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FCFORINVOICES usa reglas para validar facturas automáticamente. Tras la validación, a cada factura se le asigna un estado y se genera una lista de errores y advertencias, lo que permite al Operador decidir si la factura debe verificarse manualmente. Al verificar una factura en el editor de documentos, el Operador ve la lista de errores detectados por las reglas y puede usarla para navegar y revisar los campos con errores. ABBYY FlexiCapture for Invoices ya incluye reglas de validación predefinidas para facturas de uso habitual en distintos países (consulte Reglas). Los usuarios pueden modificar o eliminar las reglas existentes y crear nuevas reglas personalizadas.

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Algunas características específicas de las reglas en FCFORINVOICES

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo trabajar con las reglas en FC, consulte Reglas. Las reglas de FCFORINVOICES tienen las siguientes características específicas:
Para que una regla afecte al estado de un documento, debe tener el prefijo correspondiente en su nombre. Las reglas cuyos nombres comienzan por (Exception) o (Rejected) cambiarán el estado de una factura a Exception o Rejected si la regla detecta errores en esa factura.
Para implementar esta función, utilice condiciones para aplicar las reglas. Para obtener más información, consulte Reglas.Las reglas detectan el país de una factura en función del país de la unidad de negocio a la que se ha emitido la factura.Si un determinado tipo de validación solo es relevante para determinados países, en las condiciones de la regla solo deben especificarse esos países. Por el contrario, si deben validarse las facturas de todos los países excepto las de un país concreto, asegúrese de excluir ese país en las condiciones de la regla (la condición debe aplicar la regla solo si el valor del país de la unidad de negocio no coincide con el nombre del país excluido).

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Cómo usar la lista de reglas

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Ver la lista completa de reglas

Para ver todas las reglas configuradas para el proyecto:
  1. En el menú Definición de Document, seleccione Propiedades de Definición de Document…
  2. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Reglas.
  3. En la lista Mostrar reglas, seleccione propias de Definición de Document y sus elementos secundarios.
Para ver todas las reglas que se aplicarán a las facturas de un país concreto, por ejemplo, Alemania, use el filtro.
  1. En el cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document, haga clic en la pestaña Reglas y, a continuación, en el botón Filtro…
  2. En el cuadro de diálogo Filtro, seleccione Si esta condición es verdadera y luego, en el campo Invoice Layout\BU\Country, seleccione el campo deseado, que define el país de la unidad de negocio.
  3. Seleccione la condición Overlaps with set en la lista desplegable.
  4. Use el botón Seleccionar… para especificar los países necesarios en el campo de abajo. Se abrirá un cuadro de diálogo Valor de campo, donde debe seleccionar los países para los que desea mostrar las reglas. Para Alemania, por ejemplo, seleccione DE.
  5. Haga clic en Aceptar.
Ahora la lista mostrará todas las reglas que se aplicarán a las facturas del país especificado en el filtro.Tenga en cuenta que la condición que activa una regla se muestra en la columna Aplicar regla.
Puede usar los siguientes criterios de filtrado para encontrar una regla:
  • nombre de la regla
  • nombre de un campo al que hace referencia la regla
  • condición que activa la regla
  1. En el cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document, haga clic en la pestaña Reglas y, a continuación, en el botón Filtro…
  2. En el cuadro de diálogo Filtro, puede seleccionar el nombre de la regla que desea encontrar (los nombres se muestran en orden alfabético), seleccionar un campo al que hace referencia la regla o especificar la condición que la activa.
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo usar el filtro, consulte Rules.

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Crear nuevas reglas

Para crear una nueva regla:
  1. En el menú Definición de Document, seleccione Propiedades de la Definición de Document…
  2. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Reglas.
  3. En la lista Mostrar reglas, seleccione pertenecientes a la Definición de Document y a sus elementos secundarios.
  4. Seleccione el campo donde se almacenará la regla. Esto puede afectar al funcionamiento de algunas reglas (p. ej., a cómo se generan sus mensajes de error). Si tiene dudas sobre qué campo elegir, seleccione el nodo superior, es decir, Invoice Layout.
  5. Haga clic en Nueva regla…
  6. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione uno de los tipos de regla estándar o seleccione Script, que le permite escribir su propia regla.
Para obtener información detallada sobre cada tipo de regla y sobre cómo crearlas, consulte Reglas.
Las instrucciones siguientes son específicas para crear reglas en FCFORINVOICES.
  1. Después de seleccionar un tipo de regla, debe especificar:
    1. Name El nombre de la regla debe reflejar el tipo de validación que realiza. Los errores generados por la regla se mostrarán al Operador con el siguiente formato: Nombre de la regla: Mensaje de error. Si desea que la regla afecte al estado de las facturas, anteponga a su nombre (Exception) o (Rejected), según el estado que quiera asignar a una factura si la regla detecta un error.
    2. Gravedad Los indicadores de gravedad ayudan al Operador a revisar los errores y advertencias y a decidir qué facturas deben verificarse manualmente. La exportación de datos también puede depender del indicador de gravedad. Por ejemplo, puede:
      • exportar a su base de datos de trabajo los documentos que no tengan errores de regla pero sí advertencias de regla
      • exportar a una carpeta de excepciones los documentos que tengan errores de regla
      • prohibir por completo la exportación de documentos con errores
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar la exportación en función de la gravedad de una regla, consulte Reglas.
  1. Si la regla debe estar habilitada después de su creación (opción La regla está habilitada)
  2. En este paso debe especificar la condición para aplicar la regla. Normalmente, esta condición se define por el valor del campo Invoice Layout\BU\Country. De forma predeterminada, la regla siempre se aplicará (Apply rule=always). Si desea que la regla se aplique solo en determinadas condiciones:
    1. En la lista Apply rule, seleccione on condition.
    2. Haga clic en Edit… para modificar la condición.
    3. Seleccione el campo cuyo valor activará la regla (Invoice Layout\BU\Country).
    4. Especifique la condición y, si corresponde, los valores permitidos y prohibidos. Ejemplo 1. La regla debe aplicarse a las facturas alemanas. Seleccione la condición Belongs to set, haga clic en Add y agregue el valor DE. Ejemplo 2. Las reglas deben aplicarse a todas las facturas excepto a las alemanas y francesas. Seleccione la condición Does not belong to set, haga clic en Add y agregue los valores DE, FR.
  3. En este paso, debe configurar la regla. Para obtener información detallada, consulte Reglas.

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Deshabilitar una regla

Para deshabilitar una regla configurada previamente:
  1. Busque la regla en la lista (consulte arriba).
  2. Desmarque la casilla de la columna Enabled situada junto a esta regla. También puede hacer doble clic en la regla para abrir su cuadro de diálogo Propiedades y desmarcar la opción Enabled de la regla en la pestaña General.
Si está seguro de que ya no necesitará una regla, puede eliminarla. Para eliminar una regla:
  1. Busque la regla en la lista (consulte arriba).
  2. Seleccione la regla haciendo clic en su nombre en la lista y, a continuación, haga clic en Delete.