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Nachschlagen eines Vendors oder Geschäftsbereichs

Wenn ein Vendor oder ein Geschäftsbereich beim Erkennen einer Rechnung nicht automatisch erkannt wurde, können Sie einen Eintrag aus der Datenbank auswählen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.

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Beginnen Sie mit der Eingabe in ein Feld der Gruppe

Eine Liste mit Vorschlägen wird angezeigt. Datensätze, die mit dem eingegebenen Text übereinstimmen, werden fett dargestellt. Wenn der gewünschte Datensatz angezeigt wird, wählen Sie ihn aus der Liste aus, indem Sie darauf klicken oder die Pfeiltasten verwenden (drücken Sie zur Bestätigung Ihrer Auswahl die Eingabetaste). Felder aus dem Datensatz werden in die entsprechenden Felder der Gruppe im Formular eingefügt. Wenn Sie den Datensatz nicht in der Vorschlagsliste finden, klicken Sie auf Vendor (Geschäftsbereich) nicht gefunden oder drücken Sie Ctrl+Del, um alle Felder in der Gruppe zu löschen.

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Klicken Sie im Formular auf „Find“

Das Vendor-Suche (Geschäftsbereich) Suchdialogfeld wird geöffnet. Verwenden Sie es, um in der Datenbank nach Einträgen zu suchen. Beginnen Sie mit der Eingabe in das Suchfeld. In der Liste rechts werden Vorschläge angezeigt, und Übereinstimmungen sind fett hervorgehoben. Links werden alle Felder des ausgewählten Datensatzes angezeigt. Wählen Sie den Datensatz mit der Maus oder den Pfeiltasten aus und klicken Sie auf Select. Die Felder aus dem Datensatz werden in die Felder der Gruppe im Formular eingefügt. Wenn Sie den Eintrag im Dialogfeld nicht finden, klicken Sie auf Reset Data, um alle Felder in der Gruppe zu löschen.

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Ändern von Vendor- und Geschäftsbereichsdatensätzen und Hinzufügen neuer Datensätze

Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden.
Die Feldgruppen Vendor und Geschäftsbereich enthalten die Hauptfelder. Das Programm muss diese Felder erkennen, bevor es alle anderen Daten lokalisieren und erfassen kann. Anhand der Informationen aus Ihren Datensätzen werden diese Felder auf der Rechnung gefunden. (Ein Datensatz ist eine lokale Kopie einer Tabelle aus einer externen Datenbank, in der Informationen über Vendors oder Geschäftsbereiche gespeichert sind. Ein Datensatz kann regelmäßig aktualisiert werden, um ihn mit der externen Datenbank zu synchronisieren.) Wenn im Datensatz kein Datensatz für einen Vendor oder Geschäftsbereich gefunden werden kann, erstellen Sie ihn manuell. Wenn sich Angaben zum Vendor ändern (z. B. die Adresse des Vendors), passen Sie den Datensatz des Vendors im Datensatz entsprechend an.
Wenn das Programm die Vendor- und Geschäftsbereich-Felder nicht mithilfe Ihrer Datensätze erkennen kann, verwendet es neuronale Netze zur Felderkennung, sofern diese in den Programmeinstellungen nicht deaktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erkennen der Hauptfelder.
Um einem Datensatz neue Datensätze hinzuzufügen oder vorhandene zu bearbeiten, verwenden Sie das Dialogfeld zum Anzeigen/Bearbeiten von Datensätzen oder eine der unten beschriebenen Methoden.

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Einen neuen Datensatz zur lokalen Kopie der Datenbank hinzufügen

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe in das Feld Id der Gruppe Vendor oder Geschäftsbereich. Das Suchdialogfeld für Vendor/Geschäftsbereich wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Add Record.
  3. Geben Sie die Daten des neuen Datensatzes im Dialogfeld Add Record an.
  4. Klicken Sie auf OK, um den neuen Datensatz zu speichern.
oder
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Vendor- oder Geschäftsbereich-Feld und wählen Sie im Kontextmenü Add Data Set Record aus.
  2. Führen Sie die obigen Schritte 2–4 aus.
Sie können das Suchdialogfeld auch öffnen, indem Sie im Datenformular auf Find klicken. Der Datensatz wird der lokalen Kopie der Datenbank hinzugefügt (aber nicht der externen Datenbank). Die Felder werden grün hervorgehoben, und das Feld Id im Dokumentformular enthält den Wert UNKNOWN — das bedeutet, dass der Datensatz nur in der lokalen Kopie vorhanden ist und noch nicht in der externen Datenbank. Der Status Ausnahme wird der Rechnung und allen nachfolgenden Rechnungen desselben Vendors zugewiesen. Sobald der neue Datensatz der externen Datenbank hinzugefügt wurde, wird das Feld Id in nachfolgenden Rechnungen ausgefüllt.

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Einen vorhandenen Datensatz in der lokalen Kopie der Datenbank bearbeiten

  1. Ändern Sie zunächst den Wert des Felds Id in der Gruppe Vendor oder Geschäftsbereich. Das Suchdialogfeld für Vendor/Geschäftsbereich wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Datensatz bearbeiten.
  3. Nehmen Sie die Änderungen vor.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.
oder
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie im Kontextmenü Datensatzeintrag bearbeiten aus.
  2. Führen Sie die obigen Schritte 2–4 aus.
Sie können das Suchdialogfeld auch öffnen, indem Sie im Datenformular auf Suchen klicken.