine Regel zu finden:
  • Regelname
  • den Namen eines Felds, auf das sich die Regel bezieht
  • die Bedingung, die die Regel auslöst
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Document Definition Properties auf die Registerkarte Regeln und dann auf die Schaltfläche Filter…
  2. Im Dialogfeld Filter können Sie den Namen der gesuchten Regel auswählen (die Namen sind alphabetisch sortiert), ein Feld auswählen, auf das sich die Regel bezieht, oder die Bedingung angeben, die die Regel auslöst.
Ausführliche Anweisungen zur Verwendung des Filters finden Sie unter Rules.

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Erstellen neuer Regeln

So erstellen Sie eine neue Regel:
  1. Wählen Sie im Menü Document Definition die Option Document Definition Properties…
  2. Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Regel.
  3. Wählen Sie in der Liste Show rules die Option owned by Document Definition and its children aus.
  4. Wählen Sie das Feld aus, in dem die Regel gespeichert werden soll. Dies kann sich auf die Funktionsweise einiger Regeln auswirken (z. B. darauf, wie ihre Fehlermeldungen generiert werden). Wenn Sie nicht sicher sind, welches Feld Sie auswählen sollen, wählen Sie den obersten Knoten aus, d. h. Invoice Layout.
  5. Klicken Sie auf New Rule…
  6. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld einen der Standardregeltypen aus oder Script, wenn Sie eine eigene Regel schreiben möchten.
Ausführliche Informationen zu den einzelnen Regeltypen sowie Anweisungen zu ihrer Erstellung finden Sie unter Regel.
Die folgenden Anweisungen beziehen sich speziell auf das Erstellen von Regeln in FCFORINVOICES.
  1. Nachdem Sie einen Regeltyp ausgewählt haben, müssen Sie Folgendes angeben:
    1. Name Der Name der Regel sollte die Art der von ihr durchgeführten Validierung widerspiegeln. Von der Regel ausgegebene Fehler werden dem Operator im folgenden Format angezeigt: Regelname: Fehlermeldung. Wenn die Regel den Status von Rechnungen beeinflussen soll, stellen Sie ihrem Namen (Exception) oder (Rejected) voran – je nachdem, welchen Status eine Rechnung erhalten soll, wenn die Regel einen Fehler erkennt.
    2. Severity Schweregrad-Flags helfen dem Operator dabei, Fehler und Warnungen zu prüfen und zu entscheiden, welche Rechnungen manuell verifiziert werden sollen. Der Datenexport kann ebenfalls vom Schweregrad-Flag abhängig gemacht werden. Sie können beispielsweise:
      • Dokumente ohne Regelfehler, aber mit Regelwarnungen, in Ihre Arbeitsdatenbank exportieren
      • Dokumente mit Regelfehlern in einen Ausnahmeordner exportieren
      • den Export von Dokumenten mit Fehlern vollständig verbieten
Ausführliche Anweisungen zum Einrichten des Exports auf Grundlage des Schweregrads einer Regel finden Sie unter Regel.
  1. Ob die Regel nach ihrer Erstellung aktiviert werden soll (Option Rule is aktiviert)
  2. In diesem Schritt müssen Sie die Bedingung für die Anwendung der Regel angeben. In der Regel wird diese Bedingung durch den Wert des Feldes Invoice Layout\BU\Country definiert. Standardmäßig wird die Regel immer angewendet (Apply rule=always). Wenn die Regel nur unter bestimmten Bedingungen angewendet werden soll:
    1. Wählen Sie in der Liste Apply rule die Option on condition aus.
    2. Klicken Sie auf Edit…, um die Bedingung zu ändern.
    3. Wählen Sie das Feld aus, dessen Wert die Regel auslöst (Invoice Layout\BU\Country).
    4. Geben Sie die Bedingung sowie gegebenenfalls zulässige und verbotene Werte an. Beispiel 1. Die Regel soll auf deutsche Rechnungen angewendet werden. Wählen Sie die Bedingung Belongs to set aus, klicken Sie auf Add, und fügen Sie den Wert DE hinzu. Beispiel 2. Die Regeln sollen auf alle Rechnungen außer deutsche und französische Rechnungen angewendet werden. Wählen Sie die Bedingung Does not belong to set aus, klicken Sie auf Add, und fügen Sie die Werte DE, FR hinzu.
  3. In diesem Schritt müssen Sie die Regel einrichten. Ausführliche Informationen finden Sie unter Regel.

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Deaktivieren einer Regel

So deaktivieren Sie eine zuvor konfigurierte Regel:
  1. Suchen Sie die Regel in der Liste (siehe oben).
  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Aktiviert neben der Regel. Alternativ können Sie auf die Regel doppelklicken, um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen, und auf der Registerkarte Allgemein die Regeloption Aktiviert deaktivieren.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie eine Regel nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. So löschen Sie eine Regel:
  1. Suchen Sie die Regel in der Liste (siehe oben).
  2. Wählen Sie die Regel aus, indem Sie in der Liste auf ihren Namen klicken, und klicken Sie anschließend auf Löschen.