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Una orden de compra (PO) es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor, en el que se indican los tipos, las cantidades y los precios acordados de los productos o servicios que el vendedor suministrará al comprador. Una factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador, en el que se indican los productos, las cantidades y los precios acordados de los productos o servicios que el vendedor ha suministrado al comprador. Muchas empresas llevan un control de las órdenes de compra. Las facturas emitidas por los proveedores contienen los números de las órdenes de compra correspondientes. Al procesar facturas, puede comparar los productos y servicios indicados en ellas con los indicados en las órdenes de compra correspondientes. Esto puede ser útil, por ejemplo, si desea omitir la etapa de verificación para las facturas que coincidan con una orden de compra confirmada previamente. De forma predeterminada, el emparejamiento de facturas con órdenes de compra está deshabilitado.

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Habilitar la comparación de las facturas con sus respectivas órdenes de compra

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I. Habilite la funcionalidad correspondiente en FCFORINVOICES.

  1. En el menú Proyecto, seleccione Definiciones de Document…
  2. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Editar…
  3. En el menú Definición de Document, seleccione Propiedades de la definición de Document…
  4. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Configuración de la definición de Document.
  5. Haga clic en el botón Editar… situado junto al grupo Campos y funciones adicionales para abrir el cuadro de diálogo Funciones de la definición de Document.
  6. Seleccione la opción Emparejamiento de órdenes de compra.

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II. Conecte una base de datos de órdenes de compra.

  1. En la ventana principal del editor de Definición de Document, seleccione Document Definition → Propiedades de la Definición de Document…
  2. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Data Sets. Un conjunto de datos es una tabla que especifica la estructura de los datos y los almacena o los toma de una base de datos externa.
  3. Seleccione Órdenes de compra de la lista y haga clic en Set Up… Observe la estructura de los datos conectados (consulte el conjunto de datos PurchaseOrders). Si no existe esa tabla en su base de datos, quizá deba crear una vista correspondiente con las herramientas disponibles en su software de base de datos.
  4. En el cuadro de diálogo data set (PurchaseOrders), especifique la cadena que se usará para conectarse a su base de datos de órdenes de compra compatible con ODBC, el esquema de datos que se usará y, a continuación, seleccione la tabla o vista de base de datos que desee.
  5. Especifique las correspondencias entre las columnas del conjunto de datos y las de la base de datos externa.
Ahora el programa encontrará los números de pedido y los montos totales en las facturas y los comparará con los almacenados en la base de datos de órdenes de compra.

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III. Conecte las partidas de la orden de compra

Si es necesario, repita los pasos 1 y 2 de II. Conecte una base de datos de órdenes de compra para abrir la pestaña Data Sets del cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document…
  1. Seleccione PurchaseOrdersItems de la lista y haga clic en Set Up… Observe la estructura de los datos conectados (consulte conjunto de datos PurchaseOrdersItems). Es importante que el número de la orden de compra sea idéntico al especificado en la base de datos de órdenes de compra. data set PurchaseOrders es una columna obligatoria. Todas las demás columnas son opcionales. Si no existe esa tabla en su base de datos, es posible que deba crear una vista correspondiente con las herramientas disponibles en su software de base de datos.
  2. En el cuadro de diálogo data set (PurchaseOrdersItems), especifique la cadena que se usará para conectarse a su base de datos de órdenes de compra compatible con ODBC, el esquema de datos que se utilizará y, a continuación, seleccione la tabla o vista de base de datos que desee.
  3. Especifique las correspondencias entre las columnas del conjunto de datos y las de la base de datos externa.
Consulte también Detección de los campos principales.

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IV. Habilite la captura de las partidas de la factura

Consulte Campos adicionales.

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V. Configurar reglas de comparación

FCFORINVOICES ofrece varias reglas predefinidas. El Administrador debe habilitar las reglas necesarias para su proyecto específico. Esto puede hacerse en la pestaña Rules del cuadro de diálogo Definición de Document Properties…
ReglaDescripciónDónde se almacenaEstado predeterminado
Comprobar el número de pedido y el montoComprueba si el número de pedido y el monto capturados de una factura corresponden a los pedidos del conjunto de datos PurchaseOrders.PurchaseOrderHabilitado
Hacer coincidir la partida de la factura con la partida del pedidoComprueba si una partida de una factura corresponde a su partida respectiva en la orden de compra. Puede especificar qué se debe comparar y cómo debe compararse.LineItemsHabilitado, si la opción de extracción Line items está habilitada
Comprobar la cantidad de partidas de la factura con la cantidad de partidas del pedidoComprueba si el número de partidas de una factura es el mismo que el número de partidas de la orden de compra correspondiente.PurchaseOrderDeshabilitado
Comprobar si las partidas de la factura coinciden con partidas únicas del pedidoComprueba si hay varias partidas de una factura asociadas a una misma partida en la orden de compra.PurchaseOrderDeshabilitado
Recopilar partidas del pedido coincidentes (necesario para el correcto funcionamiento de PO Matching a nivel de partidas)Compila una lista de partidas de la OC que ya están asociadas con sus correspondientes partidas de factura. En caso de comparación manual, el Operador verá solo aquellas partidas de la factura para las que todavía no se haya encontrado ninguna coincidencia en la orden de compra.PurchaseOrderHabilitado

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Comparación de las partidas de la factura con la orden de compra

FCFORINVOICES ofrece varios métodos de comparación:
  • puede comparar el número y el monto de una factura con los de la orden de compra (comparación de la cabecera de la factura)
  • puede comparar las partidas de una factura con las de la(s) orden(es) de compra (comparación de las partidas de la factura).

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Comparación de partidas de factura con partidas de orden de compra

Si está seleccionado el emparejamiento de órdenes de compra, el grupo Órdenes de compra se mostrará en el formulario de datos cuando verifique facturas. Para cada orden de compra encontrada en una factura, se mostrará un elemento de grupo que constará de lo siguiente:
  • número de pedido
  • monto total
  • botón Details…
  • casillas Pedido comprobado
Al hacer clic en Details…, se muestran los detalles de la orden de compra (siempre que el Administrador haya conectado la base de datos correspondiente con los detalles de la orden de compra) en la parte inferior de la ventana de imagen del documento, de modo que las partidas de la factura puedan compararse fácilmente con las de la orden de compra. Para confirmar que la factura coincide con la orden de compra, el Operador puede seleccionar la casilla Pedido comprobado. Esta casilla solo puede seleccionarse manualmente. Cuando está seleccionada, indica que el Operador ha comparado los valores de los campos Número de pedido y Total de la factura con los de la orden de compra y ha confirmado la coincidencia. Una vez que el Operador haya confirmado la coincidencia, los valores de estos campos no se comprobarán automáticamente mediante una regla. Si no se ha detectado una orden en la imagen y no se muestra en el formulario de datos, haga clic en el enlace Agregar instancia de ‘Orden de compra’ situado en la parte inferior del grupo Órdenes de compra. Se agregará un elemento vacío al grupo Órdenes de compra. Introduzca los valores de los campos Número de pedido y Total seleccionando los valores en la imagen o introduciéndolos manualmente. Los valores que introduzca se comprobarán automáticamente mediante una regla con la base de datos de órdenes de compra.

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Comparación partida por partida

Para comparar una factura con su orden de compra, se pueden usar las partidas extraídas de la factura. Puede que el Operador también tenga que seleccionar la partida de la orden de compra correspondiente para cada partida de la factura. Si la captura de partidas está habilitada, el grupo Partidas se mostrará en el formulario de datos. Este grupo contendrá las partidas capturadas de la imagen de la factura. FC empareja automáticamente las partidas de la factura con las partidas correspondientes de la orden de compra. Para emparejar partidas manualmente, el Operador debe hacer clic en el botón dentro de la columna OrderItemId y seleccionar la partida de la orden de compra que desee en la lista que se abre. Si una partida de la factura no puede emparejarse con una partida de la orden de compra, pero sigue siendo válida, el Operador debe seleccionar la casilla Es válido para esa partida. Según la configuración establecida por el Administrador, se realizarán las siguientes comprobaciones de reglas:
  • el número de partidas de una orden de compra debe ser el mismo que el número de partidas de la factura asociadas a esa orden;
  • todas las partidas de la factura deben estar emparejadas con partidas diferentes de la orden de compra o haber sido marcadas como válidas por el Operador.