Sobald Rechnungen in das Programm eingespeist werden, werden sie automatisch erkannt und anschließend mithilfe eines Satzes von Validierungsregeln geprüft. Nach Anwendung der Regeln wird jeder Rechnung ein Status zugewiesen.
Die Rechnungsstatus werden automatisch auf Grundlage des bereits erstellten Regelsatzes zugewiesen (siehe Verfügbare Regeln).
Dokumente mit dem Status Valid können exportiert werden, ohne zuvor geprüft zu werden.
Rechnungen mit anderen Status müssen zunächst vom Operator geprüft werden. Der Operator prüft jedes Dokument und korrigiert alle Fehler oder Warnungen, die von den Regeln gemeldet wurden. Sobald die Fehler und Warnungen in einer Rechnung korrigiert sind, wechselt ihr Status zu Valid. Der Operator kann auch einen automatisch zugewiesenen Status bestätigen oder einen Status manuell vergeben und seine Gründe im Kommentarfeld angeben.
Wenn das Programm bestimmte Felder auf Rechnungsbildern wiederholt nicht erkennt, kann der Operator das Programm trainieren, indem er die korrekten Feldpositionen im aktuellen Bild angibt.
Dokumente mit unterschiedlichen Status können zur weiteren Verarbeitung durch Ihre Finanzsoftware an unterschiedliche Ziele exportiert werden. Die Kommentare, die der Operator beim Ändern des Status angibt, sind ebenfalls in Ihrer Finanzsoftware sichtbar.
Deaktivieren der Rechnungsstatus
- die Felder Status und Reason verschwinden aus dem Datenformular und können im Document Definition-Editor nicht mehr bearbeitet werden
- die Spalte „Invoice Status“ bleibt nach der Erkennung leer
Diese Änderungen beeinträchtigen die Funktion der vordefinierten Regeln für Dokumentstatus nicht.
Wenn Rechnungsstatus deaktiviert sind, funktioniert der statusbasierte Export nicht (achten Sie darauf, die Option Field condition in den Exportprofileinstellungen zu deaktivieren). Statusgesteuerte Regeln funktionieren dann ebenfalls nicht.
- Klicken Sie im Hauptmenü des Document Definition-Editors auf Document Definition → Document Definition Properties…
- Klicken Sie im Dialogfeld mit den Rechnungseigenschaften auf die Registerkarte Document Definition Settings.
- Klicken Sie in der Gruppe Additional Fields and Features auf die Schaltfläche Edit…
- Deaktivieren Sie im Dialogfeld Document Definition Features die Option Invoice status.
Der Operator kann von den Regeln ausgegebene Fehler und Warnungen ignorieren und einer Rechnung manuell einen Status zuweisen. Dabei muss der Operator einen Kommentar eingeben oder einen Grund aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen.
- Wählen Sie im Menü Project die Option Document Definitions…
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf Edit…
- Wählen Sie im Menü Document Definition die Option Document Definition Properties…
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Document Definition Settings.
- Klicken Sie neben der Gruppe Handling Invoice Output Status auf Edit… Daraufhin wird das Dialogfeld Reasons for Change of Status geöffnet.
Bearbeiten der Liste vordefinierter Gründe:
Operatoren das Angeben eigener Gründe erlauben:
Einrichten des statusabhängigen Exports
Regeln, die den Status einer Rechnung beeinflussen
- Wählen Sie im Menü Document Definition den Befehl Document Definition Properties… aus.
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Rules.
Eine Regel kann den Status einer Rechnung beeinflussen.
Damit eine Regel den Status von Rechnungen beeinflusst, fügen Sie ihrem Namen das Präfix (Rejected) oder (Exception) hinzu. Fehler, die von einer Regel mit einem solchen Präfix ausgegeben werden, führen dazu, dass der entsprechenden fehlerhaften Rechnung der jeweilige Status zugewiesen wird. Sie können einer Regel ein statusänderndes Präfix entweder beim Erstellen einer neuen Regel oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Regel hinzufügen. 