Verwendung von Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken

• Wenn Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken verwendet werden, kann ABBYY FlexiCapture Unternehmen zuverlässiger erkennen, indem es auf Rechnungsbildern nach zusätzlichen Unternehmensinformationen sucht. Es kann außerdem sicherstellen, dass ein erkannter Vendor ein „bekannter“ Vendor ist. Wenn außerdem eine Vendor-Datenbank verwendet wird, können Sie Felder trainieren.
• Wenn keine Vendor- oder Geschäftsbereich-Datenbanken verwendet werden, nutzt ABBYY FlexiCapture neuronale Netze, um auf Rechnungsbildern nach Vendor- und Geschäftsbereich-Namen und -Adressen zu suchen (siehe Erkennen der Hauptfelder für Einzelheiten). Beachten Sie außerdem, dass Sie keine Felder trainieren können, da ABBYY FlexiCapture Vendors ohne eine Vendor-Datenbank nicht zuverlässig identifizieren kann.
• Wenn Sie keine Vendor-Datenbanken haben, aber dennoch das Training von Feldern verwenden möchten, können Sie Unternehmensinformationen sammeln, indem Sie während der Rechnungserfassung Datensätze zu Ihren Datensätzen hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Vendors und Geschäftsbereiche in der Datenbank nachschlagen.

1. Öffnen Sie das Menü Project und klicken Sie auf Document Definitions…
2. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Edit…
3. Öffnen Sie das Menü Dokumentdefinition und klicken Sie auf Dokumentdefinition Properties…
4. Öffnen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die Registerkarte Data Sets.
5. Doppelklicken Sie auf die Zeile BusinessUnits (Vendors) oder klicken Sie auf die Schaltfläche Set Up… Daraufhin wird das Dialogfeld Data Set geöffnet. Ein Datensatz ist im Wesentlichen eine Tabelle mit Daten. Er enthält die erforderlichen Spalten und ihre Typen. Diese Spalten und Typen können vom Benutzer nicht geändert werden; stattdessen muss jede Spalte im Datensatz einer Spalte aus einer externen Datenbank zugeordnet werden. Wenn eine Datenbank keine Tabelle mit den erforderlichen Daten enthält, müssen Sie eine Ansicht mit diesen Daten erstellen und diese Ansicht als Tabelle angeben.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Source den Eintrag Database aus. Hinweis: Wählen Sie den Quelltyp Script nur aus, wenn Sie ein script zum Aktualisieren des Datensatzes verwenden möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Datensätze aktualisieren.
7. Geben Sie die connection string der Datenbank an. Sie können eine der vorhandenen environment variables aus dem Projekt auswählen oder durch Klicken auf die Schaltfläche Specify… eine neue string definieren. Wenn Sie eine Umgebungsvariable aus dem Projekt verwenden, können Sie das Projekt verschieben und Verbindungen zu Datenbanken mit derselben Struktur herstellen, ohne die Dokumentdefinition zu bearbeiten.
8. Wählen Sie Data schema und Database table aus.
9. Ordnen Sie die Spalten aus dem Datensatz den entsprechenden Spalten in der externen Datenbank zu. Für jede Spalte im Datensatz können Sie die entsprechende Spalte in der externen Datenbank oder den Wert angeben. Die Liste Match fields enthält:
   • Die Namen der Spalten im Datensatz
   • Die entsprechenden Spalten aus der externen Datenbank

• Die Spalte Found, die ein Häkchen enthält, wenn eine Zuordnung zwischen dem Feld im Datensatz und einer Datenbankspalte hergestellt wurde
• Die Spalte Normalization, die den für den Wert verwendeten Normalisierungstyp anzeigt

1. Wählen Sie im Dialogfeld „Data Set Column Mapping“ die passende Datenbankspalte aus der Liste „Database columns“ aus. Rechnungen desselben Vendors können unterschiedliche Firmennamen und unterschiedliche Adressen des Vendors enthalten. Wenn mehrere Werte demselben Vendor (derselben VATID) entsprechen, müssen sie in verschiedenen Spalten der Tabelle (oder View) der externen Datenbank gespeichert werden, z. B. Name1, Name2, Address1,…, AddressN. Sie können dann beim Zuordnen von Matching-Spalten in der Liste Several columns… auswählen und eine beliebige Anzahl von Datenbankspalten als Entsprechungen für die Datensatzspalte angeben. Hinweis: Die externe Datenbank kann beispielsweise nur einen Wert für den Firmennamen und die Straße enthalten. Diese Felder können jedoch in Rechnungen in mehreren gängigen Varianten vorkommen. Um eine möglichst hohe Erkennungsqualität zu erzielen, sollte der auf einer Rechnung in diesen Feldern gedruckte Text dem entsprechenden Text im Datensatz so weit wie möglich entsprechen. Siehe Komplexe Spalten in einem Datensatz. Um mehr als eine Spalte zu erstellen, geben Sie im Feld „Max variant count“ die Anzahl der zulässigen Spalten für ein Feld an. Operatoren können diesen Spalten später Werte hinzufügen. Hinweis: Wenn Sie eine Zahl angeben, die kleiner ist als die tatsächliche Anzahl der Spalten (also die Anzahl der verschiedenen Schreibweisen eines Feldwerts), wird diese Zahl beim Aktualisieren des Datensatzes automatisch erhöht. Wenn Sie eine Zahl angeben, die größer ist als die tatsächliche Anzahl der Spalten, werden leere Spalten hinzugefügt. Wenn Ihre Datenbank keine passende Spalte für eine Datensatzspalte enthält, lesen Sie bitte die Abschnitte Vendors data set und BusinessUnits data set.
2. Wählen Sie in der Liste „Normalization“ einen Eintrag aus, der am besten zum Datentyp in der Spalte passt (weitere Informationen finden Sie unter Normalization). Aktivieren Sie bei Bedarf die Option „Store normalized value“.
3. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option „Cannot be empty“. Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, teilt sie dem Programm mit, dass eine Spalte Werte enthalten muss. Falls sie keine Werte enthält, wird der Datensatz als ungültig markiert. Wichtig! Wenn Ihre Dokumentdefinition ein Vendors data set enthält, das eine externe Datenbank als Quelle verwendet, und der Wert des Felds Vendor in Ihrer Dokumentdefinition vom Wert des Felds Business Unit abhängt, wird „Cannot be empty“ für die Spalte BusinessUnitId standardmäßig aktiviert. Wenn das Vendors data set eine andere Quelle verwendet, muss diese Option manuell aktiviert werden.
4. Speichern Sie die Änderungen, die Sie im Dialogfeld „Data Set Column Mapping“ vorgenommen haben.
5. Sie können auch die Schaltfläche Add… verwenden, um einem Datensatz benutzerdefinierte Spalten hinzuzufügen und entsprechende Spalten in einer externen Datenbank anzugeben. Hinweis: Sie können die Schaltflächen Edit… und Delete verwenden, um komplexe Spalten zu verwalten. Vordefinierte Spalten (gekennzeichnet durch das Sperrsymbol) können nicht gelöscht werden.
6. Geben Sie im Datensatz ein Datenbank-Aktualisierungsintervall an, wenn automatische Aktualisierungen erforderlich sind.
7. Um Datensätze mithilfe eines Skripts zu validieren, aktivieren Sie die Option „Check records using scripts“. Weitere Informationen finden Sie unter Data set validation scripts.
8. Speichern Sie Ihre Änderungen.

• Den Namen des Datensatzes in der Spalte Name
• Den Typ der ausgewählten Quelle in der Spalte Source
• Die Gesamtzahl der Datensätze in der Spalte Record count Hinweis: Die Gesamtzahl der Datensätze wird nur angezeigt, wenn in den Eigenschaften des Datensatzes die Option Cache data aktiviert ist.
• Den Status des Datensatzes, d. h. ob er in der Spalte Connected aktiviert ist.

• Set Up… öffnet das Dialogfeld „Eigenschaften“ des ausgewählten Datensatzes.
• Update aktualisiert den ausgewählten Datensatz.

• Check… prüft den Datensatz (die Daten werden in einem separaten Fenster angezeigt)
• Add… erstellt einen neuen Datensatz.
• Rename… benennt den ausgewählten Datensatz um.
• Delete löscht den ausgewählten Datensatz.
• View… öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die Daten des ausgewählten Datensatzes anzeigen und bearbeiten können.
• Clean Up löscht alle Datensätze im Datensatz.

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Datensätze eines Datensatzes anzeigen und bearbeiten

• General enthält nur gültige Datensätze.
• Deleted enthält Datensätze, die von einem Benutzer gelöscht wurden. Diese Datensätze werden bei der Erkennung nicht verwendet und nicht als Ergebnisse einer Datenbanksuche angezeigt. Wenn der Datensatz aktualisiert wird, werden diese Datensätze nicht wiederhergestellt.
• Invalid enthält ungültige Datensätze.

Die Anzahl der Werte, die Sie für ein Feld beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen in einem Datensatz angeben können, darf die Anzahl nicht überschreiten, die Sie im Feld Max variant count im Dialogfeld Data Set Column Mapping des Datensatzes angegeben haben. Sie können die Schaltflächen und in den Dialogfeldern Add Record und Edit Record verwenden, um Datensätze zu verwalten.