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Der Administrator kann für Operatoren, die Rechnungen bearbeiten, zusätzliche Funktionen aktivieren. Beachten Sie, dass diese zusätzlichen Funktionen Benutzern mit Administratorberechtigungen immer zur Verfügung stehen.

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Training des Programms während der Rechnungsverarbeitung

Wenn die Ergebnisse der automatischen Feldextraktion nicht den Erwartungen entsprechen, kann der Operator ABBYY FlexiCapture for Invoices zusätzlich während der Rechnungsverarbeitung trainieren. Dabei werden neue FlexiLayouts erstellt, die dann anstelle des regulären FlexiLayout verwendet werden können. Einzelheiten finden Sie unter Training ABBYY FlexiCapture for Invoices. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die zusätzliche Trainingsfunktion zu aktivieren:
  1. Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition-Editors Document Definition → Document Definition Properties…
  2. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Document Definition Settings.
  3. Klicken Sie neben der Gruppe Additional Fields and Features auf die Schaltfläche Edit…, um das Dialogfeld Document Definition Features zu öffnen.
  4. Aktivieren Sie die Option Training during processing. Hinweis: Um die zusätzliche Trainingsfunktion für Operatoren zu deaktivieren (falls sie aktiviert ist), deaktivieren Sie die Option Training during processing.
Wenn ein Operator in der Verifizierung das Markup von Feldern in einem Dokumentbild ändert, wird dieses Dokument in der Trainingsstufe in den Trainings-Batch kopiert, der für diese Dokumentvariante verwendet wird. Jedes erste und zweite so hinzugefügte Dokument erhält den Status „For training“, und jedes dritte Dokument erhält den Status „For testing“.
Das Training wird für jede Dokumentvariante unabhängig durchgeführt. Rechnungen vom selben Vendor werden als dieselbe Dokumentvariante betrachtet.
Die Qualität des neu trainierten Modells wird anhand der Dokumente mit dem Status „For testing“ geprüft. Das Programm vergleicht die Anzahl der korrekt abgeglichenen Felder. Wenn das neu trainierte Modell mehr korrekt abgeglichene Felder liefert als das Referenzmodell, wird das neue FlexiLayout gespeichert und anschließend für diese Dokumentvariante verwendet (d. h. für die Verarbeitung von Rechnungen dieses bestimmten Vendors). Einzelheiten finden Sie unter Training while processing documents.

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Ändern und Hinzufügen von Vendor- und Geschäftsbereich-Datensätzen

Beim Einrichten Ihres Rechnungserfassungsprojekts haben Sie Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken mit den entsprechenden Datensätzen des Projekts verbunden. Diese Datensätze definieren die Datenstruktur und speichern eine Kopie der Daten im Projekt, wobei sie regelmäßig mit Ihrer externen Datenbank synchronisiert werden. Siehe Verwenden von Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken. Die Rechnungserkennung beginnt mit dem Ermitteln des Vendors und des Geschäftsbereichs. Diese Feldgruppen können auf einem Bild nur gefunden werden, wenn sie im Datensatz vorhanden sind. Es ist wichtig, dass das Programm den Vendor und den Geschäftsbereich findet, da diese Daten verwendet werden, um das Land der Rechnung zu bestimmen. Dieses bestimmt die Steuersätze, die beim Auffinden der Felder Amounts auf dem Bild verwendet werden, sowie die Auswahl der Validierungsregeln. In der Regel sind bereits alle Vendors und Geschäftsbereiche in den entsprechenden Datensätzen enthalten. Wenn Sie jedoch eine Rechnung von einem neuen Vendor erhalten, der nicht in der Datenbank enthalten ist, wird die Gruppe der Vendor-Felder nicht erkannt. Je nach Geschäftsprozess kann es lange dauern, den neuen Vendor zur Vendor-Datenbank hinzuzufügen und mit den Datensätzen zu synchronisieren, und das Programm kann Rechnungen dieses Vendors erst verarbeiten, wenn es den Vendor im Datensatz findet. Ein weiteres Beispiel ist die Änderung der Adresse oder der Kontonummer eines vorhandenen Vendors. Das Aktualisieren der Vendor-Datenbank und die Synchronisierung mit dem Datensatz können lange dauern, und der Operator benötigt die aktuellen Informationen, um Rechnungen verarbeiten zu können. Um die oben genannten Probleme zu beheben, kann der Administrator den Operatoren erlauben, Datensätze in den Datensätzen hinzuzufügen oder zu ändern. Änderungen werden an den im Projekt gespeicherten Datensätzen vorgenommen, nicht an den externen Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken. Wenn ein Operator dem Datensatz einen neuen Vendor hinzufügt, kann das Programm bei nachfolgenden Rechnungen dieses Vendors die Gruppe der Vendor-Felder erkennen, als ob es einen Datensatz für den Vendor in der externen Vendor-Datenbank gäbe. Die Validierungsregeln erkennen jedoch, dass der Vendor in der externen Datenbank fehlt, und weisen der Rechnung den Status Exception zu. Bei der nächsten Synchronisierung des Datensatzes mit der externen Datenbank werden alle von den Operatoren hinzugefügten Vendors durch die entsprechenden Datensätze aus der Datenbank ersetzt oder aus dem Datensatz entfernt. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Datensätzen finden Sie unter Aktualisieren von Datensätzen. Standardmäßig können Operatoren Datensätze weder bearbeiten noch neue Datensätze hinzufügen. So aktivieren Sie diese Funktion für Operatoren:
  1. Wählen Sie im Hauptfenster des Document Definition-Editors Document Definition → Document Definition Properties…
  2. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf die Registerkarte Data Sets.
  3. Wählen Sie einen Datensatz aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Set Up…
  4. Aktivieren Sie die Option Operators can add records und/oder Operators can edit records.
Wenn Sie nicht möchten, dass Operatoren Datensätze hinzufügen oder bearbeiten, stellen Sie sicher, dass diese Optionen deaktiviert sind.