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In FC gibt es zwei Arten von Datensätzen:
  • Der erste Typ enthält nur Informationen über die Struktur der Daten.
  • Der zweite Typ enthält Daten aus der externen Datenbank. Dies wird aktiviert, indem in den Eigenschaften des Datensatzes die Option Cache data ausgewählt wird.
Beim Aktualisieren eines Datensatzes wird dieser mit seiner externen Datenbank synchronisiert. Es ist nur sinnvoll, Datensätze zu aktualisieren, die Daten aus einer externen Datenbank enthalten. Durch die Aktualisierung stehen in FC die aktuellen Daten aus der externen Datenbank zur Verfügung. Datensätze werden zu verschiedenen Zeitpunkten aktualisiert:
  • Eine Aktualisierung kann vom Benutzer im Document Definition Editor gestartet werden.
  • Eine Aktualisierung kann nach Ablauf einer bestimmten Zeit seit der letzten Aktualisierung erfolgen, wenn der Batch auf der Administrator Station oder der Operator Station von FC Standalone oder auf der Project Setup Station von FC Distributed geöffnet wird. Dieser Zeitraum kann geändert werden.
  • Eine Aktualisierung kann ausdrücklich von einem Benutzer des Processing Server oder einer voll ausgestatteten Station gestartet werden (d. h. einer FlexiCapture-Station mit Zugriff auf alle Programmfunktionen, die nur im lokalen Netzwerk verwendet werden kann) oder nach einem Zeitplan, der auf dem Processing Server oder auf der Project Setup Station eingerichtet wurde.

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Aktualisieren von Datensätzen im Document Definition-Editor

  1. Öffnen Sie das Menü Document Definition und klicken Sie auf Document Definition Properties…
  2. Wechseln Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld zur Registerkarte Data Sets.
  3. Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Update.

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Datensätze aktualisieren, wenn Batches geöffnet werden

Um automatische Aktualisierungen zu aktivieren, öffnen Sie die Eigenschaften des Datensatzes, wählen Sie das Aktualisierungsintervall aus und geben Sie den Zeitraum zwischen den Aktualisierungen an. Eine Aktualisierung wird ausgelöst, wenn seit der letzten Aktualisierung eine bestimmte Zeit vergangen ist und der Batch auf einer beliebigen Station der Standalone-Version oder auf der Project Setup Station in der Distributed-Version von FlexiCapture geöffnet wird. Einige Stationen haben keinen Zugriff auf die externe Datenbank, sodass ihre Datensätze nicht aktualisiert werden können. Die Aktualisierung von Datensätzen auf Stationen kann deaktiviert werden, indem Sie im Dialogfeld Options unter Document Processing die Option Update data sets when batch is opened deaktivieren oder den folgenden Registrierungsunterschlüssel bearbeiten: [HKEY_CURRENT_USER\Software\ABBYY\FlexiCapture\12.0\Controller] “DisableCacheUpdate”=“1”.

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Datensatzaktualisierungen planen

In FC Distributed können Datensatzaktualisierungen über die Befehlszeile auf dem Processing Server oder auf einer beliebigen voll ausgestatteten Station angestoßen werden (mit Ausnahme von Remote-Stationen und Web-Stationen). Dies ist nur möglich, wenn der Processing Server oder die Station Zugriff auf die Datei FlexiBr.exe oder FlexiBrSvc.exe hat. Verwenden Sie den folgenden Befehl, um Datensätze zu aktualisieren: update dataset <Projektpfad> [<Name der Document Definition>] [<Name des Datensatzes>], wobei
  • <Projektpfad> die URL des Projekts auf dem Application Server von FC ist, z. B. https://<ApplicationServer>/ProjectId, wobei <ApplicationServer> der Name des Computers ist, auf dem der Application Server installiert ist. Diese URL kann im Eigenschaftendialog des Projekts auf der Project Setup Station kopiert werden.
  • <Name der Document Definition> ist der Name der Document Definition, zu der der Datensatz gehört.
  • <Name des Datensatzes> ist der Name des Datensatzes, der aktualisiert werden muss.
Nur Administratoren und der Benutzer der Project Setup Station können diesen Befehl in FC verwenden. Beispiel für einen Befehl, der auf dem Processing Server ausgeführt werden kann, um den Datensatz Vendors zu aktualisieren: 
FlexiBRSvc.exe please update dataset "https://myAppServer/ProjectId/ProjectName" "Invoice" "Vendors"
Dieser Befehl aktualisiert den Datensatz auf dem Processing Server. Voll ausgestattete Stationen verwenden jedoch weiterhin ihre lokale Kopie des Datensatzes, bis sie neu gestartet werden. Processing Stations, die als Windows-Services ausgeführt werden, aktualisieren ihre lokalen Kopien des Datensatzes jedes Mal im Hintergrund, bevor sie den Recognition-Prozess starten. Sie können auch die Windows-Taskplanung verwenden, um festzulegen, dass der Datensatz planmäßig aktualisiert wird.

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Zusammenführen von Daten bei der Aktualisierung eines Datensatzes

FC ermöglicht Operatoren, Datensätze während der Verarbeitung zu bearbeiten. Insbesondere können FC-Benutzer neue Vendor- und Geschäftsbereichsdaten hinzufügen und vorhandene Daten ändern. Diese Änderungen werden nicht in die externe Datenbank übernommen. Die externe Datenbank kann unabhängig davon bearbeitet werden. Datensätze werden wie folgt aktualisiert:

Vorhandene Datensätze

  • Alle von Benutzern vorgenommenen Änderungen bleiben erhalten
  • Alle an der externen Datenbank vorgenommenen Änderungen werden in den Datensatz übernommen

Neue Datensätze

  • Von Operatoren neu erstellte Datensätze werden gelöscht
  • Neue Datensätze aus der externen Datenbank werden in den Datensatz übernommen

Gelöschte Datensätze

  • Als gelöscht markierte Datensätze des Datensatzes werden nicht wiederhergestellt
  • Datensätze, die in der externen Datenbank gelöscht wurden, werden aus dem Datensatz gelöscht

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Ersetzen von Daten in einem Datensatz durch Daten aus einer externen Datenbank

Wenn die Operatoren keine Änderungen am Datensatz vornehmen, werden bei jeder Aktualisierung alle darin enthaltenen Daten durch Daten aus der externen Datenbank ersetzt. Wenn die Operatoren den Datensatz jedoch ändern, kann der Administrator ihn mit Daten aus der externen Datenbank überschreiben und dadurch alle von den Operatoren vorgenommenen Änderungen löschen. Gehen Sie wie folgt vor, um den Datensatz erneut zu verbinden:
  1. Öffnen Sie die Registerkarte Data Sets im Dialogfeld Properties der Document Definition und wählen Sie den Datensatz aus, den Sie erneut verbinden möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Set Up….
  3. Geben Sie die Verbindungszeichenfolge an, wählen Sie ein Schema und eine Tabelle aus, und geben Sie die Spalten für das Matching an.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Vendor- und Geschäftsbereich-Datenbanken.

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Mit Skripten Datensätze aktualisieren

Weitere Informationen finden Sie unter Skript zum Aktualisieren von Datensätzen.