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Bei der Verarbeitung einer Rechnung sucht ABBYY FlexiCapture zunächst nach dem Vendor (dem Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat) und dem Geschäftsbereich (dem Unternehmen oder der Abteilung, die die Rechnung erhalten hat). In den meisten Fällen bestimmt der Vendor die Sprache der Rechnung und das Format von Zahlen, Datumsangaben und Beträgen. Der Geschäftsbereich bestimmt die Steuersätze und die geltenden regulatorischen Anforderungen. ABBYY FlexiCapture verwendet all diese Informationen, um Rechnungsdaten zu erfassen und Validierungsregeln anzuwenden. Damit das Programm die Felder für Vendor und Geschäftsbereich finden kann, können Sie Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken verwenden. Diese müssen mit den Datensätzen in Ihrer Dokumentdefinition verbunden werden. Ein Datensatz ist eine lokale Kopie einer Tabelle aus einer externen Datenbank, in der Informationen über Vendoren oder Geschäftsbereiche gespeichert werden. Die darin enthaltenen Werte können typisiert und normalisiert werden, und der Datensatz kann regelmäßig aktualisiert werden, damit er mit der externen Datenbank synchron bleibt. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten von Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken. Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken können auch für automatische und manuelle Datenprüfungen verwendet werden. Sie müssen keine Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken verwenden. Beachten Sie jedoch Folgendes:
  • Wenn Vendor- und Geschäftsbereichsdatenbanken verwendet werden, kann ABBYY FlexiCapture Unternehmen zuverlässiger erkennen, indem es auf Rechnungsbildern nach zusätzlichen Unternehmensinformationen sucht. Es kann auch bestätigen, dass ein erkannter Vendor ein „bekannter“ Vendor ist. Außerdem können Sie, wenn eine Vendor-Datenbank verwendet wird, Felder trainieren.
  • Wenn keine Vendor- oder Geschäftsbereichsdatenbanken verwendet werden, nutzt ABBYY FlexiCapture neuronale Netze, um auf Rechnungsbildern nach Vendor- und Geschäftsbereichsnamen sowie -adressen zu suchen. Weitere Informationen finden Sie unter Erkennen der Hauptfelder. Außerdem können Sie keine Felder trainieren, weil ABBYY FlexiCapture Vendoren ohne Vendor-Datenbank nicht zuverlässig identifizieren kann.
  • Wenn Sie keine Vendor-Datenbanken haben, aber dennoch Feldtraining verwenden möchten, können Sie Unternehmensinformationen sammeln, indem Sie beim Erfassen von Rechnungen Datensätze zu Ihren Datensätzen hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Nachschlagen von Vendoren und Geschäftsbereichen in der Datenbank.

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Vendor- oder Geschäftsbereich-Datenbank verbinden

Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken werden auf dieselbe Weise verbunden:
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Das Dialogfeld „Document Definitions“ öffnen

Öffnen Sie das Menü Project und klicken Sie auf Document Definitions….
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Die Dokumentdefinition bearbeiten

Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Edit….
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Die Eigenschaften der Dokumentdefinition öffnen

Öffnen Sie das Menü Document Definition und klicken Sie auf Document Definition Properties….
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Die Registerkarte „Data Sets“ öffnen

Öffnen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die Registerkarte Data Sets.
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Den Datensatz öffnen

Doppelklicken Sie auf die Zeile BusinessUnits (oder Vendors) oder klicken Sie auf die Schaltfläche Set Up…. Das Dialogfeld Data Set wird geöffnet.Ein Datensatz ist im Wesentlichen eine Datentabelle mit einer festen Anzahl von Spalten und Typen, die nicht geändert werden können. Sie ordnen jede Datensatzspalte einer Spalte aus einer externen Datenbank zu. Wenn eine Datenbank keine Tabelle mit den erforderlichen Daten enthält, erstellen Sie eine Ansicht mit diesen Daten und geben Sie diese Ansicht als Tabelle an.
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Die Quelle auswählen

Wählen Sie Database aus der Dropdown-Liste Source aus.
Wählen Sie den Quelltyp Script nur aus, wenn Sie den Datensatz per Skript aktualisieren möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Datensätze aktualisieren.
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Die Verbindungszeichenfolge angeben

Geben Sie die Verbindungszeichenfolge der Datenbank an. Sie können eine der vorhandenen Umgebungsvariablen aus dem Projekt auswählen oder durch Klicken auf die Schaltfläche Specify… eine neue Zeichenfolge definieren. Wenn Sie eine Umgebungsvariable aus dem Projekt verwenden, können Sie das Projekt verschieben und Verbindungen zu Datenbanken mit derselben Struktur herstellen, ohne die Dokumentdefinition zu bearbeiten.
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Schema und Tabelle auswählen

Wählen Sie Data schema und Database table aus.
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Die Spalten zuordnen

Ordnen Sie die Spalten aus dem Datensatz den entsprechenden Spalten in der externen Datenbank zu. Für jede Datensatzspalte können Sie die entsprechende Spalte der externen Datenbank oder einen Wert angeben.Die Liste Match fields enthält:
  • die Namen der Spalten im Datensatz.
  • die entsprechenden Spalten aus der externen Datenbank.
  • die Spalte Found, in der ein Häkchen angezeigt wird, wenn eine Zuordnung zwischen dem Datensatzfeld und einer Datenbankspalte hergestellt wurde.
  • die Spalte Normalization, die den für den Wert verwendeten Normalisierungstyp anzeigt.
Standardmäßig steht in jedem Feld der Spalte External Database des Datensatzes der Wert selbst. Das bedeutet, dass keine externe Datenbankspalte angegeben wurde. Durch die Normalisierung können mehrere leicht unterschiedliche Werte als identisch behandelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Normalisierung von Werten in Datensätzen.Um jede Spalte zuzuordnen, wählen Sie sie in der Tabelle aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Edit…. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Datensatzspalte einer Datenbankspalte zuordnen.
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Benutzerdefinierte Spalten hinzufügen (optional)

Verwenden Sie die Schaltfläche Add…, um einem Datensatz benutzerdefinierte Spalten hinzuzufügen und entsprechende Spalten in einer externen Datenbank anzugeben.
Verwenden Sie die Schaltflächen Edit… und Delete, um komplexe Spalten zu verwalten. Vordefinierte Spalten (gekennzeichnet durch das Sperrsymbol) können nicht gelöscht werden.
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Einen Aktualisierungszeitraum festlegen

Geben Sie im Datensatz einen Aktualisierungszeitraum für die Datenbank an, wenn automatische Aktualisierungen erforderlich sind.
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Skriptvalidierung aktivieren (optional)

Um Datensätze mithilfe eines Skripts zu validieren, aktivieren Sie die Option Check records using scripts. Weitere Informationen finden Sie unter Datensatz-Validierungsskripte.
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Änderungen speichern

Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Eine Datensatzspalte einer Datenbankspalte zuordnen

Wählen Sie für jede Spalte den entsprechenden Eintrag in der Liste Match fields aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Edit… und konfigurieren Sie die Zuordnung im Dialogfeld Data Set Column Mapping:
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Datenbankspalte auswählen

Wählen Sie die passende Datenbankspalte aus der Liste Database columns aus.Rechnungen desselben Vendors können unterschiedliche Firmennamen und Adressen enthalten. Wenn mehrere Werte zu demselben Vendor (derselben VATID) gehören, platzieren Sie sie in verschiedenen Spalten der externen Datenbanktabelle oder -ansicht, z. B. Name1, Name2, Address1, …, AddressN. Sie können dann Several columns… aus der Liste auswählen und eine beliebige Anzahl von Datenbankspalten als Übereinstimmungen für die Datensatzspalte angeben.
Die externe Datenbank kann zwar nur einen Wert für den Firmennamen oder die Straße enthalten, diese Felder können auf Rechnungen jedoch mehrere gebräuchliche Varianten haben. Um die bestmögliche Erkennungsqualität zu erzielen, sollte der Text in diesen Feldern auf einer Rechnung dem entsprechenden Text im Datensatz möglichst genau entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Spalten mit mehreren Werten in einem Datensatz.
Um mehr als eine Spalte zu erstellen, geben Sie die Anzahl der zulässigen Spalten für ein Feld im Feld Max variant count an. Operators können diesen Spalten später Werte hinzufügen.
Wenn Sie eine Zahl angeben, die kleiner ist als die tatsächliche Anzahl der Spalten, wird sie beim Aktualisieren des Datensatzes automatisch erhöht. Wenn Sie eine Zahl angeben, die größer ist als die tatsächliche Anzahl der Spalten, werden leere Spalten hinzugefügt.
Wenn Ihre Datenbank keine passende Spalte für eine Datensatzspalte hat, lesen Sie die Abschnitte Vendors-Datensatz und BusinessUnits-Datensatz.
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Normalisierungstyp auswählen

Wählen Sie in der Liste Normalization einen Eintrag aus, der am besten zum Datentyp in der Spalte passt. Weitere Informationen finden Sie unter Normalisierung von Werten in Datensätzen. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Store normalized value.
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Option „Cannot be empty“ festlegen

Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Cannot be empty.
Wenn sie aktiviert ist, teilt die Option Cannot be empty dem Programm mit, dass eine Spalte Werte enthalten muss. Stellt sich heraus, dass sie keine Werte enthält, wird der Datensatz als ungültig markiert.
Wenn Ihre Dokumentdefinition einen Vendors-Datensatz enthält, der eine externe Datenbank als Quelle verwendet, und der Wert des Felds Vendor vom Wert des Felds Geschäftsbereich abhängt, ist Cannot be empty für die Spalte BusinessUnitId standardmäßig aktiviert. Wenn der Vendors-Datensatz eine andere Quelle verwendet, aktivieren Sie diese Option manuell.
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Zuordnung speichern

Speichern Sie die Änderungen im Dialogfeld Data Set Column Mapping.

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Die Registerkarte Data Sets

Auf der Registerkarte Data Sets sind alle Datensätze aufgeführt. Diese Liste enthält einige zusätzliche Informationen:
  • Den Namen des Datensatzes in der Spalte Name.
  • Den Typ der ausgewählten Quelle in der Spalte Source.
  • Die Gesamtzahl der Datensätze in der Spalte Record count.
  • Den Status des Datensatzes (ob er aktiviert ist) in der Spalte Connected.
Die Gesamtzahl der Datensätze wird nur angezeigt, wenn in den Eigenschaften des Datensatzes die Option Cache data aktiviert ist.
Sie können die Datensätze über die Schaltflächen rechts neben der Liste verwalten:
  • Set Up… öffnet das Eigenschaftendialogfeld des ausgewählten Datensatzes.
  • Update aktualisiert den ausgewählten Datensatz.
  • Check… überprüft den Datensatz (die Daten werden in einem separaten Fenster angezeigt).
  • Add… erstellt einen neuen Datensatz.
  • Rename… benennt den ausgewählten Datensatz um.
  • Delete löscht den ausgewählten Datensatz.
  • View… öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die Daten des ausgewählten Datensatzes anzeigen und bearbeiten können.
  • Clean Up löscht alle im Datensatz enthaltenen Datensätze.
Die Datensätze Vendors und BusinessUnits werden im Projekt gespeichert und müssen mit einer externen Datenbank synchronisiert werden, deren Daten sich im Laufe der Zeit ändern können. Die Synchronisierung erfolgt beim Öffnen des Projekts, jedoch nur, wenn die seit der vorherigen Synchronisierung verstrichene Zeit den angegebenen Aktualisierungszeitraum überschreitet. Weitere Informationen finden Sie unter Updating data sets.

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Datensätze eines Datensatzes anzeigen und bearbeiten

Um die Datensätze eines Datensatzes anzuzeigen oder zu bearbeiten, wählen Sie ihn auf der Registerkarte Data Sets im Dialogfeld „Eigenschaften der Dokumentdefinition“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche View…. Alle Datensätze gehören zu einer von drei Datensatzgruppen. Sie können die Datensatzgruppe, die Sie anzeigen möchten, in der Dropdown-Liste Record group auswählen.
  • General enthält nur gültige Datensätze.
  • Deleted enthält Datensätze, die von einem Benutzer gelöscht wurden. Diese Datensätze werden bei der Erkennung nicht verwendet und bei einer Datenbanksuche nicht als Ergebnisse angezeigt. Wenn der Datensatz aktualisiert wird, werden diese Datensätze nicht wiederhergestellt.
  • Invalid enthält ungültige Datensätze.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Set…, um Datensätze nach ihren Werten in einer der Spalten der Liste zu sortieren und zu filtern. Die Schaltfläche Reset deaktiviert den Filter. Für jede Datensatzgruppe stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:
  • Das Hinzufügen und Bearbeiten von Datensätzen ist nur möglich, wenn die Option Primary key aktiviert ist. Datensätze in den Standard-Datensätzen PurchaseOrders und PurchaseOrderItems können nicht hinzugefügt oder bearbeitet werden.
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen darf die Anzahl der Werte, die Sie für ein Feld angeben können, den für dieses Feld im Dialogfeld Data Set Column Mapping festgelegten Wert Max variant count nicht überschreiten. Sie können die Schaltflächen und in den Dialogfeldern Add Record und Edit Record verwenden, um Datensätze zu verwalten.
Damit die Sortierung und Filterung auch auf neu hinzugefügte oder bearbeitete Datensätze angewendet wird, richten Sie den Filter erneut ein.

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Datenbankprüfungsregeln

Die Invoice Document Definition enthält Regeln, mit denen Daten in den Feldgruppen Vendor und Geschäftsbereich mit der Datenbank abgeglichen werden. Dabei handelt es sich um Standardregeln vom Typ Database Check mit den Namen (Rejected) Vendor should be found in the database und (Rejected) Business Unit should be found in the database. Wie Sie Regeln in der Liste finden, erfahren Sie unter Rules. Sie können die Eigenschaften dieser Regeln anzeigen, um herauszufinden, wie jedes Feld in den Gruppen Vendor und Geschäftsbereich geprüft wird:
  • Welche Felder exakt mit Datensätzen im Datensatz (und damit in der Datenbank) übereinstimmen müssen.
  • Welche Felder nicht exakt übereinstimmen müssen.
  • Welche Felder einfach aus der Datenbank übernommen werden.
Sie können auch ein Feld angeben, das als Primärschlüssel zum Auswählen eines Datensatzes aus dem Datensatz verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Datenbankprüfungsregel. Datenbankprüfungsregeln werden automatisch angewendet, wenn die Rechnung erkannt wird, und danach jedes Mal, wenn ein Operator während der Verifizierung Felder in der Gruppe ändert.

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Datensätze bei der Rechnungsverarbeitung nachschlagen

Wenn ein Vendor oder ein Geschäftsbereich nicht automatisch ermittelt wurde, kann der Operator den entsprechenden Datensatz aus der Datenbank (d. h. dem Datensatz) auswählen. Siehe Looking up vendors and business units in the database.

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Vendor- und Geschäftsbereich-Datensätze ändern und hinzufügen

Sie können Operators erlauben, während der Verifizierung neue Vendor- und Geschäftsbereich-Datensätze zu Datensätzen hinzuzufügen (wenn sie nicht in der Datenbank gefunden werden) und vorhandene Einträge zu bearbeiten. Diese Daten werden nicht in externen Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken gespeichert, aber sie werden bei der Rechnungsverarbeitung und bei Regelprüfungen verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Enabling additional program features for operators. Weitere Informationen zu Datenbank-Lookups finden Sie unter Looking up vendors and business units in the database.