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ABBYY FlexiCapture for Invoices kann Rechnungen und andere Finanzdokumente aus unterschiedlichsten Steuersystemen verarbeiten. Um Steuerbeträge zu erkennen, stützen sich der Suchmechanismus und die Verifizierungsregeln maßgeblich auf Informationen zum Steuersystem des Landes, in dem eine bestimmte Rechnung ausgestellt wurde. ABBYY FlexiCapture for Invoices bietet sechs vorkonfigurierte Projekte:
  • Invoice Processing (EU) für die Europäische Union
  • Invoice Processing (ES) für Spanien
  • Invoice Processing (US) für die Vereinigten Staaten
  • Invoice Processing (CA) für Kanada
  • Invoice Processing (Au-NZ) für Australien und Neuseeland
  • Invoice Processing (JP) für Japan
Die Steuersätze und Verifizierungsregeln in jedem Projekt wurden auf die Besonderheiten eines bestimmten Landes bzw. mehrerer Länder abgestimmt (weitere Informationen finden Sie unter Regeln). ABBYY FlexiCapture wählt abhängig von den in den Projekteinstellungen angegebenen Ländern die passende Erkennungslogik, Verifizierungsregeln und Schlüsselwörter aus. Steuern in der EU ABBYY FlexiCapture for Invoices verwendet für Rechnungen aus EU-Ländern die folgenden Steuergrundsätze:
  • Für die meisten Waren und Dienstleistungen gilt der reguläre Steuersatz.
  • Die Steuer ist im Preis enthalten.
  • Für einige Waren und Dienstleistungen können ermäßigte Steuersätze gelten. Diese können je nach Art der Waren oder der Rechtsperson variieren (beispielsweise können Einzelunternehmer Anspruch auf eine Steuerermäßigung haben).
In Österreich werden beispielsweise zwei Hauptsteuersätze verwendet – 20 % (der Basissatz) und 10 % (für Lebensmittel, landwirtschaftliche Erzeugnisse, die Unterhaltungsbranche usw.). In Deutschland liegen die Sätze bei 7 % und 19 %. In Polen sind drei Steuersätze möglich – 5 %, 8 % und 23 %. Außerdem gibt es in einigen europäischen Ländern Regionen mit eigenen besonderen Steuersätzen. In Portugal beispielsweise betragen die Steuersätze je nach Produkttyp auf dem Festland 23 %, 13 % oder 6 %, auf den Azoren 18 %, 9 % oder 4 % und auf Madeira 22 %, 12 % oder 5 %. Auf eine bestimmte Art von Waren oder Dienstleistungen kann nur eine Steuer erhoben werden. Die einzige Ausnahme ist Spanien (siehe Steuern in Spanien unten). Ein Dokument kann mehrere Elemente enthalten, jeweils mit eigenem Steuersatz. Die Einstellungen für ein ABBYY FlexiCapture-Projekt enthalten nicht nur Informationen zu den Mehrwertsteuersätzen verschiedener Länder, sondern auch verschiedene systemspezifische Prüfungen per Regel. Auch das Datenformular sieht in jedem Projekt anders aus.

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Steuern in Spanien

Das spanische Steuersystem unterscheidet sich in einigen wichtigen Punkten von den Steuersystemen anderer EU-Länder. In Spanien kann ein Produkt oder eine Dienstleistung mehreren Steuern unterliegen, und manche Steuerbeträge können negativ sein, wenn Einkommensteuer erstattet wird. Steuersätze können je nach Region variieren (auf den Kanaren kann ein Produkt beispielsweise sowohl einer regulären Mehrwertsteuer als auch einer indirekten Steuer unterliegen). In ABBYY FlexiCapture for Invoices können Sie Steuergruppen für die verschiedenen Steuern erstellen, die auf eine bestimmte Art von Produkt oder Dienstleistung erhoben werden können (weitere Informationen finden Sie unter Steuergruppen). Da sich das spanische Steuersystem erheblich von dem anderer EU-Länder unterscheidet, sind auch die Regelprüfungen anders. Das spanische Datenformular sieht wie folgt aus:

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Steuern in den USA

In den USA erheben die Bundesregierung, die Regierungen der Bundesstaaten und die Kommunalverwaltungen jeweils eigene Steuern. Außerdem erheben einige Bezirke in den Bundesstaaten eine zusätzliche „lokale Zusatzsteuer“ auf Waren und Dienstleistungen. Aus diesem Grund ist die gesamte Mehrwertsteuer nicht immer im Voraus bekannt. Anders als in der EU können US-Dokumente keine Waren und Dienstleistungen enthalten, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. ABBYY FlexiCapture for Invoices enthält vorkonfigurierte Steuergruppen für US-Dokumente, sodass Schlüsselwörter kombiniert werden können, um nach Steuerbeträgen zu suchen, die für dieselbe Position gelten können (weitere Informationen finden Sie unter Steuergruppen). Die Einstellungen für ein ABBYY FlexiCapture-Projekt enthalten Informationen zu Mehrwertsteuersätzen für verschiedene Länder, systemspezifische Prüfungen anhand von Regeln sowie Schlüsselwörtern, die zur Suche nach den Steuerbeträgen verwendet werden. Damit alle Steuerbeträge korrekt angezeigt werden, sieht das Datenformular wie folgt aus:

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Steuern in Kanada

In Kanada unterscheiden sich die Steuern von Provinz zu Provinz. In einigen Provinzen wird auf Waren und Dienstleistungen nur eine Bundessteuer erhoben, während in anderen sowohl eine Bundessteuer als auch eine Provinzsteuer auf Waren erhoben wird. Einige Provinzen erheben außerdem eine zusätzliche Steuer auf alkoholische Getränke. Je nach Provinz können auf Waren und Dienstleistungen die folgenden Steuern erhoben werden:
  • nur GST (goods and services tax) – 5 %
  • nur HST (harmonized sales tax) – 15 % oder 13 %
  • GST + Provinzsteuer:
    • PST (provincial sales tax) – 7 % oder 6 %
    • QST (Quebec sales tax) – 9.975 %
    • RST (retail sales tax) – 7 % (nur in Manitoba)
Wenn mehr als eine Steuer erhoben wird (zum Beispiel GST + PST), verwenden Sie die entsprechenden vorkonfigurierten Steuergruppen, mit denen sich mehrere Steuern kombinieren lassen (weitere Informationen finden Sie unter Steuergruppen). Die Einstellungen für ein ABBYY FlexiCapture-Projekt berücksichtigen alle Besonderheiten des kanadischen Steuersystems, einschließlich der unterschiedlichen Steuersätze in den Provinzen. Dies spiegelt sich im Datenformular wider, das wie folgt aussieht:

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Steuern in Japan, Australien und Neuseeland

In diesen Ländern wird auf Waren und Dienstleistungen nur eine Steuer erhoben. Die Steuersätze sind wie folgt:
  • Japan – 10 %
  • Australien – 10 %
  • Neuseeland – 15 %

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0-%-Steuersatz

In einigen Fällen kann für die gesamte Rechnung ein Steuersatz von 0 % gelten. So wird beispielsweise auf internationale Verkäufe von Waren und Dienstleistungen in der Regel keine Mehrwertsteuer erhoben (d. h., wenn sich die Länder des Vendors und des Geschäftsbereichs unterscheiden). Außerdem können einige Waren und Dienstleistungen steuerbefreit sein. So kann beispielsweise der Versand von der Mehrwertsteuer befreit sein. In diesem Fall enthält die Rechnung sowohl steuerpflichtige als auch nicht steuerpflichtige Positionen. Ein Steuersatz von 0 % für internationale Rechnungen ist in den Einstellungen für alle Länder bereits enthalten, sodass Sie ihn nicht manuell hinzufügen müssen.

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Steuern in Ihrem Projekt konfigurieren

Bevor Sie beginnen:
  1. Erstellen Sie ein neues Projekt. Wichtig! Der Projekttyp sollte anhand der Region des Geschäftsbereichs ausgewählt werden. Wenn sich der Geschäftsbereich in einer Region befindet, die Rechnungen jedoch überwiegend aus einer anderen Region kommen, wählen Sie das Land aus, in dem die meisten Rechnungen ausgestellt werden. Sie können später weitere Länder hinzufügen.
  2. Geben Sie einen Namen für Ihr Projekt und einen Speicherort an.
  3. Richten Sie Ihr Projekt ein.
Weitere Informationen zum Erstellen und Einrichten eines Projekts finden Sie unter So richten Sie ein Rechnungserfassungsprojekt ein. Nun können Sie die passenden Länder für Ihre Rechnungen auswählen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition auf die Registerkarte Einstellungen der Dokumentdefinition.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Länder und Sprachen auf Edit…
  3. Wählen Sie die Länder aus, aus denen Sie voraussichtlich Rechnungen erhalten. Hinweis: Sie können später weitere Länder hinzufügen.
ABBYY FlexiCapture for Invoices prüft Beträge auf Rechnungen anhand der Steuersätze der ausgewählten Länder. Standardmäßig sind in den vorkonfigurierten Projekten die folgenden Länder ausgewählt: Um die Einstellungen für ein bestimmtes Land zu überprüfen oder zu bearbeiten, wählen Sie das Land in der Liste aus und klicken Sie auf Edit… Für das ausgewählte Land werden die folgenden Einstellungen angezeigt:
  • Rechnungssprachen
  • Steuersätze
  • Steuergruppen
  • Currency
  • Schlüsselwörter und Formate (erforderlich zum Erkennen von Elementen wie IBAN, VATID usw.)
Weitere Informationen zum Erkennen der wichtigsten Dokumentfelder finden Sie unter Erkennen der Hauptfelder.
Exportierte Waren sind in der Regel von der Mehrwertsteuer befreit. Ein Steuersatz von 0 % für internationale Rechnungen ist bereits in den Einstellungen für alle Länder enthalten, sodass Sie ihn nicht manuell hinzufügen müssen.

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Ändern eines Steuersatzes

Mitunter führt ein Land neue Steuervorschriften ein, durch die sich die Steuersätze ändern und die ab einem bestimmten Datum in Kraft treten. Das bedeutet, dass Rechnungen, die vor bzw. nach diesem Stichtag gebucht wurden, Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten. Damit das Programm Rechnungen verarbeiten kann, die sowohl den alten als auch den neuen Steuergesetzen entsprechen:
  1. Wählen Sie das Land aus der Liste aus.
  2. Klicken Sie auf Edit…
  3. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Steuersätze.
  4. Wählen Sie den geänderten Steuersatz aus der Liste aus und klicken Sie auf Edit… Alternativ können Sie auf Add… klicken, um einen neuen Steuersatz hinzuzufügen.
  5. Geben Sie im Dialogfeld „Tax Rate Settings“ den Wert, den Zeitraum und die Schlüsselwörter für den Steuersatz an.

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Steuergruppen

Wenn für eine bestimmte Art von Waren oder Dienstleistungen mehrere Steuern anfallen können, sollte eine Steuergruppe erstellt werden. Das kann zum Beispiel bei spanischen Systemrechnungen sinnvoll sein, bei denen in einer bestimmten Region gleichzeitig Mehrwertsteuer und eine regionale Steuer in einer bestimmten Kombination auf eine Position erhoben werden können. Durch das Gruppieren von Steuern sucht das Programm gezielt nach einer bestimmten Steuerkombination.
Für Länder, in denen für verschiedene Arten von Waren oder Dienstleistungen unterschiedliche Sätze gelten (z. B. Österreich), müssen Sie keine Steuergruppen erstellen.
So bearbeiten Sie eine Steuergruppe:
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition auf die Registerkarte Einstellung der Dokumentdefinition.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Länder und Sprachen auf Bearbeiten…
  3. Wählen Sie das Land aus, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten…
  4. Bearbeiten Sie eine vorhandene Steuergruppe, indem Sie auf Bearbeiten… klicken, oder fügen Sie durch Klicken auf Hinzufügen… eine neue hinzu.
Eine Steuergruppe kann aus jeder der auf der Registerkarte Steuersätze aufgeführten Steuern erstellt werden. Für die folgenden Länder sind Steuergruppen vorkonfiguriert:
  • Kanada
  • Spanien
  • USA
Im Folgenden werden die vorkonfigurierten Einstellungen für drei repräsentative Länder beschrieben. Niederlande Für die Niederlande sind die folgenden Steuersätze vorkonfiguriert: 21 %, 19 %, 6 % und 9 %. Für jeden Satz ist außerdem ein Zeitraum angegeben, da sich die Steuersätze im Laufe der Zeit geändert haben:
  • Ein regulärer Steuersatz von 19 % galt bis zum 30. September 2012 und wurde am 1. Oktober 2012 auf 21 % erhöht.
  • Ein ermäßigter Steuersatz von 6 % galt bis zum 31. Dezember 2019 und wurde am 1. Januar 2019 auf 9 % erhöht.
Für die Niederlande sind keine Steuergruppen festgelegt, da in diesem Land auf ein Produkt oder eine Dienstleistung nur eine Steuerart erhoben werden kann. Kanada Für Kanada sind die folgenden Steuersätze vorkonfiguriert: 13 %, 14 %, 15 %, 5 % (GST), 5 % (PST), 7 % (PST), 8 % (PST) und 9,975 (QST). Es sind keine Zeiträume angegeben. In Kanada können auf dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung mehrere Steuern erhoben werden (die Bezeichnungen der Steuern und die Steuersätze unterscheiden sich von Provinz zu Provinz). Daher bietet ABBYY FlexiCapture for Invoices die folgenden vorkonfigurierten Steuergruppen: GST+PST(5 %), GST+PST(7 %), GST+PST(8 %) und GST+QST. USA Für die USA gibt es keine vorkonfigurierten Steuersätze, da diese nicht im Voraus bekannt sein können. ABBYY FlexiCapture for Invoices enthält jedoch vorkonfigurierte Schlüsselwörter, um die Steuererkennung zu erleichtern. Für die USA sind vorkonfigurierte Steuergruppen vorhanden, es sind jedoch keine Werte angegeben. Bei US-Rechnungen werden Gruppen zum Kombinieren von Schlüsselwörtern verwendet.