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Wenn ein Vendor oder ein Geschäftsbereich beim Erkennen einer Rechnung nicht automatisch erkannt wurde, können Sie einen Eintrag aus der Datenbank auswählen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Eine Liste mit Vorschlägen wird angezeigt. Alle Datensätze, die mit dem von Ihnen eingegebenen Text übereinstimmen, werden fett dargestellt.Sobald der gewünschte Datensatz angezeigt wird, wählen Sie ihn in der Liste aus, indem Sie darauf klicken, oder markieren Sie ihn mit den Pfeiltasten (drücken Sie zum Bestätigen Ihrer Auswahl die Eingabetaste).Die Felder aus dem Datensatz werden in die entsprechenden Felder der Gruppe im Formular eingefügt.Wenn Sie den gewünschten Datensatz nicht in der Vorschlagsliste finden, klicken Sie auf Vendor (Geschäftsbereich) nicht gefunden oder drücken Sie Strg+Entf, um alle Felder in der Gruppe zu leeren.
Das Dialogfeld Lookup for Vendor (Business Unit) wird geöffnet. In diesem Dialogfeld können Sie nach Einträgen in der Datenbank suchen.Beginnen Sie mit der Eingabe in das Suchfeld. In der Liste rechts werden Vorschläge angezeigt, und Übereinstimmungen werden fett dargestellt. Links werden alle Felder des ausgewählten Datensatzes angezeigt.Wählen Sie den gewünschten Datensatz mit der Maus oder den Pfeiltasten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Select. Die Felder aus dem Datensatz werden in die Felder der Gruppe im Formular eingefügt.Wenn Sie den gewünschten Eintrag im Dialogfeld nicht finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Reset Data, um alle Felder in der Gruppe zu leeren.

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Ändern von Vendor- und Geschäftsbereichsdatensätzen und Hinzufügen neuer Datensätze

Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden.
Die Feldgruppen Vendor und Geschäftsbereich enthalten die Hauptfelder. Das Programm muss diese Felder erkennen, bevor es alle anderen Daten lokalisieren und erfassen kann. Anhand der Informationen aus Ihren Datensätzen werden diese Felder auf der Rechnung gefunden. (Ein Datensatz ist eine lokale Kopie einer Tabelle aus einer externen Datenbank, in der Informationen über Vendors oder Geschäftsbereiche gespeichert sind. Ein Datensatz kann regelmäßig aktualisiert werden, um ihn mit der externen Datenbank zu synchronisieren.) Wenn im Datensatz kein Datensatz für einen Vendor oder Geschäftsbereich gefunden werden kann, muss er manuell erstellt werden. Wenn sich Angaben zum Vendor ändern (z. B. die Adresse des Vendors), muss der Datensatz des Vendors im Datensatz entsprechend angepasst werden.
Wenn das Programm die Vendor- und Geschäftsbereich-Felder nicht mithilfe Ihrer Datensätze erkennen kann, verwendet es neuronale Netze zur Felderkennung, sofern diese in den Programmeinstellungen nicht deaktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erkennen der Hauptfelder.
Um einem Datensatz neue Datensätze hinzuzufügen oder vorhandene zu bearbeiten, verwenden Sie das Dialogfeld zum Anzeigen/Bearbeiten von Datensätzen oder eine der unten beschriebenen Methoden.
  1. Beginnen Sie mit der Eingabe im Feld Id aus der Gruppe Vendor oder Geschäftsbereich. Das Dialogfeld für die Vendor-/Geschäftsbereich-Suche wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Record…
  3. Geben Sie die Daten des neuen Datensatzes im Dialogfeld Add Record an.
  4. Klicken Sie auf OK, um den neuen Datensatz zu speichern.
oder
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Vendor- oder Geschäftsbereich-Feld und wählen Sie im Kontextmenü Add Data Set Record… aus.
  2. Führen Sie die obigen Schritte 2 bis 4 aus.
Sie können das Suchdialogfeld auch öffnen, indem Sie im Datenformular auf die Schaltfläche Find… klicken.Der Datensatz wird der lokalen Kopie der Datenbank hinzugefügt (nicht jedoch der externen Datenbank). Die Felder werden grün hervorgehoben. Das Feld Id im Dokumentformular enthält den Wert UNKNOWN. Das bedeutet, dass dieser Datensatz nur in der lokalen Kopie der Datenbank vorhanden und in der externen Datenbank noch nicht vorhanden ist.Der Status Exception wird der Rechnung und allen nachfolgenden Rechnungen desselben Vendors zugewiesen.Sobald der neue Datensatz zur externen Datenbank hinzugefügt wurde, wird das Feld Id in nachfolgenden Rechnungen ausgefüllt.
  1. Beginnen Sie damit, den Wert des Felds Id aus der Gruppe Vendor oder Geschäftsbereich zu ändern. Das Dialogfeld für die Vendor-/Geschäftsbereich-Suche wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit Record…
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.
oder
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Feld und klicken Sie im Kontextmenü auf Edit Data Set Record…
  2. Führen Sie die obigen Schritte 2 bis 4 aus.
Sie können das Suchdialogfeld auch öffnen, indem Sie im Datenformular auf die Schaltfläche Find… klicken.