Una vez que las facturas se introducen en el programa, se reconocen automáticamente y luego se validan mediante un conjunto de reglas de validación. Después de aplicar las reglas, se asignará un estado a cada factura.
Los estados de las facturas se asignan automáticamente en función del conjunto de reglas ya creado (consulte Reglas disponibles).
Los documentos con el estado Valid pueden exportarse sin necesidad de verificación.
Las facturas con otros estados deben ser revisadas primero por el Operador. El Operador examina cada documento y corrige cualquier error o advertencia generados por las reglas. Una vez corregidos los errores y las advertencias de una factura, su estado cambiará a Valid. El Operador también puede optar por aceptar un estado asignado automáticamente o asignar un estado manualmente, indicando los motivos en el campo de comentarios.
Si el programa no detecta sistemáticamente ciertos campos en imágenes de facturas, el Operador puede entrenarlo durante el proceso indicando las posiciones correctas de los campos en la imagen actual.
Los documentos con distintos estados pueden exportarse a distintos destinos para su procesamiento posterior en su software financiero. Los comentarios proporcionados por el Operador al cambiar el estado también serán visibles en su software financiero.
Deshabilitar los estados de factura
- los campos Status y Reason desaparecen del formulario de datos y ya no se pueden editar en el editor de Definición de Document
- la columna Invoice Status permanece vacía después del reconocimiento
Estos cambios no interferirán con el funcionamiento de las reglas predefinidas que afectan a los estados del documento.
Cuando se deshabilitan los estados de factura, la exportación basada en estados no funcionará (asegúrese de desactivar la opción Field condition en la configuración del perfil de exportación). Tampoco funcionarán las reglas activadas por estados.
- En el menú principal del editor de Definición de Document, haga clic en Definición de Document → Propiedades de Definición de Document…
- En el cuadro de diálogo de propiedades de la factura, haga clic en la pestaña Configuración de Definición de Document.
- Haga clic en el botón Edit… del grupo Additional Fields and Features.
- En el cuadro de diálogo Document Definition Features, desactive la opción Invoice status.
El Operador puede ignorar los errores y advertencias emitidos por las reglas y asignar manualmente un estado a una factura. Al hacerlo, el Operador deberá escribir un comentario o seleccionar un motivo de una lista de motivos predefinidos.
- En el menú Project, seleccione Definiciones de Document…
- En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Editar…
- En el menú Definición de Document, seleccione Propiedades de Definición de Document…
- En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Configuración de Definición de Document.
- Haga clic en Editar… junto al grupo Estado de la Actividad Output para el procesamiento de facturas. Se abrirá el cuadro de diálogo Motivos para el cambio de estado.
Edición de la lista de motivos predefinidos:
Permitir que los operadores indiquen sus propios motivos:
Configuración de la exportación según el estado
Reglas que afectan al estado de una factura
- En el menú Definición de Document, seleccione Propiedades de la Definición de Document…
- En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Rules.
Una regla puede afectar al estado de una factura.
Para hacer que una regla afecte al estado de las facturas, agregue el prefijo (Rejected) o (Exception) a su nombre. Los errores emitidos por una regla con ese prefijo harán que se asigne el estado correspondiente a una factura que haya fallado. Puede agregar un prefijo de cambio de estado a una regla tanto al crear una nueva regla como al editar una existente. 