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Wenn Sie mit der Qualität der Daten, die FCFORINVOICES automatisch aus den Feldern extrahiert, nicht zufrieden sind, können Sie das Programm während der Rechnungserfassung trainieren. Dazu geben Sie die korrekte Position der Felder auf den drei Bildern dieses Rechnungstyps an. Nach dem Export werden alle Dokumente standardmäßig in die Stufe Training verschoben. Dort wird das Training durchgeführt, und die Ergebnisse werden bei der Verarbeitung neuer Rechnungen dieses Typs verwendet.
Training bei der Rechnungserfassung muss vom Administrator aktiviert werden.

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So trainieren Sie das Programm bei der Erfassung von Rechnungen

  1. Sammeln Sie einen Batch von Rechnungen (z. B. Rechnungen, die im vergangenen Monat eingegangen sind), und beginnen Sie mit der Eingabe (siehe So erfassen Sie Rechnungen).
  2. Nach der Eingabe werden die Dokumente automatisch erkannt (wenn diese Option vom Administrator aktiviert wurde) und anhand von Regeln geprüft.
  3. Wenn der Status einer Rechnung nicht Valid ist oder Sie andere Gründe zu der Annahme haben, dass das Programm Felder auf dem Bild nicht gefunden oder falsch lokalisiert hat, öffnen Sie die Rechnung im Dokumenteditor.
Das Training wird für jeden Dokumenttyp separat durchgeführt. Rechnungen eines einzelnen Vendors gelten als ein einziger Typ. Wenn der Vendor auf einer Rechnung falsch ermittelt wird, wird diese Rechnung beim Training dem falschen Dokumenttyp zugewiesen. Wenn der Vendor nicht ermittelt wurde, wählen Sie einen Vendor aus der Datenbank aus. Wenn Sie den richtigen Vendor nicht in der Datenbank finden, geben Sie die Daten aus dem Bild in die Felder der Gruppe Vendor ein und speichern Sie diese Änderungen in der Datenbank, indem Sie auf die Schaltfläche Save Changes klicken.Je nach Projekteinstellungen müssen Sie möglicherweise auch die eindeutige ID des Vendors der Rechnung angeben, damit das Programm mit dieser Rechnung trainieren kann. Geben Sie dazu die eindeutige ID in das Feld VATID ein (dieses Feld kann in einigen Projektlokalisierungen einen anderen Namen haben). Die VATID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Unternehmen für Zwecke der Umsatzbesteuerung zugewiesen wird.
  • Setzen Sie den Mauszeiger in das gewünschte Feld im Datenformular, suchen Sie die entsprechende Region auf dem Bild (sie wird blau hervorgehoben), und klicken Sie darauf (oder ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck auf).
  • Positionieren Sie den Mauszeiger über der gewünschten Region auf dem Bild (sie wird blau hervorgehoben), klicken Sie darauf (oder zeichnen Sie die Region mit der Maus), und wählen Sie dann das entsprechende Feld aus der Dropdown-Liste aus, die sich öffnet.
  • Passen Sie die Position einer Region auf dem Bild an, indem Sie ihre Ränder mit der Maus verschieben.
  • Löschen Sie eine falsch positionierte Region aus dem Bild: Positionieren Sie den Mauszeiger über ihrem Rechteck, und klicken Sie auf das rote Kreuz, sobald es oben rechts erscheint. Die Markierung der Region wird gelöscht. Erstellen Sie nun an der richtigen Stelle eine neue Region für dieses Feld.
  • Beginnen Sie im Datenformular mit der Eingabe eines Werts in ein Feld. Es wird eine Dropdown-Liste angezeigt, in der die aus dem Bild erfassten Wörter aufgeführt sind, die dem von Ihnen eingegebenen Wort ähneln. Wählen Sie das richtige Wort aus der Liste aus, und die Position des Wortes auf dem Bild wird zur Region des Felds.
  1. Nach dem Export werden standardmäßig alle Dokumente in die Stufe Training verschoben. Der Trainingsprozess wird automatisch gestartet (das Fenster Document Definition trainieren wird angezeigt). Für diesen Dokumenttyp wird entweder eine spezielle FlexiLayout-Variante erstellt, oder das Programm fordert Sie auf, weitere Beispielbilder hinzuzufügen (falls dies der Fall ist, wählen Sie das nächste Dokument aus und kehren Sie zu Schritt 4 zurück). Wenn die FlexiLayout-Variante erfolgreich trainiert wurde, wird sie für die nächste Rechnung des Vendors verwendet, dessen Rechnungen zu diesem Dokumenttyp gehören. Bei der Erkennung werden die Regionen der Felder mit den Feldern auf dem Rechnungsbild abgeglichen, wobei die durch das Training gewonnenen Erkenntnisse berücksichtigt werden.
  2. Fügen Sie noch einige weitere Rechnungen des Vendors hinzu, dessen Dokumenttyp trainiert wurde, und erkennen Sie sie. Öffnen Sie dann die neu hinzugefügten Rechnungen nacheinander im Dokumenteditor, um zu prüfen, ob die Regionen korrekt markiert sind. Wenn alle Regionen korrekt positioniert sind, ist kein weiteres Training erforderlich.
Wenn Sie mit den Ergebnissen, die Sie durch Ausführen der Schritte in diesem Abschnitt erzielt haben, nicht zufrieden sind, setzen Sie das Training mit Rechnungen dieses Vendors fort (Schritte 4–5).