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Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden. Andernfalls bleibt die Spalte „Invoice Status“ leer und im Datenformular werden weder ein Status noch eine Statusbeschreibung angezeigt.
Rechnungen wird anhand von Regelprüfungen und/oder manuellen Prüfungen, die von Operatoren durchgeführt werden, ein Status zugewiesen. Die Status werden in der Spalte „Invoice Status“ in der Dokumentliste angezeigt.
Regelprüfungen wirken sich nur dann auf den Status von Rechnungen aus, wenn diese im Projekt Invoice Processing (EU) verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Regeln und der Rechnungsstatus im Projekt Invoice Processing (EU).
Status Beschreibung Gültig Die Regelprüfungen wurden erfolgreich abgeschlossen, und die Rechnung ist für den Export bereit Ausnahme Die Rechnung erfordert eine Verifizierung Abgelehnt Die Rechnung entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben (erforderliche Daten konnten nicht gefunden werden, fehlen oder wurden falsch erkannt). Diese Daten müssen manuell angegeben werden, oder die Rechnung muss auf andere Weise verarbeitet werden (z. B. an den Vendor zurückgegeben werden) Der Status einer Rechnung wird automatisch durch Validierungsregeln bestimmt. Wenn Fehler korrigiert wurden, werden die Regelprüfungen erneut durchgeführt und der Rechnung wird automatisch ein neuer Status zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbare Regeln. Wenn eine Rechnung Fehler enthält, die nicht korrigiert werden konnten, und einen anderen Status als Gültig hat, muss dieser Status vom Operator bestätigt werden. Solche Rechnungen werden getrennt von den korrekt ausgefüllten Rechnungen exportiert (wie vom Administrator festgelegt). Der Status einer Rechnung kann manuell festgelegt werden. Damit das Programm beispielsweise Rechnungen exportieren kann, die einige der Regeln nicht erfüllen, kann der Operator ihren Status in Gültig ändern. Ebenso muss der Status einer Rechnung, die alle Regeln erfüllt, aber nicht exportiert werden soll, manuell in Abgelehnt oder Ausnahme geändert werden.
Der aktuelle Status einer Rechnung und eine Beschreibung der Regel, die zur Bestimmung dieses Status verwendet wurde, werden im oberen Teil des Datenformulars angezeigt. Dort kann auch der Grund für die manuelle Statusänderung angezeigt werden. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um den Status einer Rechnung zu ändern.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Status.
  2. Wählen Sie den Status aus, den Sie zuweisen möchten.
  3. Wählen Sie den Grund für die manuelle Statusänderung aus oder geben Sie einen eigenen ein (wenn benutzerdefinierte Gründe vom Administrator nicht verboten wurden).

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Regeln und Rechnungsstatus im Projekt Invoice Processing (EU)

Geschäftsbereich

Diese Regel prüft, ob ein neuer Geschäftsbereich, der im Bild gefunden und im BU-Datensatz gespeichert wurde, in die Datenbank eingetragen wurde.

Zurückgewiesen

Diese Regel prüft, ob das Feld BU\Street nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob das Feld BU\Name nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob das Feld BU\VATID nicht leer ist.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus allen unterstützten Ländern außer der Schweiz angewendet.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob der im Rechnungsbild gefundene Geschäftsbereich im BU-Datensatz vorhanden ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, dass das Feld BU\Country nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob die verwendeten Steuersätze für Rechnungen aus demselben Land korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und ihre Gültigkeitszeiträume sind für jedes Land bekannt.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob die angewendeten Steuersätze bei internationalen Rechnungen korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und ihre Gültigkeitszeiträume sind für jedes Land bekannt.

Ausnahme

Vendor

Diese Regel prüft, dass das Feld Vendor\Street nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob das Feld Vendor\Name nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob das Feld Vendor\VATID nicht leer ist.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus allen unterstützten Ländern außer der Schweiz angewendet.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob der im Rechnungsbild erkannte Vendor auch im Vendor-Datensatz vorhanden ist.

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob ein neuer Vendor, der im Bild erkannt und im Vendor-Datensatz gespeichert wurde, in die Datenbank aufgenommen wurde.

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob IBAN, Bankleitzahl und Bankkonto den Werten im Vendor-Datensatz entsprechen.

Keine Auswirkungen

Diese Regel prüft, ob die im Rechnungsbild erkannten Bankdaten des Vendors mit den Bankdaten im Vendor-Datensatz übereinstimmen.

Keine Wirkung

Rechnungskopfdaten

Diese Regel prüft, ob das Feld Rechnungsnummer nicht leer ist.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus allen unterstützten Ländern außer der Schweiz angewendet.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob das Feld Rechnungsdatum nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob das Feld Lieferdatum nicht leer ist. Die Regel hat keine Wirkung, wenn Lieferdatum-Indikator gesetzt ist.

Abgelehnt

Es wird folgende Prüfung durchgeführt: Das Lieferdatum liegt im Intervall Lieferdatum <= Rechnungsdatum.

Ausnahme

Es wird folgende Prüfung durchgeführt: Das Lieferdatum liegt im Intervall Heute - 360 Tage <= Lieferdatum

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob die Währung mit einer der für das Projekt angegebenen Währungen übereinstimmt.

Abgelehnt

Beträge

Diese Regel prüft, ob das Feld Gesamtbetrag nicht leer ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob Nettobetrag + Steuerbetrag = Gesamtbetrag. Wenn zusätzliche Kosten oder Rabatte erkannt werden, wird geprüft, ob Nettobetrag + Steuerbetrag + zusätzliche Kosten - Rabattbetrag = Gesamtbetrag.

Ausnahme

Wenn entweder der Nettobetrag oder der Steuerbetrag nicht leer ist, darf auch der entsprechende Steuersatz nicht leer sein.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob für jeden gefundenen Steuersatz der zugehörige Nettobetrag und Steuerbetrag nicht leer sind. Außerdem wird geprüft, ob

Steuerbetrag = (Steuersatz/100) x Nettobetrag.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob für jeden erkannten Steuersatz der entsprechende Steuerbetrag ausgefüllt ist

* Die Regel wird nur auf Rechnungen aus Deutschland angewendet.

Abgelehnt

Diese Regel stellt sicher, dass das Feld Amounts\Gesamtsteuerbetrag nicht leer ist.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus allen unterstützten Ländern außer Deutschland angewendet.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob für jeden erkannten Steuersatz der jeweilige Steuerbetrag für den entsprechenden NetAmount und TaxRate korrekt ist (d. h., ob die arithmetische Gleichheit TaxAmount = NetAmount * TaxRate erfüllt ist).

Ausnahme

Die folgende Prüfung wird durchgeführt:

Gesamtsteuerbetrag = Steuerbetrag 1 + Steuerbetrag 2.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus allen unterstützten Ländern außer Deutschland und Großbritannien angewendet.

Ausnahme

Die folgende Prüfung wird durchgeführt:

Nettobetrag gesamt = Nettobetrag 0 + Nettobetrag 1 + Nettobetrag 2.

Wenn das Feld „Nettobetrag gesamt“ leer ist, trägt diese Regel den berechneten Wert in das Feld ein.

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob die Summe aus erkanntem Nettobetrag, Steuerbetrag und Zusatzkosten dem Gesamtbetrag entspricht.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus allen Ländern außer Deutschland angewendet.

Ausnahme

Diese Regel stellt sicher, dass die Summe aller erkannten Nettobeträge, Steuerbeträge und zusätzlichen Kosten dem Gesamtbetrag entspricht.

* Die Regel wird auf Rechnungen aus Deutschland angewendet.

Ausnahme

Diese Regel gleicht die Gesamtsumme der Werte in der Spalte TotalPriceNetto der Tabelle LineItems mit dem Rechnungsbetrag vor Steuern ( TotalNetAmount) ab.

Keine Auswirkung

Bestellung

Diese Regel prüft, ob die Anzahl der Positionen in einer Rechnung der Anzahl der Positionen in der zugehörigen Bestellung entspricht.

Keine Auswirkung

Diese Regel prüft, ob die aus einer Rechnung erfasste Bestellnummer und der Amount den Bestellungen im PurchaseOrders-Datensatz entsprechen.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob mehrere Rechnungspositionen derselben Bestellposition zugeordnet sind.

Abgelehnt

Positionen

Für jede Rechnungsposition prüft diese Regel, ob Folgendes gilt: Quantity * UnitPrice entspricht nach Anwendung von DiscountPercentage dem Wert von TotalPriceNetto für die Position.

Keine Auswirkung

Diese Regel prüft, ob zu jeder Position einer Rechnung eine entsprechende Position im Datensatz PurchaseOrderItems vorhanden ist.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob die Currency der Position mit einer der für das Projekt angegebenen Währungen übereinstimmt.

Abgelehnt

Diese Regel prüft, ob die Spalte Stückpreis nicht leer ist.

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob das Feld Total Price Netto nicht leer ist.

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob die Menge-Spalte nicht leer ist.

Ausnahme

Diese Regel prüft, ob der Wert des Feldes im GLCodes-Datensatz enthalten ist. Sie wird auch verwendet, um eine Vorschlagsliste für Stationen zu erstellen.

Keine Auswirkung

Diese Regel prüft, ob VendorId, die zugehörige BUId und das zugehörige Feld LineItems/CostCenter im Datensatz CostCenters vorhanden sind. Sie wird außerdem verwendet, um eine Vorschlagsliste für Stationen zu erstellen.

Keine Auswirkung