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Una orden de compra (PO) es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor, en el que se indican los tipos, las cantidades y los precios acordados de los productos o servicios que el vendedor suministrará al comprador. Una factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador, en el que se indican los productos, las cantidades y los precios acordados de los productos o servicios que el vendedor ha suministrado al comprador. Muchas empresas llevan un control de las órdenes de compra. Las facturas emitidas por los proveedores contienen los números de las órdenes de compra correspondientes. Al procesar facturas, puede comparar los productos y servicios indicados en ellas con los indicados en las órdenes de compra correspondientes. Esto puede ser útil, por ejemplo, si desea omitir la etapa de verificación para las facturas que coincidan con una orden de compra confirmada previamente. De forma predeterminada, el emparejamiento de facturas con órdenes de compra está deshabilitado.

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Habilitar la comparación de las facturas con órdenes de compra

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Activar la función en FlexiCapture for Invoices

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Abrir el cuadro de diálogo Definiciones de Document

En el menú Project, seleccione Document Definitions….
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Editar la Definición de Document

En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Edit….
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Abrir las Propiedades de Definición de Document

En el menú Document Definition, seleccione Document Definition Properties….
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Abrir la Configuración de Definición de Document

En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Document Definition Settings.
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Abrir las características de la Definición de Document

Haga clic en el botón Edit… junto al grupo Additional Fields and Features para abrir el cuadro de diálogo Document Definition Features.
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Activar el emparejamiento de órdenes de compra

Seleccione la opción emparejamiento de órdenes de compra.

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Conectar una base de datos de órdenes de compra

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Abra la pestaña conjunto de datos

En la ventana principal del editor de Definición de Document, seleccione Document Definition → Propiedades de Definición de Document…. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña conjunto de datos.Un conjunto de datos es una tabla que define la estructura de los datos y que, o bien los almacena, o bien los toma de una base de datos externa.
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Configure el conjunto de datos PurchaseOrders

Seleccione Órdenes de compra en la lista y haga clic en Configurar….Tenga en cuenta la estructura de los datos conectados. Para obtener más información, consulte conjunto de datos PurchaseOrders. Si no existe una tabla de este tipo en su base de datos, es posible que deba crear una vista correspondiente con las herramientas disponibles en su software de base de datos.
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Especifique la conexión

En el cuadro de diálogo del conjunto de datos PurchaseOrders, especifique la cadena que se utilizará para conectarse a su base de datos de órdenes de compra compatible con ODBC y el esquema de datos que se va a usar; a continuación, seleccione la tabla o vista de base de datos.
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Asigne las columnas

Especifique la correspondencia entre las columnas del conjunto de datos y las de la base de datos externa.
Ahora el programa encuentra los números y los importes totales de las órdenes de compra en las facturas y los compara con los almacenados en la base de datos de órdenes de compra.

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Conectar las partidas de la orden de compra

Si es necesario, repita los dos primeros pasos de Conectar una base de datos de órdenes de compra para abrir la pestaña conjunto de datos del cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document.
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Configurar el conjunto de datos PurchaseOrdersItems

Seleccione PurchaseOrdersItems de la lista y haga clic en Set Up….Observe la estructura de los datos conectados. Para obtener más información, consulte PurchaseOrdersItems data set. El número de la orden de compra debe ser idéntico al especificado en la base de datos de órdenes de compra. La columna PurchaseOrders del conjunto de datos es obligatoria; todas las demás columnas son opcionales. Si esa tabla no existe en su base de datos, es posible que deba crear la vista correspondiente con las herramientas disponibles en el software de su base de datos.
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Especificar la conexión

En el cuadro de diálogo del conjunto de datos PurchaseOrdersItems, especifique la cadena de conexión a la base de datos de órdenes de compra compatible con ODBC y el esquema de datos que se utilizará; después, seleccione la tabla o vista de base de datos.
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Asignar las columnas

Especifique las correspondencias entre las columnas del conjunto de datos y las de la base de datos externa.
Para obtener más información, consulte Detección de los campos principales.

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Habilite la captura de las partidas de la factura

Para obtener más información, consulte Campos adicionales.

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Configurar reglas de comparación

FlexiCapture for Invoices ofrece varias reglas predefinidas. El Administrador debe habilitar las reglas necesarias para su proyecto específico. Esto puede hacerse en la pestaña Rules del cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document.
ReglaDescripciónDónde se almacenaEstado predeterminado
Comprobar el número de pedido y el montoComprueba si el número de pedido y el monto capturados de una factura corresponden a los pedidos del conjunto de datos PurchaseOrders.PurchaseOrderHabilitado
Hacer coincidir la partida de la factura con la partida del pedidoComprueba si una partida de una factura corresponde a su partida respectiva en la orden de compra. Puede especificar qué se debe comparar y cómo debe compararse.LineItemsHabilitado, si la opción de extracción Partidas está habilitada
Comprobar la cantidad de partidas de la factura con la cantidad de partidas del pedidoComprueba si el número de partidas de una factura es el mismo que el número de partidas de la orden de compra correspondiente.PurchaseOrderDeshabilitado
Comprobar si las partidas de la factura coinciden con partidas únicas del pedidoComprueba si hay varias partidas de una factura asociadas a una misma partida en la orden de compra.PurchaseOrderDeshabilitado
Recopilar partidas del pedido coincidentes (necesario para el correcto funcionamiento de PO Matching a nivel de partidas)Compila una lista de partidas de la OC que ya están asociadas con sus correspondientes partidas de factura. En caso de comparación manual, el Operador ve solo aquellas partidas de la factura para las que todavía no se ha encontrado ninguna coincidencia en la orden de compra.PurchaseOrderHabilitado

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Comparar las partidas de la factura con la orden de compra

FlexiCapture for Invoices ofrece varios métodos de comparación:
  • Compare el número y el monto de una factura con los de la orden de compra (comparación de la cabecera de la factura).
  • Compare las partidas de una factura con las de las órdenes de compra (comparación de las partidas de la factura).

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Compare las partidas de la factura con las partidas de la orden de compra

Si está seleccionado el emparejamiento de órdenes de compra, el grupo Órdenes de compra se muestra en el formulario de datos cuando verifique facturas. Para cada orden de compra encontrada en una factura, se muestra un elemento de grupo que consta de lo siguiente:
  • número de pedido
  • monto total
  • botón Details…
  • casillas Pedido comprobado
Al hacer clic en Details…, se muestran los detalles de la orden de compra (siempre que el Administrador haya conectado la base de datos correspondiente con los detalles de la orden de compra) en la parte inferior de la ventana de imagen del documento, de modo que las partidas de la factura puedan compararse fácilmente con las de la orden de compra. Para confirmar que la factura coincide con la orden de compra, el Operador puede seleccionar la casilla Pedido comprobado. Esta casilla solo puede seleccionarse manualmente. Cuando está seleccionada, indica que el Operador ha comparado los valores de los campos Número de pedido y Total de la factura con los de la orden de compra y ha confirmado la coincidencia. Una vez que el Operador haya confirmado la coincidencia, los valores de estos campos no se comprueban automáticamente mediante una regla. Si no se ha detectado una orden en la imagen y no se muestra en el formulario de datos, haga clic en el enlace Agregar instancia de ‘Orden de compra’ situado en la parte inferior del grupo Órdenes de compra. Se agrega un elemento vacío al grupo Órdenes de compra. Introduzca los valores de los campos Número de pedido y Total seleccionando los valores en la imagen o introduciéndolos manualmente. Los valores que introduzca se comprueban automáticamente mediante una regla con la base de datos de órdenes de compra.

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Comparación partida por partida

Para comparar una factura con su orden de compra, se pueden usar las partidas extraídas de la factura. Puede que el Operador también tenga que seleccionar la partida de la orden de compra correspondiente para cada partida de la factura. Si la captura de partidas está habilitada, el grupo Partidas se muestra en el formulario de datos. Este grupo contiene las partidas capturadas de la imagen de la factura. FlexiCapture empareja automáticamente las partidas de la factura con las partidas correspondientes de la orden de compra. Para emparejar partidas manualmente, el Operador hace clic en el botón dentro de la columna OrderItemId y selecciona la partida de la orden de compra en la lista que se abre. Si una partida de la factura no puede emparejarse con una partida de la orden de compra, pero sigue siendo válida, el Operador selecciona la casilla Es válido para esa partida. Según la configuración establecida por el Administrador, se realizan las siguientes comprobaciones de reglas:
  • El número de partidas de una orden de compra debe ser el mismo que el número de partidas de la factura asociadas a esa orden.
  • Todas las partidas de la factura están emparejadas con partidas diferentes de la orden de compra o han sido marcadas como válidas por el Operador.