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  • FCFORINVOICES es una solución de software inteligente y fácil de usar para el procesamiento de facturas. Sustituye las tareas de introducción manual de datos, que requieren mucho tiempo, por una captura de datos transparente, controlable, eficiente y automatizada basada en tecnologías inteligentes de análisis de documentos y reconocimiento de caracteres.
  • FCFORINVOICES se basa en la potente plataforma FC e incluye funcionalidades adicionales, configuraciones predefinidas, Reglas de Validación, búsquedas avanzadas en bases de datos y mejoras de la UI específicamente adaptadas al procesamiento de facturas.
  • FCFORINVOICES es una solución lista para usar, capaz de identificar campos de datos en la gran mayoría de las facturas, lo que le permite empezar a procesarlas de inmediato. La tecnología inteligente Auto-Training sobre la marcha mejora la extracción de datos de facturas con diseños no estándar.
  • FCFORINVOICES incluye Reglas de Validación específicas de cada país, comprobaciones lógicas y aritméticas adaptables, y puede cotejar los datos capturados con las bases de datos de la empresa para garantizar el cumplimiento legal y la coherencia de los datos, facilitar la aprobación de facturas y detectar errores de facturación. La configuración flexible del programa le permite ajustar el flujo de trabajo de procesamiento de acuerdo con los requisitos específicos de negocio de su empresa e implementar el procesamiento directo de las facturas que hayan superado correctamente todas las Reglas de Validación automáticas, lo que permite al personal de verificación centrarse en aquellos documentos que realmente requieren su atención.

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El proceso de captura de facturas

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  1. Captura de imágenes
Hay varias formas de suministrar imágenes de facturas al programa:
  • Escaneo de facturas en papel
    • Descarga de imágenes de facturas desde una bandeja de entrada de correo electrónico
    • Descarga de imágenes de facturas desde una carpeta de un equipo o de un servidor FTP

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2. Reconocimiento y validación mediante reglas

Una vez introducidas, el programa reconoce automáticamente las facturas. A continuación, los datos de las facturas se validan mediante reglas y se asigna un estado a cada factura en función de los resultados. Las facturas que no requieren edición reciben el estado Valid y están listas para su exportación.

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3. Verificación y corrección de errores

Las facturas con un estado distinto de Valid deben ser revisadas por un operador. Los operadores revisan estos documentos y corrigen los errores y las advertencias generados por las reglas de comprobación. Cuando se han corregido todas las incidencias, una factura recibe el estado Valid. Los operadores también pueden confirmar los estados asignados automáticamente. El estado de una factura puede cambiarlo manualmente un operador, que debe especificar el motivo del cambio de estado. Si el programa no logra localizar campos en las facturas de forma sistemática, los operadores pueden entrenarlo durante el proceso de captura de documentos.

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4. Exportación de datos

La exportación de datos es la etapa final del procesamiento, durante la cual los datos se exportan según lo especificado en la configuración del programa. Los documentos con distintos estados pueden exportarse de diferentes maneras; por ejemplo, los documentos con los estados Valid y Exception pueden exportarse a una carpeta distinta de la de los documentos con el estado Rejected. Se pueden configurar varios destinos de exportación, y las facturas pueden exportarse a cada uno de ellos. Si el estado de una factura se cambió manualmente, también se exporta el motivo del cambio de estado indicado por el operador. El programa admite la exportación a archivos de datos y de imagen, bases de datos compatibles con ODBC y Microsoft SharePoint. Su API de uso sencillo permite integrarlo con cualquier sistema. Puede obtener más información sobre la captura de facturas con FCFORINVOICES en Cómo capturar facturas.

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Configuración de FCFORINVOICES

FCFORINVOICES incluye un proyecto preconfigurado listo para usar. Antes de poder comenzar a capturar facturas, debe proporcionar al programa datos sobre proveedores y unidades de negocio. El programa utiliza estos datos para localizar y reconocer los campos que contienen datos del proveedor o de la unidad de negocio en la imagen de la factura. Si no se proporcionan datos del proveedor ni de la unidad de negocio, un operador tendrá que especificar manualmente la ubicación de estos campos. En ese caso, los datos reconocidos se guardarán y se utilizarán durante el procesamiento de facturas de ese proveedor o unidad de negocio. Aunque FCFORINVOICES está preconfigurado y listo para usar, puede especificar varios ajustes adicionales:
  • Puede agregar más campos a la lista de campos que deben extraerse de la factura. Estos campos pueden incluir campos predefinidos deshabilitados de forma predeterminada, así como cualquier otro campo.
  • El conjunto de reglas se puede adaptar a distintas organizaciones y legislaciones.
  • Las facturas de un proveedor concreto pueden tener diseños no estándar, lo que da lugar a una calidad de captura de datos insatisfactoria. FCFORINVOICES se puede entrenar para mejorar la calidad de los datos capturados de esas facturas.
  • Las facturas capturadas se pueden cotejar con órdenes de compra.
Puede obtener más información sobre la configuración de FCFORINVOICES en Cómo configurar un proyecto de captura de facturas.
Para usar FC, necesita la licencia de FC adecuada. Para obtener más información sobre las licencias, consulte Parámetros de la licencia.