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FlexiCapture for Invoices usa reglas para validar facturas automáticamente. Tras la validación, a cada factura se le asigna un estado y se genera una lista de errores y advertencias, lo que permite al Operador decidir si la factura debe verificarse manualmente. Al verificar una factura en el editor de documentos, el Operador ve la lista de errores detectados por las reglas y puede usarla para navegar y revisar los campos con errores. ABBYY FlexiCapture for Invoices ya incluye reglas de validación predefinidas para facturas de uso habitual en distintos países. Para obtener más información, consulte Reglas disponibles. Los usuarios pueden modificar o eliminar las reglas existentes y crear nuevas reglas personalizadas.

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Características específicas de las reglas en FlexiCapture for Invoices

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo trabajar con las reglas en FlexiCapture, consulte Validación de reglas. Las reglas de FlexiCapture for Invoices tienen las siguientes características específicas:

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Las reglas pueden afectar al estado de un documento

Para que una regla afecte al estado de un documento, debe tener el prefijo correspondiente en su nombre. Las reglas cuyos nombres comienzan por (Exception) o (Rejected) cambian el estado de una factura a Exception o Rejected si la regla detecta errores en esa factura.

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Las reglas pueden aplicarse a un determinado conjunto de países

Para implementar esta función, utilice condiciones para aplicar las reglas. Para obtener más información, consulte Validación de reglas. Las reglas detectan el país de una factura en función del país de la unidad de negocio a la que se ha emitido la factura. Si un determinado tipo de validación solo es relevante para determinados países, en las condiciones de la regla solo deben especificarse esos países. Por el contrario, si deben validarse las facturas de todos los países excepto las de un país concreto, asegúrese de excluir ese país en las condiciones de la regla (la condición debe aplicar la regla solo si el país de la unidad de negocio no coincide con el nombre del país excluido).

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Usa la lista de reglas

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Ver la lista completa de reglas

Para ver todas las reglas definidas en el proyecto:
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Abrir las Propiedades de Definición de Document

En el menú Definición de Document, selecciona Propiedades de Definición de Document….
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Abrir la pestaña Reglas

En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en la pestaña Reglas.
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Mostrar todas las reglas

En la lista Mostrar reglas, selecciona pertenecientes a la Definición de Document y a sus elementos secundarios.
Para ver todas las reglas que se aplican a las facturas de un país determinado (por ejemplo, Alemania), usa el filtro.

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Configurar un filtro

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Abrir el filtro

En el cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document, haga clic en la pestaña Reglas y, a continuación, en el botón Filtro….
2

Seleccionar el campo de país

En el cuadro de diálogo Filtro, seleccione Si esta condición se cumple y, a continuación, seleccione el campo Invoice Layout\BU\Country, que define el país de la unidad de negocio.
3

Establecer la condición

Seleccione la condición Se superpone con el conjunto en la lista desplegable.
4

Elegir los países

Use el botón Seleccionar… para especificar los países necesarios en el campo de abajo. Se abrirá el cuadro de diálogo Valor de campo, en el que podrá seleccionar los países para los que desea mostrar las reglas. Para Alemania, por ejemplo, seleccione DE.
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Aplicar el filtro

Haga clic en OK.
La lista ahora muestra todas las reglas que se aplican a las facturas del país que especificó en el filtro.
La condición que activa una regla se muestra en la columna Aplicar regla.

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Buscar una regla en la lista

Puede usar los siguientes criterios de filtrado para encontrar una regla:
  • Nombre de la regla
  • El nombre de un campo al que hace referencia la regla
  • La condición que activa la regla
1

Abrir el filtro

En el cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document, haga clic en la pestaña Reglas y, a continuación, en el botón Filtro….
2

Especificar los criterios

En el cuadro de diálogo Filtro, puede seleccionar el nombre de la regla que desea encontrar (los nombres se muestran en orden alfabético), seleccionar un campo al que hace referencia la regla o especificar la condición que la activa.
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo usar el filtro, consulte Validación de reglas.

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Crear nuevas reglas

Para crear una nueva regla:
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Abrir las propiedades de Definición de Document

En el menú Definición de Document, seleccione Propiedades de Definición de Document….
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Abrir la pestaña Reglas

En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Reglas.
3

Mostrar todas las reglas

En la lista Mostrar reglas, seleccione pertenecientes a la Definición de Document y a sus elementos secundarios.
4

Seleccionar el campo

Seleccione el campo donde se almacena la regla. Esto puede afectar al funcionamiento de algunas reglas (por ejemplo, a cómo se generan sus mensajes de error). Si tiene dudas sobre qué campo elegir, seleccione el nodo superior, es decir, Invoice Layout.
5

Agregar una nueva regla

Haga clic en New Rule….
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Elegir el tipo de regla

En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione uno de los tipos de regla estándar o Script, que le permite escribir su propia regla.
Para obtener información detallada sobre cada tipo de regla e instrucciones para crearlas, consulte Validación de reglas.
Los pasos siguientes son específicos de la creación de reglas en FlexiCapture for Invoices:
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Especificar las propiedades de la regla

Después de seleccionar un tipo de regla, especifique lo siguiente:
  • Name — El nombre debe reflejar el tipo de validación que realiza la regla. Los errores generados por la regla se muestran al Operador con el formato Rule name: Error message. Para que la regla afecte al estado de las facturas, anteponga a su nombre (Exception) o (Rejected), según el estado que quiera asignar a una factura si la regla detecta un error.
  • Severity — Las marcas de gravedad ayudan al Operador a revisar los errores y las advertencias, y a decidir qué facturas verificar manualmente. La exportación de datos también puede depender de la marca de gravedad. Por ejemplo, puede:
    • Exportar a su base de datos de trabajo documentos que no tengan errores de reglas, pero sí advertencias de reglas.
    • Exportar a una carpeta de excepciones documentos que tengan errores de reglas.
    • Prohibir por completo la exportación de documentos con errores.
    Para obtener más información sobre cómo configurar la exportación según la gravedad de una regla, consulte Validación de reglas.
  • Rule is enabled — Indica si la regla queda habilitada después de crearla.
2

Especificar la condición para aplicar la regla

Normalmente, esta condición se define por el valor del campo Invoice Layout\BU\Country. De manera predeterminada, la regla siempre se aplica (Aplicar regla = always). Para aplicar la regla solo en determinadas condiciones:
  1. En la lista Aplicar regla, seleccione on condition.
  2. Haga clic en Edit… para modificar la condición.
  3. Seleccione el campo cuyo valor activa la regla (Invoice Layout\BU\Country).
  4. Especifique la condición y, si corresponde, los valores permitidos y prohibidos.
Ejemplo 1. La regla debe aplicarse a las facturas alemanas. Seleccione la condición Belongs to set, haga clic en Add y agregue el valor DE.Ejemplo 2. La regla debe aplicarse a todas las facturas excepto a las alemanas y francesas. Seleccione la condición Does not belong to set, haga clic en Add y agregue los valores DE y FR.
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Configurar la regla

Para obtener información detallada, consulte Validación de reglas.

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Deshabilitar o eliminar una regla

Para deshabilitar una regla configurada previamente:
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Busque la regla

Busque la regla en la lista. Para obtener más información, consulte Buscar una regla en la lista.
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Desactive la opción Habilitado

Desmarque la casilla de la columna Habilitado junto a la regla. También puede hacer doble clic en la regla para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y desactivar la opción Regla habilitada en la pestaña General.
Si está seguro de que ya no necesita una regla, puede eliminarla. Para eliminar una regla:
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Busque la regla

Busque la regla en la lista. Para obtener más información, consulte Buscar una regla en la lista.
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Elimínela

Seleccione la regla haciendo clic en su nombre en la lista y haga clic en Delete.