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Antes de empezar a procesar facturas, deberá:
  1. Crear un proyecto nuevo. Abra el menú Archivo y seleccione New Project… En la lista desplegable Project type, seleccione Invoice Processing (Au-NZ), Invoice Processing (CA), Invoice Processing (ES), Invoice Processing (EU), Invoice Processing (JP) o Invoice Processing (US) como tipo de proyecto, según la ubicación de la unidad de negocio (consulte Países y lenguas admitidos).
  2. Especificar un nombre para el proyecto y la ruta de la carpeta donde debe guardarse. Nota: Puede crear varios proyectos. Por ejemplo, puede tener un proyecto independiente para cada departamento o para proveedores específicos.
  3. Configurar el proyecto. Una configuración correcta del proyecto mejora la precisión de la captura de datos. A continuación se describen los ajustes que debe configurar antes de empezar a procesar.”

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Configurar perfiles de importación

El procesamiento de facturas comienza con la captura de imágenes de documentos. Hay varias formas de adquirir imágenes:
  • Un operador puede escanear documentos en papel.
  • Un operador puede agregar imágenes desde una carpeta.
  • Se puede usar un perfil de importación. Los perfiles de importación los configura un administrador e incluyen la importación desde un escáner, desde una Hot Folder y desde una bandeja de entrada de correo electrónico.
Para obtener más información sobre los perfiles de importación, consulte Perfiles de importación de imágenes.
En la versión actual de FCFORINVOICES, debe tenerse en cuenta la siguiente limitación: las facturas de varias páginas deben ensamblarse en el orden correcto, comenzando por la primera página y terminando con la última. Por este motivo, deben definirse el inicio y el final de una factura de varias páginas. Esto puede hacerse en la configuración de importación.

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Especifique la configuración regional y de idioma

Cree una lista de países de los que procederán sus facturas. Estos países determinarán las reglas de validación que se utilizarán; los formatos permitidos para números, fechas y montos; las posibles tasas impositivas y monedas; y los valores de campos especiales. También se utilizarán para determinar palabras clave que pueden ayudar al programa a detectar determinados campos.
Toda la configuración regional y de idioma está disponible en un archivo XML. Para obtener más información, consulte la edición de la configuración de procesamiento de facturas en archivos XML.

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Agregar bases de datos

Realice este paso si dispone de una base de datos de proveedores y unidades de negocio. Estas bases de datos ayudan a identificar correctamente los grupos de campos de proveedor y unidad de negocio en la factura, así como a extraer datos de ellos. Sin bases de datos, los grupos de campos de proveedor y unidad de negocio deben especificarse manualmente durante la verificación.

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Configurar los ajustes de exportación

Especifique una ruta de exportación para los datos extraídos. El proyecto ya incluye un perfil de exportación predeterminado, pero se pueden configurar otros perfiles para documentos con distintos estados. Por ejemplo, puede elegir exportar los documentos con el estado “Rejected” a una carpeta independiente.
Para obtener más información sobre los estados de los documentos y sus usos, consulte El estado de los documentos en los proyectos.

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Configuración adicional

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Entrenamiento

El Administrador puede entrenar el sistema al configurar el proyecto. Si las pruebas muestran que la calidad de la captura de datos es insuficiente, el entrenamiento puede utilizarse para mejorarla.

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Rules

Especifique las reglas que se utilizarán para validar sus facturas.

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Captura de datos en campos adicionales

Especifique campos adicionales para la extracción de datos o cree sus propios campos personalizados.

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Emparejamiento con órdenes de compra

Configure el emparejamiento automático de los campos de la factura con las órdenes de compra.

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Opciones adicionales para Operadores

Habilite el entrenamiento durante el procesamiento de facturas o permita que los Operadores añadan o editen registros de proveedores y unidades de negocio.

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Actualización de la Definición de Document predefinida

Actualice los proyectos existentes cuando se lance una nueva versión de FC (la configuración personalizada y las modificaciones se conservarán siempre que sea posible).

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Análisis de direcciones

Analice las direcciones para exportarlas a un sistema back-end. Se pueden identificar los siguientes componentes: código postal (ZIP Code), país, ciudad y Street. El campo Street puede contener información adicional, como el número de casa, el número de apartamento, el apartado postal, etc.

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Configuración de la interfaz gráfica de usuario de FCFORINVOICES:

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Configurar la apariencia del formulario del documento

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Localice la Definición de Document

Traduzca las etiquetas de los campos, los nombres de los botones, las descripciones emergentes y otros textos del formulario de datos; traduzca los mensajes de error.

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Configuración de la estación de trabajo

El cuadro de diálogo Opciones le permite:
  • Elegir qué datos se almacenan en el registro y especificar cuándo deben mostrarse las descripciones emergentes
  • Definir métodos abreviados de teclado
  • Cambiar los colores de la interfaz
  • Cambiar la configuración de reconocimiento automático
  • Configurar la visualización de los cuadros de diálogo
¡Importante! Todos los cambios realizados en el cuadro de diálogo Opciones se almacenan localmente y no se verán afectados al cambiar o actualizar el proyecto.