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Nachdem Rechnungen an das Programm übermittelt wurden, werden sie automatisch erkannt und anschließend anhand eines Satzes von Validierungsregeln geprüft. Jeder Rechnung wird dann ein Status zugewiesen. Die Rechnungsstatus werden automatisch auf Grundlage der erstellten Regeln zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbare Regeln. Dokumente mit dem Status Valid können exportiert werden, ohne zuvor geprüft zu werden. Rechnungen mit anderen Status müssen zunächst vom Operator geprüft werden. Der Operator prüft jedes Dokument und korrigiert alle Fehler oder Warnungen, die von den Regeln gemeldet wurden. Sobald diese korrigiert sind, wechselt der Status der Rechnung zu Valid. Der Operator kann auch einen automatisch zugewiesenen Status bestätigen oder einen Status manuell vergeben und seine Gründe im Kommentarfeld angeben. Wenn das Programm bestimmte Felder auf Rechnungsbildern wiederholt nicht erkennt, kann der Operator das Programm trainieren, indem er die korrekten Feldpositionen im aktuellen Bild angibt. Dokumente mit unterschiedlichen Status können zur weiteren Verarbeitung durch Ihre Finanzsoftware an unterschiedliche Ziele exportiert werden. Die Kommentare, die der Operator beim Ändern des Status angibt, sind ebenfalls in Ihrer Finanzsoftware sichtbar.

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Rechnungsstatus deaktivieren

Wenn Rechnungsstatus deaktiviert sind, ergeben sich folgende Änderungen:
  • Die Felder Status und Grund verschwinden aus dem Datenformular und können im Document Definition-Editor nicht mehr bearbeitet werden.
  • Die Spalte Invoice Status bleibt nach der Erkennung leer.
Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf die vordefinierten Regeln, die sich auf den Dokumentstatus auswirken.
Wenn Rechnungsstatus deaktiviert sind, funktioniert der statusbasierte Export nicht (deaktivieren Sie dazu unbedingt die Option Field condition in den Einstellungen des Exportprofils). Statusgesteuerte Regeln funktionieren ebenfalls nicht.
So deaktivieren Sie die Berechnung von Rechnungsstatus:
1

Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition

Klicken Sie im Hauptmenü des Document Definition-Editors auf Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition….
2

Öffnen Sie die Einstellung der Dokumentdefinition

Klicken Sie im Dialogfeld mit den Rechnungseigenschaften auf die Registerkarte Einstellung der Dokumentdefinition.
3

Bearbeiten Sie die zusätzlichen Felder und Funktionen

Klicken Sie in der Gruppe Additional Fields and Features auf die Schaltfläche Edit….
4

Deaktivieren Sie die Option Invoice status

Deaktivieren Sie im Dialogfeld Document Definition Features die Option Invoice status.

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Operator-Kommentare und vordefinierte Gründe für Statusänderungen

Der Operator kann von den Regeln ausgegebene Fehler und Warnungen ignorieren und einer Rechnung manuell einen Status zuweisen. In diesem Fall muss er einen Kommentar eingeben oder einen Grund aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen.
1

Dialogfeld „Dokumentdefinitionen“ öffnen

Wählen Sie im Menü Project den Eintrag Dokumentdefinitionen… aus.
2

Dokumentdefinition bearbeiten

Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf Edit….
3

Eigenschaften der Dokumentdefinition öffnen

Wählen Sie im Menü Document Definition den Eintrag Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.
4

Einstellung der Dokumentdefinition öffnen

Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellung der Dokumentdefinition.
5

Grund für die Statusänderung öffnen

Klicken Sie neben der Gruppe Handling Invoice Output Status auf Edit…. Das Dialogfeld Grund für die Statusänderung wird geöffnet.

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Bearbeiten der Liste vordefinierter Gründe

Wenn Sie in der Liste Status einen Eintrag auswählen, können Sie die Liste der vordefinierten Gründe für die Änderung des Rechnungsstatus einsehen. Um einen neuen benutzerdefinierten Grund hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen…. Fügen Sie im Dialogfeld Grund für die Statusänderung einen neuen Grund und den zugehörigen Code hinzu. Um einen Grund aus einer Textdatei zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche Laden….

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Operatoren das Angeben eigener Gründe erlauben

Wählen Sie die Option Operator may enter custom reasons aus, wenn Sie den Operatoren erlauben möchten, eigene Ad-hoc-Gründe für die Statusänderung anzugeben.

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Statusabhängigen Export einrichten

Die Einrichtung des Exports für FlexiCapture for Invoices ist weitgehend dieselbe wie in FlexiCapture. Weitere Informationen zum Einrichten des statusabhängigen Exports finden Sie unter Einstellungen für den Datenexport.

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Regeln, die den Status einer Rechnung beeinflussen

So zeigen Sie die Regeln an:
1

Öffnen Sie die Eigenschaften der Dokumentdefinition

Wählen Sie im Menü Document Definition den Befehl Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.
2

Öffnen Sie die Registerkarte Regeln

Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Rules.
Damit eine Regel den Status von Rechnungen beeinflusst, fügen Sie ihrem Namen das Präfix (Rejected) oder (Exception) hinzu. Fehler, die von einer Regel mit einem solchen Präfix ausgegeben werden, führen dazu, dass der entsprechenden fehlerhaften Rechnung der jeweilige Status zugewiesen wird. Sie können einer Regel ein statusänderndes Präfix entweder beim Erstellen einer neuen Regel oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Regel hinzufügen.