Verfügbare Regeln

Rechnungsvalidierungsregeln

Jede vorkonfigurierte Regel kann vom Benutzer in den Eigenschaften der Document Definition deaktiviert werden. Sie können auch benutzerdefinierte Regeln erstellen. In der Spalte Standardmäßig aktiviert in werden die Invoice Processing-Project-Typen (Au-NZ, CA, ES, EU, US, JP) aufgeführt, in denen die jeweilige Regel standardmäßig aktiviert ist. Bei Project-Typen, die nicht aufgeführt sind, ist die Regel verfügbar, aber standardmäßig deaktiviert. N/A kennzeichnet Project-Typen, für die die Regel nicht gilt.

Geschäftsbereich

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Informationen zu Geschäftsbereichen müssen zur Datenbank hinzugefügt werden	Prüft, ob ein neuer Geschäftsbereich, der im Bild erkannt und im BU-Datensatz gespeichert wurde, der Datenbank hinzugefügt wurde. Muss aktiviert sein, wenn Geschäftsbereichsdatenbanken verwendet werden.	ES, EU
Adresse des Geschäftsbereichs ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `BU\Street` nicht leer ist.	ES, EU
Name des Geschäftsbereichs ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `BU\Name` nicht leer ist.	ES, EU
VATID des Geschäftsbereichs ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `BU\VATID` nicht leer ist. Gilt für alle unterstützten Länder außer der Schweiz.	ES, EU
ABN prüfen	Prüft, dass das Feld `BU\VATID` für AU-Rechnungen ausgefüllt ist.	Au-NZ · sonst n. a.
Geschäftsbereich muss in der Datenbank vorhanden sein	Prüft, ob der auf der Rechnung erkannte Geschäftsbereich im BU-Datensatz vorhanden ist. Muss aktiviert sein, wenn Geschäftsbereichsdatenbanken verwendet werden.	Alle
Land des Geschäftsbereichs ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `BU\Country` nicht leer ist.	Keine
Steuersätze auf nationalen Rechnungen prüfen	Prüft, dass die angewendeten Steuersätze für Rechnungen aus demselben Land korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und ihre Gültigkeitszeiträume sind für jedes Land bekannt.	ES, EU
Steuersatz JP prüfen	Prüft, dass die angewendeten Steuersätze korrekt sind.	Au-NZ · sonst n. a.
Feld „Steuersätze“ auf internationalen Rechnungen prüfen	Prüft, dass die angewendeten Steuersätze für internationale Rechnungen korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und ihre Gültigkeitszeiträume sind für jedes Land bekannt.	ES, EU

Vendor

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Adresse des Vendors ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `Vendor\Street` nicht leer ist.	ES, EU
Name des Vendors ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `Vendor\Name` nicht leer ist.	ES, EU
VATID des Vendors ist erforderlich	Prüft, dass das Feld `Vendor\VATID` nicht leer ist. Gilt für alle unterstützten Länder außer der Schweiz.	ES, EU
Vendor muss in der Datenbank vorhanden sein	Prüft, ob der im Rechnungsbild gefundene Vendor im Vendor-Datensatz vorhanden ist. Muss aktiviert sein, wenn Vendor-Datenbanken verwendet werden.	Alle
Vendor-Details müssen der Datenbank hinzugefügt werden	Prüft, ob ein neuer, auf dem Bild gefundener und im Vendor-Datensatz gespeicherter Vendor der Datenbank hinzugefügt wurde. Muss aktiviert sein, wenn Vendor-Datenbanken verwendet werden.	ES, EU, JP
Bankdaten des Vendors sind erforderlich	Prüft, ob IBAN, Bankleitzahl und Bankkonto den Werten im Vendor-Datensatz entsprechen.	ES, EU
Bankdaten des Vendors mit der Datenbank abgleichen	Prüft, dass die im Rechnungsbild erkannten Bankdaten des Vendors mit den Bankdaten im Vendor-Datensatz übereinstimmen.	ES, EU, JP

Rechnungskopfdaten

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Rechnungsnummer ist erforderlich	Prüft, dass das Feld Rechnungsnummer nicht leer ist.	Alle *
Rechnungsdatum ist erforderlich	Prüft, dass das Feld Rechnungsdatum nicht leer ist. In Invoice Processing (JP) wird der Feldwert, wenn das Feld ausgefüllt ist, aber kein Jahr angegeben ist, durch ein Datum im Format JJJJ/MM/TT ersetzt, wobei JJJJ für das aktuelle Jahr steht.	Alle **
Lieferdatum ist erforderlich	Prüft, dass das Feld Lieferdatum nicht leer ist. Hat keine Auswirkung, wenn Lieferdatumsindikator gesetzt ist.	Keine
Lieferdatum muss vor dem Rechnungsdatum liegen	Geprüft wird `Delivery Date <= Invoice Date`.	Keine
Lieferdatum darf nicht mehr als ein Jahr zurückliegen	Geprüft wird `Today - 365 (366) days <= Delivery Date`.	Keine
Währungswert überprüfen	Prüft, dass die Währung zu den für das Projekt festgelegten Währungen gehört.	Alle

Gilt für alle unterstützten Länder außer der Schweiz; in Invoice Processing (Au-NZ) gilt dies für Kanada, Australien und Neuseeland; in Invoice Processing (US) gilt dies für Kanada.

** In Invoice Processing (Au-NZ) gilt dies für Kanada, Australien und Neuseeland.

Beträge

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Gesamtbetrag ist ein Pflichtfeld	Prüft, dass das Feld Gesamtbetrag nicht leer ist.	Alle
Betragsprüfung	Prüft, ob `Net Amount + Tax Amount = Total` gilt. Wenn Zusatzkosten oder Rabatte erkannt werden, wird geprüft, ob `Net Amount + Tax Amount + Additional Costs = Total` gilt.	US, JP · N/A in ES, EU
Das Feld Steuersatz darf nicht leer sein	Wenn entweder Nettobetrag oder Steuerbetrag nicht leer ist, sollte der zugehörige Steuersatz nicht leer sein.	ES, EU
Wenn ein Steuersatz erkannt wird, ist der Nettobetrag erforderlich	Prüft, dass für jeden erkannten Steuersatz das zugehörige Feld „Nettobetrag“ nicht leer ist. Gilt nur für Deutschland.	Alle außer Au-NZ
Wenn ein Steuersatz gefunden wird, ist der Steuerbetrag erforderlich	Prüft, dass für jeden erkannten Steuersatz der zugehörige Steuerbetrag nicht leer ist.	Alle außer Au-NZ
Gesamtsteuer ist ein Pflichtfeld	Prüft, dass das Feld `Amounts\Total Tax Amount` nicht leer ist. Gilt für alle unterstützten Länder außer Deutschland.	ES, EU
Feld „Steuerbetrag“ prüfen	Prüft, dass für jeden erkannten Steuersatz der zugehörige Steuerbetrag für den jeweiligen NetAmount und TaxRate korrekt ist (das heißt, dass die Gleichung `TaxAmount = (TaxRate / 100) * NetAmount` erfüllt ist).	Alle außer Au-NZ
Feld „Gesamtsteuerbetrag“ prüfen	Dabei wird `Total Tax Amount = Tax Amount 1 + Tax Amount 2` geprüft. Gilt für alle unterstützten Länder außer Deutschland.	Alle außer Au-NZ
Feld „Nettobetrag gesamt“ prüfen	Dabei wird `Total Net Amount = Net Amount 0 + Net Amount 1 + Net Amount 2` geprüft. Wenn das Feld Total Net Amount leer ist, trägt diese Regel den berechneten Wert in das Feld ein.	ES, EU; CA hängt von der Feldgruppe ab
Feld „Gesamtbetrag“ prüfen, wenn der Gesamtsteuerbetrag erforderlich ist	Prüft, dass die Summe aus erkanntem Nettobetrag, Steuerbetrag und Zusatzkosten dem Gesamtbetrag entspricht. Gilt für alle Länder außer Deutschland.	ES, EU, US
Feld „Gesamtbetrag“ prüfen, wenn der Gesamtsteuerbetrag optional ist	Prüft, dass die Summe aller gefundenen Nettobeträge, Steuerbeträge und Zusatzkosten dem Gesamtbetrag entspricht. Gilt für Deutschland.	Alle außer Au-NZ
Nettobetrag gesamt mit Bestellpositionen abgleichen	Prüft die Gesamtsumme der Werte in der Spalte `TotalPriceNetto` der Tabelle LineItems im Vergleich zum Rechnungsbetrag vor Steuern (TotalNetAmount).	Keine

Bestellung

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Anzahl der Rechnungspositionen mit der Anzahl der Bestellpositionen vergleichen	Prüft, ob die Anzahl der Positionen auf einer Rechnung der Anzahl der Positionen in der entsprechenden Bestellung entspricht.	Keine
Bestellnummer und Betrag prüfen	Prüft, ob die aus einer Rechnung erfasste Bestellnummer und der Betrag mit den Bestellungen im Datensatz PurchaseOrders übereinstimmen.	Alle *
PO-Daten nach TrainablePO kopieren	Kopiert die Gruppenfelder von PurchaseOrders, deren Regionen auf der Rechnung gefunden wurden, in die Gruppe, die trainiert wird.	Alle
Prüfen, ob Rechnungspositionen eindeutigen Bestellpositionen zugeordnet sind	Prüft, ob mehrere Positionen auf einer Rechnung derselben Position in der Bestellung zugeordnet sind.	Keine

Aktiviert, wenn die Funktion Bestell-Matching aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felder.

Positionen

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Positionsbetrag prüfen	Prüft für jede Rechnungsposition, ob `Quantity * UnitPrice` nach Anwendung von DiscountPercentage dem Wert von TotalPriceNetto für die Position entspricht.	Alle *
Rechnungsposition mit Bestellposition abgleichen	Prüft, ob jede Position einer Rechnung einen entsprechenden Eintrag im Datensatz PurchaseOrderItems hat.	Alle *
Währung von LineItems prüfen	Prüft, ob die Währung der Position zu den für das Project angegebenen Währungen gehört.	Alle *
Stückpreis ist erforderlich	Prüft, ob die Spalte Unit Price nicht leer ist.	Keine † · N/V in ES, EU
Gesamtbetrag auf Positionsebene ist erforderlich	Prüft, ob das Feld Total Price Netto nicht leer ist.	Keine † · N/V in ES, EU
Menge ist erforderlich	Prüft, ob die Spalte Quantity nicht leer ist.	Keine † · N/V in ES, EU
GL-Code prüfen	Prüft, ob der Wert des Felds im Datensatz GLCodes enthalten ist. Wird außerdem verwendet, um eine Vorschlagsliste für Stationen zu erstellen.	Alle **
Kostenstelle prüfen	Prüft, ob VendorId, die zugehörige BUId und das zugehörige Feld `LineItems/CostCenter` im Datensatz CostCenters vorhanden sind. Wird außerdem verwendet, um eine Vorschlagsliste für Stationen zu erstellen.	Alle **

Aktiviert, wenn die Funktion Positionsextraktion aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felder.

** Aktiviert, wenn die Funktionen Positionsextraktion und GL Coding aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felder. † Wenn aktiviert, gilt dies für Kanada, Australien und Neuseeland in Invoice Processing (Au-NZ) sowie für Kanada in Invoice Processing (CA) und (US). Bei Verwendung einer externen Datenbank entspricht das Land eines Dokuments dem Land des Geschäftsbereichs des Vendors. Wenn keine externe Datenbank verwendet wird, bestimmt eine automatische Ländererkennung das Land.

Serviceregeln

Diese Regeln beeinflussen nicht den Status eines Dokuments und lösen keine Meldungen für Operatoren aus. Sie sind für die ordnungsgemäße Funktion der FlexiCapture for Invoices Document Definition erforderlich. Jede vorkonfigurierte Regel kann vom Benutzer in den Eigenschaften der Document Definition deaktiviert werden. Sie können auch benutzerdefinierte Regeln erstellen. Wie oben beschrieben, sind unter Standardmäßig aktiviert in die Projekttypen aufgeführt, für die die einzelnen Regeln standardmäßig aktiviert sind.

Serviceregeln für Rechnungskopfdaten

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Rechnungstyp erkennen	Wenn der Rechnungsbetrag negativ ist oder die Wörter „Credit note“ erkannt werden, wird der Rechnungstyp auf Gutschrift gesetzt.	Alle
Feld „Lieferdatum“ ist leer oder ausgefüllt	Setzt den Wert des Feldes Lieferdatum-Indikator oder löscht ihn – je nachdem, ob das Feld Lieferdatum ausgefüllt ist (ist Lieferdatum leer, wird Lieferdatum-Indikator nicht gesetzt). Hat keine Auswirkung, wenn Lieferdatum-Indikator verifiziert wurde.	Keine

Serviceregeln für Beträge

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Feld Reverse-Charge (Steuerschuldumkehr) ist leer oder ausgefüllt	Wenn der einzige gefundene MwSt.-Satz 0 ist oder die Wörter „Reverse Charge“ gefunden werden, wird der Wert des Felds Reverse-Charge (Steuerschuldumkehr) auf Ja gesetzt.	ES, EU
Currency auf CAD oder USD setzen	Wenn kein Währungsindikator erkannt wird oder `$` erkannt wird, setzt das System die Currency auf kanadische Dollar (CAD), wenn das Land des Vendors Kanada ist, oder auf US-Dollar (USD), wenn das Land des Vendors die USA oder ein anderes Land außer Kanada ist.	CA, US, JP · andernorts N/A
Currency auf AUD oder NZD setzen	Wenn kein Währungsindikator erkannt wird oder `$` erkannt wird, setzt das System die Currency auf australische Dollar (AUD), wenn das Land des Geschäftsbereichs Australien ist, oder auf Neuseeland-Dollar (NZD), wenn das Land des Geschäftsbereichs Neuseeland ist.	Au-NZ · andernorts N/A
Nationale Währung erkennen	Trägt automatisch Daten in das Feld Currency ein (falls es leer ist) bei Rechnungen aus Frankreich, Großbritannien und Spanien.	Alle außer Au-NZ
Feld Gesamtzusatzkosten ausfüllen	Berechnet den Gesamtbetrag der zusätzlichen Kosten.	ES · N/A in EU, JP
Feld Steuersatz ausfüllen, wenn es leer ist	Berechnet den Steuersatz, wenn er auf dem Rechnungsbild nicht gefunden wird, vorausgesetzt, die anderen Steuerfelder wurden gefunden.	Alle außer Au-NZ
Feld Gesamtsteuer ausfüllen, wenn es optional ist	Trägt automatisch Daten in das Feld `Amounts\Total Tax Amount` ein für Länder, in denen dieses Feld nicht obligatorisch ist. Gilt nur für Deutschland.	ES, EU
Feld Gesamtsteuer ausfüllen, wenn nur ein Steuersatz gefunden wird	Trägt automatisch Daten in `Amounts\Total Tax Amount` ein, wenn auf der Rechnung nur eine Steuer vorhanden ist.	ES, EU
Zusammenfassungsinformationen für die Gruppe Beträge abrufen	Trägt Daten in das Feld `Amounts\Summary` ein, basierend auf den folgenden Werten: Net0, Net1, Net2, Tax Amount 1, Tax Amount 2, Tax Rate 1, Tax Rate 2. Format: `Sum (= Net0 + Net1 + Net2 + Tax Amount 1 + Tax Amount 2) + AdditionalTaxGroups\NetAmount + AdditionalTaxGroups\TaxAmount)`; sowie den auf der Rechnung gefundenen MwSt.-Sätzen. Beispiel: 256; 0%.	CA, ES, EU
Currency aus LineItems kopieren	Wenn das Feld Currency (für den Gesamtsteuerbetrag) nicht gefunden wird, wird der Wert aus der Tabelle LineItems übernommen.	Alle außer Au-NZ
Abgeglichene Bestellpositionen erfassen	Erstellt eine Liste von PO-Positionen, die bereits ihren entsprechenden Rechnungspositionen zugeordnet sind (erforderlich für die korrekte Funktion von PO Matching auf Positionsebene). Bei einem manuellen Vergleich sieht der Operator nur die Rechnungspositionen, für die in der Bestellung noch keine Übereinstimmung gefunden wurde.	Alle

Serviceregeln für Positionen

Regel	Beschreibung	Standardmäßig aktiviert in
Wenn die Bestellung geprüft wird, alle entsprechenden Positionen als gültig markieren	Wenn beim Vergleich von Rechnungspositionen mit der Bestellung für eine der Positionen die Option Gültig ausgewählt ist, werden alle anderen Positionen ebenfalls als gültig markiert.	Alle
Bestellnummer aus der Gruppe PurchaseOrders kopieren	Wenn das Feld Bestellnummer der Tabelle LineItems nicht zugeordnet ist, wird der Wert der Bestellnummer aus dem Feld Bestellnummer in diese Tabelle kopiert (die Bestellnummer aus der Feldgruppe PurchaseOrder).	Alle
Currency im Feld von Amount trennen	Trennt Amount und Currency und kopiert die Currency in das Feld Currency, wenn dieses leer ist.	US; CA, ES, EU, JP hängen von der Feldgruppe ab
GL-Code zu Vendor hinzufügen	Prüft, ob die Spalte GLCode im Datensatz Vendors den erforderlichen Wert für einen bestimmten Vendor enthält. Führt dieselbe Prüfung sowohl für den Vendor als auch für den Geschäftsbereich durch, wenn die Spalte BusinessUnitId im Datensatz zugeordnet ist. Wenn die Spalte GLCode den erforderlichen Wert nicht enthält, wird er aus dem Feld `LineItems/GLCode` kopiert.	Alle *
Vorschlagsliste für GL-Code festlegen	Erstellt aus den Daten im Datensatz GLCodes eine Vorschlagsliste für das Feld GLCode.	Alle *
GL-Code ausfüllen	Prüft, ob die Spalte GLCode im Datensatz Vendors den erforderlichen Wert für einen bestimmten Vendor enthält. Führt dieselbe Prüfung sowohl für den Vendor als auch für den Geschäftsbereich durch, wenn die Spalte BusinessUnitId im Datensatz zugeordnet ist. Wenn die Spalte GLCode den erforderlichen Wert enthält, wird er aus dem Datensatz in das Feld `LineItems/GLCode` kopiert.	Alle *
Vorschlagsliste für Kostenstellen festlegen	Erstellt aus den Daten im Datensatz CostCenters eine Vorschlagsliste für das Feld GLCode. Die Vorschläge werden anhand ihrer BUId-Werte gefiltert.	Alle *

Aktiviert, wenn die Funktionen Positionsextraktion und GL Coding aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felder.

Wenn eine externe Datenbank verwendet wird, entspricht das Land eines Dokuments dem Land des Geschäftsbereichs des Vendors. Wenn keine externe Datenbank verwendet wird, bestimmt eine automatische Ländererkennung das Land.

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Rechnungsvalidierungsregeln

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Rechnungskopfdaten

Beträge

Bestellung

Positionen

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Serviceregeln für Rechnungskopfdaten

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