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ABBYY FlexiCapture (oder das System) extrahiert Daten aus Dokumenten, die in Dokumentströmen eingehen. Daher wird die Leistung anhand der pro Zeiteinheit verarbeiteten Volumina gemessen. Um das System auszulegen, definieren Sie die Zielleistung mithilfe von Leistungskennzahlen. Die erforderliche Verarbeitungszeit wird durch interne Verfahren, Service-Level-Agreements und die Anforderungen der Geschäftsprozesse eines Kundenunternehmens festgelegt. Die Verarbeitungsvolumina basieren auf früheren Daten und Trends der Geschäftsentwicklung oder auf dem Geschäftsplan eines Unternehmens. Gelegentliche oder saisonale Volumensprünge können beispielsweise durch erfolgreiche Werbekampagnen oder das Ende des Geschäftsjahres auftreten. Diese Parameter bestimmen die Systemlast:
  • Durchschnittliche Batch-Größe in Seiten
  • Farbmodus von Dokumentbildern: Farbe, Graustufen, Schwarz-Weiß
  • Seiten pro Tag (24 Stunden), Durchschnitt/Spitzenwert
  • Seiten pro Stunde, Durchschnitt/Spitzenwert
  • Durchschnittliche Dokumentgröße in Seiten
  • Anzahl der Scan-Operatoren
  • Anzahl der Verifizierungsoperatoren
  • Speicherzeit von Dokumenten

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Durchschnittliche Batch-Größe

Ein Batch bezeichnet eine Gruppe zusammengehöriger Dokumente, die gemeinsam verarbeitet werden. Zum Beispiel reicht ein Kunde ein Dutzend Dokumente zur Verarbeitung ein, alle in derselben Anfrage, weil Abgleiche und die Geschäftslogik eine getrennte Verarbeitung nicht zulassen.

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Farbmodus von Dokumentbildern

Dokumentbilder gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Größen, zum Beispiel als:
  • gescannte Kopien in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß
  • Fotos in unterschiedlichen Auflösungen
  • E-Mail-Anhänge, wie etwa Vektor-PDF-Dateien
Der Farbmodus von Dokumentbildern hängt von Folgendem ab:
  • Der Möglichkeit, Eingabedaten zu steuern und zu verändern. Beispiel: Wenn FlexiCapture-Clients zum Scannen verwendet werden, kann ein Unternehmen für alle eingehenden Dokumente denselben Scanmodus (Farbmodus) festlegen.
  • Anforderungen an die Langzeitspeicherung. Beispiel: Gemäß Unternehmensrichtlinien dürfen alle Dokumente 5 Jahre lang nur als Graustufenbilder gespeichert werden. In diesem Fall können FlexiCapture-Clients Farbbilder bereits beim Scannen in Graustufenbilder umwandeln.
Unternehmen sind häufig verpflichtet, eingehende Dokumente in ihren ursprünglichen Formaten zu speichern. Dennoch können sie in der Regel abschätzen, welche Formate zu erwarten sind, und Beispielbilder bereitstellen. Das kostspieligste Szenario sind ausschließlich farbige Dokumentbilder, da sie sowohl die Kosten für die Netzwerkübertragung als auch für die Dateispeicherung erhöhen.

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Seiten pro Tag und Seiten pro Stunde

Durchschnitts- und Spitzenleistung geben die Anzahl der Seiten an, die in einem vom Unternehmen festgelegten Zeitraum, beispielsweise 1 Stunde oder 24 Stunden, verarbeitet werden. Zählen Sie Farb-, Graustufen- und Schwarz-Weiß-Seiten getrennt.
  • Geben Sie genaue Zeitintervalle an. 24 Stunden ist besser als 1 Tag, da dies als ein Arbeitstag von nur 8 bis 12 Stunden missverstanden werden kann.
  • Wählen Sie für Sie aussagekräftige Intervalle, damit Sie leicht erkennen können, ob das System Ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht.
Für einen Kunden ist beispielsweise die Schätzung 1000 Seiten in 24 Stunden ein besserer Richtwert als 0.01 Seiten pro Sekunde. Schätzen Sie das Verarbeitungsvolumen in Seiten statt in Dokumenten, da Dokumente erheblich unterschiedlich groß sein können. Gleichzeitig lässt sich die durchschnittliche Seitenzahl von Dokumenten eines Typs in der Regel leicht abschätzen. Eine Rechnung kann beispielsweise 1 Seite oder mehr als 100 Seiten umfassen, hat aber typischerweise durchschnittlich 3 Seiten. Rechnen Sie die Werte abschließend in die zur Berechnung der Hardwareleistung üblichen Bytes und Bits pro Sekunde um. Verwenden Sie für jeden Farbmodus diese typischen A4-Seitengrößen: Für eine genauere Schätzung ist eine Stichprobe tatsächlicher Dokumente erforderlich. Kombinieren Sie die typische Seitengröße für jeden Farbmodus mit der durchschnittlichen und maximalen Anzahl von Seiten pro Tag oder Stunde. Schätzen Sie daraus den durchschnittlichen und maximalen Eingabefluss in Bytes pro Sekunde.

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Anzahl der Benutzer

Dies ist die Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig auf das System zugreifen, während die Dokumentenverarbeitung läuft. Es gibt zwei Arten von Benutzern:
  • Scan-Operatoren scannen, prüfen und bearbeiten Dokumentbilder und übergeben sie dann an den Application Server.
  • Verifizierungsoperatoren überprüfen und korrigieren extrahierte Daten, laden Bilder vom Application Server herunter und senden die korrigierten Daten an den Application Server.

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Speicherzeit von Dokumenten

Die Speicherzeit von Dokumenten hat großen Einfluss auf die Systemkonfiguration und die Hardwarekosten, weil längere Speicherzeiten einen größeren FileStorage erfordern. Die Speicherzeit von Dokumenten im System ist ein wichtiger Parameter; sie sollte nicht mit der Speicherzeit von Dokumenten innerhalb der Organisation verwechselt werden. Die durchschnittliche Speicherzeit von Dokumenten im System entspricht häufig der durchschnittlichen Verarbeitungszeit. Wenn mehrere Verarbeitungsstufen mit manuellen Schritten beteiligt sind, kann sie mitunter Wochen betragen. Manchmal entspricht sie der durchschnittlichen Verarbeitungszeit plus der Zeit für die Speicherung von Bildern und Daten in der Verarbeitungsstufe Processed. FlexiCapture betrachtet ein Dokument als verarbeitet, sobald es in das ERP-System des Unternehmens exportiert wurde. Die Verarbeitung innerhalb der Organisation kann zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen sein. Das Dokument kann daher erneut an eine der anfänglichen Verarbeitungsstufen im System gesendet werden. Aus diesem Grund werden Dokumente mit dem Status Processed (das heißt Dokumentbilder und erfasste Daten) in FlexiCapture gespeichert, bis:
  • Sie alle Geschäftsprozesse durchlaufen haben
  • Sie in den Unternehmensarchiven abgelegt sind
FlexiCapture ist kein Archivierungssystem. Eine typische Speicherzeit für ein Dokument im System beträgt 2 Wochen.