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FC erfasst Positionen (wiederholte Gruppe) automatisch, wenn (Datenverifizierung, Verifizierung) die entsprechende Funktion (Administrator) vom Administrator aktiviert wurde und Ihre Lizenz dies zulässt. Wenn Positionen (wiederholte Gruppe) aus irgendeinem Grund nicht automatisch erfasst wurden oder fehlerhaft erfasst wurden, können Sie Positionen manuell erfassen oder die automatische Erfassung optimieren. Eine Position kann Felder wie Bestellnummer, Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Stückpreis, Gesamtpreis usw. enthalten. Siehe Felder der Rechnungsdefinition.

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Suchen nach Positionen (wiederholte Gruppe)

Klicken Sie auf den Befehl Continue Line Items (verfügbar, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Region des Felds einer Position klicken), um zu versuchen, die Positionen (wiederholte Gruppe) unterhalb der aktuellen Zeile zu erkennen. Bei der Suche nach Positionen (wiederholte Gruppe) unterhalb der aktuellen Zeile verwendet das Programm die vom Benutzer bereitgestellten (oder angepassten) Markup-Informationen zu den Regionen der aktuellen und der vorhergehenden Zeilen. Wenn das Markup nicht richtig zu den Positionen (wiederholte Gruppe) passt, sollte der Operator:
  • ein Rechteck um die erste Position ziehen
  • alle Felder der ersten Position markieren
  • den Befehl Continue Line Items im Kontextmenü eines beliebigen Felds der ersten Position auswählen
Dadurch erkennt das Programm die verbleibenden Positionen (wiederholte Gruppe) automatisch. Für eine zuverlässigere Erkennung verwendet das Programm Informationen über die Lage der ersten Position sowie über die Positionen der Feldregionen innerhalb der Position. Wenn das Ergebnis weiterhin unzureichend ist, sollte der Operator:
  • die Position der ersten falsch erkannten Position korrigieren
  • die Felder dieser Position angeben
  • den Befehl Continue Line Items für diese Position aufrufen
Dadurch erkennt das Programm die verbleibenden Positionen (wiederholte Gruppe) automatisch. Für eine zuverlässigere Erkennung verwendet das Programm Informationen über die Position der aktuellen Position sowie über die Positionen aller vorhergehenden Positionen. Wenn das Ergebnis weiterhin unzureichend ist, sollte der Operator manuell ein Rechteck um alle Positionen (wiederholte Gruppe) ziehen und dann horizontale Trennlinien einzeichnen, um die einzelnen Positionen (wiederholte Gruppe) voneinander zu trennen.

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Suchen nach Feldern in Positionen (wiederholte Gruppe)

Wenn die Positionen (wiederholte Gruppe) korrekt erkannt wurden, einige der Felder innerhalb der Positionen (wiederholte Gruppe) jedoch nicht richtig identifiziert wurden, kann der Operator den Befehl Reanalyze Line Items Below verwenden, der im Kontextmenü der Region der Position verfügbar ist. Dieser Befehl berücksichtigt die Positionen der Felder in den Positionen (wiederholte Gruppe) der aktuellen Zeile und der davorliegenden Positionen, die vom Benutzer vorgegeben (oder angepasst) wurden. Mithilfe dieser Informationen identifiziert das Programm die Felder in den Positionen (wiederholte Gruppe) unterhalb der aktuellen Zeile. Wenn die Positionen (wiederholte Gruppe) korrekt erkannt wurden, einige der Felder innerhalb der Positionen (wiederholte Gruppe) jedoch nicht richtig identifiziert wurden, sollte der Operator:
  • die Feldregionen in der ersten Position anordnen
  • im Kontextmenü der Region der Position den Befehl Reanalyze Line Items Below auswählen
Das Programm erkennt die Felder in den verbleibenden Positionen (wiederholte Gruppe) automatisch, ohne die Positionen selbst zu ändern. Für eine zuverlässigere Erkennung verwendet das Programm Informationen über die Positionen der Feldregionen in der ersten Position. Wenn das Ergebnis weiterhin unbefriedigend ist, sollte der Operator:
  • die Position der Felder in der ersten Position anpassen, in der die Felder falsch erkannt wurden
  • für diese Position den Befehl Reanalyze Line Items Below aufrufen
Das Programm erkennt die Felder in den verbleibenden Positionen (wiederholte Gruppe) automatisch, ohne die Positionen selbst zu ändern. Für eine zuverlässigere Erkennung verwendet das Programm Informationen über die Positionen der Feldregionen in der aktuellen Position und in allen davorliegenden Positionen.
Damit die Befehle Continue Line Items und Reanalyze Line Items Below verfügbar sind, muss das Land des Vendors oder Käufers dem Programm bekannt sein, d. h. das entsprechende Feld im Datenformular muss ausgefüllt sein. Hinweis: Damit der Befehl Reanalyze Line Items Below verfügbar ist, aktivieren Sie die Option Has table layout in der Dokumentdefinition (Einzelheiten finden Sie unter Allgemeine Feldeigenschaften).

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Positionen (wiederholte Gruppe) manuell markieren

In FC können Sie Positionen (wiederholte Gruppe) manuell markieren. Um eine Position zu markieren, ziehen Sie im Bild ein Rechteck um die Position und wählen Sie dann im Kontextmenü Positionen[*] aus. Halten Sie anschließend entweder die linke Maustaste gedrückt oder verwenden Sie das Werkzeug Trennlinie hinzufügen (F), um horizontale Trennlinien zu ziehen und so einzelne Positionen (wiederholte Gruppe) voneinander zu trennen. Formulardesigner können Positionen (wiederholte Gruppe) auf Rechnungen auf viele verschiedene Arten anordnen. Häufig werden einige Spalten durch vertikale Trennlinien von den übrigen Feldern getrennt. Zeichnen Sie in diesem Fall vertikale Trennlinien, um die Spalten von den Feldern zu trennen, sodass jede Spalte nur ein Feld enthält. Klicken Sie auf die Markierung (auf die Trennlinie oder auf das umschließende Rechteck). In der Kopfzeile der Spalte erscheint ein grünes Pluszeichen. Klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie den Namen der Spalte aus der Liste aus. Die entsprechenden Felder werden dann automatisch innerhalb der Spalte erstellt. Einige andere Spalten (z. B. Beschreibung oder Artikelnummer) können im Bild in einer einzigen Spalte angeordnet sein. In diesem Fall können Sie Felder markieren, indem Sie einfach darauf klicken und ihre Regionen mit der Maus zeichnen. Erstellen Sie die Regionen der Felder in der ersten Position der Spalte. Wenn Sie nun beginnen, die Regionen der nächsten Positionen (wiederholte Gruppe) in dieser Spalte zu erstellen, zeigt das Programm Feldvorschläge anhand der Informationen an, die es zu den vorhergehenden Positionen (wiederholte Gruppe) gesammelt hat.

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Training von Positionen (wiederholte Gruppe)

Das Training von Positionen (wiederholte Gruppe) kann in den folgenden zwei Fällen erforderlich sein:
  1. Die Erfassung von Positionen (wiederholte Gruppe) soll verbessert werden (z. B. wenn einige Spalten nicht erkannt oder falsch erkannt wurden, wenn einige Werte oder ihre Regionen nicht korrekt erkannt wurden usw.).
  2. In einigen Rechnungen wurden keine Positionen (wiederholte Gruppe) erkannt (oder Positionen (wiederholte Gruppe) wurden falsch erkannt, d. h., die vom Programm identifizierten Feldregionen stimmen nicht mit den tatsächlichen Feldregionen überein).
Das Training funktioniert nur für Spalten (einschließlich der Spalten, die der Dokumentdefinition manuell hinzugefügt wurden). Nicht erkannte Zeilen können nicht trainiert werden.
So verbessern Sie die Erfassung von Positionen (wiederholte Gruppe):
  1. Markieren Sie die Spalten für drei bis fünf Zeilen. oder Markieren Sie eine oder zwei Zeilen und wählen Sie im Kontextmenü eines beliebigen Feldes der ersten Position Continue Line Items oder Reanalyze Line Items Below aus. Siehe oben Suchen nach Positionen (wiederholte Gruppe) und Suchen nach Feldern in Positionen (wiederholte Gruppe).
  2. Wiederholen Sie Schritt 1 für drei Rechnungen.
(Administrator) (Administrator) Hinweis: Es werden nur die ersten drei Rechnungen verwendet, für die Sie die Trainingsfunktion aufgerufen haben. Um einen anderen Satz von Rechnungen auszuwählen, verwenden Sie die Ansicht (Administrator) Open Field Extraction Training Batches. Siehe Training durch Benutzer mit Berechtigungen zum Einrichten von Projekten. Wenn keine Positionen (wiederholte Gruppe) erkannt wurden:
  1. Markieren Sie die Positionen (wiederholte Gruppe) manuell und führen Sie die oben beschriebenen Trainingsschritte aus.
  2. (Administrator) Der Administrator kann Positionen (wiederholte Gruppe) im administrativen Trainingsmodus auf dieselbe Weise trainieren wie andere Felder (siehe Training während der Dokumentverarbeitung).
Bevor Sie das Programm zum Erfassen von Positionen (wiederholte Gruppe) trainieren können, muss der Vendor angegeben und (Administrator) die Optionen (Administrator) Training during processing und (Administrator) Line items extraction aktiviert sein.
Nach dem Export werden alle Dokumente standardmäßig in die Stufe Training verschoben.

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Arbeiten mit Positionen (wiederholte Gruppe) im Datenformular

Rechnungspositionen werden im Datenformular als Tabelle angezeigt. Standardmäßig werden im Datenformular die Spalten angezeigt, deren Felder im Bild erkannt wurden oder deren Anzeige vom Administrator in der Dokumentdefinition erzwungen wurde. Um die Anzeige der Spalten im Datenformular anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf im Datenformular und aktivieren Sie im Kontextmenü die Spalten, die im Datenformular immer angezeigt werden sollen, auch wenn ihre Felder nicht erkannt wurden. Um Positionen (wiederholte Gruppe) im Datenformular hinzuzufügen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte links neben den Positionen (wiederholte Gruppe) und wählen Sie dann entweder Eintrag ‘Positionen’ oberhalb einfügen/Eintrag ‘Positionen’ unterhalb einfügen oder Löschen. Im Kontextmenü eines Positionsfelds werden neben den Standardbefehlen, die für alle Felder im Datenformular verfügbar sind, die folgenden Befehle angezeigt:
  • Wert in alle Zeilen kopieren - Kopiert den Wert der aktuellen Zelle in alle Zellen der aktuellen Spalte
  • Wert in andere Zeilen kopieren - Kopiert den Wert der aktuellen Zelle in die ausgewählten Zellen der aktuellen Spalte