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FlexiCapture for Invoices verwendet Regeln, um Rechnungen automatisch zu validieren. Bei der Validierung wird einer Rechnung ein Status zugewiesen und eine Liste der aufgetretenen Fehler und Warnungen erstellt, sodass der Operator entscheiden kann, ob die Rechnung manuell verifiziert werden muss. Bei der Überprüfung einer Rechnung im Dokumenteditor sieht der Operator die Liste der von den Regeln erkannten Fehler und kann diese Liste verwenden, um zu den fehlerhaften Feldern zu navigieren und sie zu prüfen. ABBYY FlexiCapture for Invoices enthält bereits vordefinierte Validierungsregeln für Rechnungen, die in verschiedenen Ländern häufig verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbare Regeln. Benutzer können vorhandene Regeln ändern oder entfernen und neue benutzerdefinierte Regeln erstellen.

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Besonderheiten von Regeln in FlexiCapture for Invoices

Ausführliche Anweisungen zum Arbeiten mit Regeln in FlexiCapture finden Sie unter Regelprüfung. Regeln in FlexiCapture for Invoices weisen die folgenden Besonderheiten auf:

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Regeln können den Status eines Dokuments beeinflussen

Damit eine Regel den Status eines Dokuments beeinflusst, muss ihr Name ein entsprechendes Präfix enthalten. Regeln, deren Namen mit (Exception) oder (Rejected) beginnen, ändern den Status einer Rechnung in Exception bzw. Rejected, wenn die Regel Fehler in dieser Rechnung erkennt.

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Regeln können auf bestimmte Länder angewendet werden

Um diese Funktion zu implementieren, verwenden Sie Bedingungen für die Anwendung von Regeln. Weitere Informationen finden Sie unter Regelprüfung. Regeln erkennen das Land einer Rechnung anhand des Lands des Geschäftsbereichs, an den die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn eine bestimmte Art der Validierung nur für bestimmte Länder relevant ist, sollten in den Regelbedingungen nur diese Länder angegeben werden. Wenn umgekehrt Rechnungen aus allen Ländern mit Ausnahme eines bestimmten Landes validiert werden müssen, achten Sie darauf, dieses Land in den Regelbedingungen auszuschließen (die Bedingung darf die Regel nur anwenden, wenn das Land des Geschäftsbereichs nicht mit dem Namen des ausgeschlossenen Lands übereinstimmt).

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Verwenden Sie die Regelliste

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Die vollständige Liste der Regeln anzeigen

So zeigen Sie alle für das Projekt eingerichteten Regeln an:
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Die Eigenschaften der Dokumentdefinition öffnen

Wählen Sie im Menü Document Definition die Option Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.
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Die Registerkarte Regeln öffnen

Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte Regeln.
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Alle Regeln anzeigen

Wählen Sie in der Liste Regeln anzeigen die Option owned by Document Definition and its children aus.
Verwenden Sie den Filter, um alle Regeln anzuzeigen, die für Rechnungen aus einem bestimmten Land gelten (zum Beispiel Deutschland).

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Einen Filter einrichten

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Den Filter öffnen

Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition auf die Registerkarte Regeln und anschließend auf die Schaltfläche Filter….
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Das Länderfeld auswählen

Wählen Sie im Dialogfeld Filter Wenn diese Bedingung erfüllt ist und dann das Feld Invoice Layout\BU\Country aus, das das Land des Geschäftsbereichs festlegt.
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Die Bedingung festlegen

Wählen Sie die Bedingung Overlaps with set aus der Dropdown-Liste aus.
4

Die Länder auswählen

Verwenden Sie die Schaltfläche Select…, um die erforderlichen Länder im Feld darunter anzugeben. Daraufhin wird das Dialogfeld Field Value geöffnet, in dem Sie die Länder auswählen, für die die Regeln angezeigt werden sollen. Wählen Sie für Deutschland beispielsweise DE aus.
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Den Filter anwenden

Klicken Sie auf OK.
Die Liste zeigt jetzt alle Regeln an, die auf Rechnungen des im Filter angegebenen Landes angewendet werden.
Die Bedingung, durch die eine Regel ausgelöst wird, wird in der Spalte Regel anwenden angezeigt.

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Eine Regel in der Liste finden

Sie können die folgenden Filterkriterien verwenden, um eine Regel zu finden:
  • Regelname
  • den Namen eines Felds, auf das sich die Regel bezieht
  • die Bedingung, die die Regel auslöst
1

Den Filter öffnen

Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition auf die Registerkarte Regeln und dann auf die Schaltfläche Filter….
2

Die Kriterien angeben

Im Dialogfeld Filter können Sie den Namen der gesuchten Regel auswählen (die Namen sind alphabetisch sortiert), ein Feld auswählen, auf das sich die Regel bezieht, oder die Bedingung angeben, die die Regel auslöst.
Ausführliche Anweisungen zur Verwendung des Filters finden Sie unter Regelprüfung.

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Neue Regeln erstellen

So erstellen Sie eine neue Regel:
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Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition

Wählen Sie im Menü Document Definition den Befehl Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.
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Öffnen Sie die Registerkarte Regeln

Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte Regeln.
3

Alle Regeln anzeigen

Wählen Sie in der Liste Regeln anzeigen die Option zu Document Definition und den untergeordneten Elementen gehörend aus.
4

Wählen Sie das Feld aus

Wählen Sie das Feld aus, in dem die Regel gespeichert ist. Dies kann sich auf die Funktionsweise einiger Regeln auswirken (zum Beispiel darauf, wie ihre Fehlermeldungen generiert werden). Wenn Sie nicht sicher sind, welches Feld Sie auswählen sollen, wählen Sie den obersten Knoten, also Invoice Layout.
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Fügen Sie eine neue Regel hinzu

Klicken Sie auf New Rule….
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Wählen Sie den Regeltyp aus

Wählen Sie im Dialogfeld einen der Standardregeltypen aus oder Script, um Ihre eigene Regel zu schreiben.
Ausführliche Informationen zu den einzelnen Regeltypen und Anweisungen zu ihrer Erstellung finden Sie unter Regelprüfung.
Die folgenden Schritte beziehen sich speziell auf das Erstellen von Regeln in FlexiCapture for Invoices:
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Geben Sie die Regeleigenschaften an

Nachdem Sie einen Regeltyp ausgewählt haben, geben Sie Folgendes an:
  • Name — Der Name sollte die Art der Prüfung widerspiegeln, die die Regel ausführt. Von der Regel ausgegebene Fehler werden dem Operator im Format Regelname: Fehlermeldung. angezeigt. Damit die Regel den Rechnungsstatus beeinflusst, stellen Sie dem Namen das Präfix (Exception) oder (Rejected) voran, je nachdem, welcher Status einer Rechnung zugewiesen werden soll, wenn die Regel einen Fehler erkennt.
  • Schweregrad — Schweregradkennzeichnungen helfen dem Operator, Fehler und Warnungen zu prüfen und zu entscheiden, welche Rechnungen manuell verifiziert werden sollen. Der Datenexport kann ebenfalls vom Schweregrad abhängen. Sie können zum Beispiel:
    • Dokumente ohne Regelfehler, aber mit Regelwarnungen, in Ihre Arbeitsdatenbank exportieren.
    • Dokumente mit Regelfehlern in einen Ausnahmeordner exportieren.
    • Den Export von Dokumenten mit Fehlern vollständig verhindern.
    Weitere Informationen zum Einrichten des Exports auf Grundlage des Schweregrads einer Regel finden Sie unter Regelprüfung.
  • Regel ist aktiviert — Ob die Regel nach ihrer Erstellung aktiviert ist.
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Geben Sie die Bedingung für die Anwendung der Regel an

In der Regel wird diese Bedingung durch den Wert des Felds Invoice Layout\BU\Country definiert. Standardmäßig wird die Regel immer angewendet (Regel anwenden = Immer). So wenden Sie die Regel nur unter bestimmten Bedingungen an:
  1. Wählen Sie in der Liste Regel anwenden die Option unter Bedingung aus.
  2. Klicken Sie auf Edit…, um die Bedingung zu ändern.
  3. Wählen Sie das Feld aus, dessen Wert die Regel auslöst (Invoice Layout\BU\Country).
  4. Geben Sie die Bedingung und, falls zutreffend, zulässige und verbotene Werte an.
Beispiel 1. Die Regel muss auf deutsche Rechnungen angewendet werden. Wählen Sie die Bedingung Gehört zur Menge, klicken Sie auf Hinzufügen, und fügen Sie den Wert DE hinzu.Beispiel 2. Die Regel muss auf alle Rechnungen außer deutsche und französische Rechnungen angewendet werden. Wählen Sie die Bedingung Gehört nicht zur Menge, klicken Sie auf Hinzufügen, und fügen Sie die Werte DE und FR hinzu.
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Richten Sie die Regel ein

Ausführliche Informationen finden Sie unter Regelprüfung.

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Eine Regel deaktivieren oder löschen

So deaktivieren Sie eine zuvor eingerichtete Regel:
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Die Regel suchen

Suchen Sie die Regel in der Liste. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Regel in der Liste suchen.
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Die Option „Aktiviert“ deaktivieren

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Aktiviert neben der Regel. Alternativ können Sie auf die Regel doppelklicken, um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen, und dort auf der Registerkarte Allgemein die Option Regel aktiviert deaktivieren.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie eine Regel nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. So löschen Sie eine Regel:
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Die Regel suchen

Suchen Sie die Regel in der Liste. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Regel in der Liste suchen.
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Regel löschen

Wählen Sie die Regel aus, indem Sie in der Liste auf ihren Namen klicken, und klicken Sie dann auf Delete.