Selección del sistema tributario adecuado

ABBYY FlexiCapture for Invoices puede procesar facturas y otros documentos financieros de diversos sistemas tributarios. Para detectar los importes de los impuestos, el mecanismo de búsqueda y las reglas de verificación dependen en gran medida de la información sobre el sistema tributario del país en el que se emitió una factura concreta. ABBYY FlexiCapture for Invoices ofrece seis proyectos preconfigurados:

• Invoice Processing (EU) para la Unión Europea
• Invoice Processing (ES) para España
• Invoice Processing (US) para Estados Unidos
• Invoice Processing (CA) para Canadá
• Invoice Processing (Au-NZ) para Australia y Nueva Zelanda
• Invoice Processing (JP) para Japón

Las tasas impositivas y las reglas de verificación de cada proyecto se han diseñado teniendo en cuenta las particularidades de un país o grupo de países concreto (consulte Rules para obtener más información). ABBYY FlexiCapture seleccionará la lógica de detección adecuada, las reglas de verificación y las palabras clave en función de los países especificados en la configuración del proyecto. Impuestos en la UE ABBYY FlexiCapture for Invoices utiliza los siguientes principios fiscales para las facturas de países de la UE:

• Se aplica una tasa impositiva general a la mayoría de los bienes y servicios.
• El impuesto está incluido en el precio.
• Puede haber tasas impositivas reducidas para determinados bienes y servicios. Estas pueden variar según el tipo de bienes o la entidad jurídica (por ejemplo, los trabajadores autónomos pueden tener derecho a un impuesto reducido).

En Austria, por ejemplo, se utilizan dos tasas impositivas principales: 20% (la tasa general) y 10% (para productos alimentarios, bienes agrícolas, la industria del entretenimiento, etc.). En Alemania, las tasas son del 7% y el 19%. En Polonia, son posibles tres tasas impositivas: 5%, 8% y 23%. Además, algunos países europeos tienen regiones con sus propias tasas impositivas especiales. Por ejemplo, en Portugal, según el tipo de productos, las tasas impositivas son del 23%, 13% o 6% en el continente; del 18%, 9% y 4% en las Azores; y del 22%, 12% y 5% en Madeira. Solo se puede aplicar un impuesto a un tipo concreto de bienes o servicios. La única excepción es España (consulte Taxes in Spain más abajo). Un documento puede contener varios elementos, cada uno con su propia tasa impositiva. La configuración de un proyecto de ABBYY FlexiCapture no solo contiene información sobre las tasas de IVA de varios países, sino también distintas comprobaciones de regla rule específicas del sistema. El formulario de datos también tendrá un aspecto diferente en cada proyecto.

Formulario de datos de ejemplo para Invoice Processing (EU)

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Impuestos en España

El sistema tributario español difiere en algunos aspectos importantes del de otros países de la UE. En España, un producto o servicio puede estar sujeto a varios impuestos, y algunos importes de los impuestos pueden ser negativos cuando se devuelve el impuesto sobre la renta. Las tasas impositivas pueden variar según la región (en Canarias, por ejemplo, un producto puede estar sujeto tanto a un IVA base como a un impuesto indirecto). En ABBYY FlexiCapture for Invoices, puede crear grupos de impuestos para los distintos impuestos que pueden aplicarse a un tipo concreto de producto o servicio (consulte Grupos de impuestos para obtener más información). Dado que el sistema tributario español difiere significativamente del de otros países de la UE, las comprobaciones de validación también serán diferentes. El formulario de datos para España tendrá el siguiente aspecto:

Formulario de datos de ejemplo para Invoice Processing (ES)

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Impuestos en US

En US, el gobierno federal, los gobiernos estatales y los gobiernos municipales recaudan sus propios impuestos. Además, algunos distritos estatales aplican un “recargo local” adicional sobre bienes y servicios. Por esta razón, el IVA total no siempre se conoce de antemano. A diferencia de la UE, en los documentos de US no puede haber bienes y servicios sujetos a distintas tasas impositivas. ABBYY FlexiCapture for Invoices incluye grupos de impuestos preconfigurados para documentos de US, lo que permite combinar palabras clave para buscar importes de impuestos que puedan aplicarse al mismo artículo (consulte Grupos de impuestos para obtener más información). La configuración de un proyecto de ABBYY FlexiCapture contiene información sobre las tasas de IVA de varios países, comprobaciones de reglas específicas del sistema y palabras clave que se utilizan para buscar los importes de impuestos. Para mostrar correctamente todos los importes de impuestos, el formulario de datos tendrá el siguiente aspecto:

Ejemplo de formulario de datos para Invoice Processing (US)

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Impuestos en Canadá

En Canadá, los impuestos varían de una provincia a otra. En algunas provincias, solo se aplica el impuesto federal sobre bienes y servicios, mientras que en otras deben pagarse tanto un impuesto federal como uno provincial. Algunas provincias también aplican un impuesto adicional sobre las bebidas alcohólicas. Según la provincia, pueden aplicarse los siguientes impuestos a los bienes y servicios:

• Solo GST (impuesto sobre bienes y servicios) – 5%
• Solo HST (impuesto armonizado sobre las ventas) – 15% o 13%
• GST + impuesto provincial:
  • PST (impuesto provincial sobre las ventas) – 7% o 6%
  • QST (impuesto sobre las ventas de Quebec) – 9.975%
  • RST (impuesto sobre las ventas minoristas) – 7% (solo en Manitoba)

Si se aplica más de un impuesto (por ejemplo, GST + PST), use los grupos de impuestos preconfigurados correspondientes, que le permiten combinar varios impuestos (consulte Grupos de impuestos para obtener más información). La configuración de un proyecto de ABBYY FlexiCapture tiene en cuenta todas las particularidades del sistema fiscal canadiense, incluidas las distintas tasas provinciales de IVA. Esto se refleja en el formulario de datos, que tendrá el siguiente aspecto:

Ejemplo de formulario de datos para Invoice Processing (CA)

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Impuestos en Japón, Australia y Nueva Zelanda

En estos países, solo se aplica un impuesto a los bienes y servicios. Los tipos impositivos son los siguientes:

• Japón – 10%
• Australia – 10%
• Nueva Zelanda – 15%

Ejemplo de formulario de datos para Invoice Processing (JP) e Invoice Processing (Au-NZ)

En algunos casos, la tasa impositiva aplicable puede ser del 0% para toda la factura. Por ejemplo, normalmente no se aplica IVA a las ventas internacionales de bienes y servicios (es decir, cuando los países del proveedor y de la unidad de negocio son distintos). Además, algunos bienes y servicios pueden estar exentos de impuestos. Por ejemplo, el envío puede estar exento de IVA. En ese caso, la factura contendrá tanto artículos gravables como no gravables. La tasa impositiva del 0% para las facturas internacionales ya está incluida en la configuración de todos los países, por lo que no es necesario añadirla manualmente. Antes de comenzar:

1. Cree un proyecto nuevo. ¡Importante! El tipo de proyecto debe seleccionarse en función de la región de la unidad de negocio. Si la unidad de negocio se encuentra en una región, pero la mayoría de las facturas procederán de otra, seleccione el país en el que se emitirá la mayoría de las facturas. Podrá agregar más países más adelante.
2. Especifique un nombre para su proyecto y una ubicación de almacenamiento.
3. Configure su proyecto.

Para obtener más información sobre cómo crear y configurar un proyecto, consulte Cómo configurar un proyecto de captura de facturas. Ahora puede seleccionar los países adecuados para sus facturas. Para ello:

1. En el cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document, haga clic en la pestaña Configuración de Definición de Document.
2. En la sección Países y lenguas, haga clic en Editar…
3. Seleccione los países de los que espera recibir facturas. Nota: Podrá agregar más países más adelante.

ABBYY FlexiCapture for Invoices comprobará los montos de las facturas utilizando las tasas impositivas de los países seleccionados. De forma predeterminada, en los proyectos preconfigurados se seleccionan los siguientes países:

• Invoice Processing (EU) – Austria, France, Germany, United Kingdom y Switzerland
• Invoice Processing (ES) – Spain
• Invoice Processing (US) – USA
• Invoice Processing (CA) – Canada
• Invoice Processing (Au-NZ) – Australia y New Zealand.
• Invoice Processing (JP) – Japan

Para revisar o editar la configuración de un país concreto, selecciónelo en la lista y haga clic en Editar… Se mostrarán los siguientes ajustes para el país seleccionado:

• Idiomas de las facturas
• Tasas impositivas
• Grupos impositivos
• Divisa
• Palabras clave y formatos (necesarios para detectar elementos como IBAN, VATID, etc.)

Para obtener más información sobre la detección de los principales campos del documento, consulte Detección de los campos principales. A veces, un país puede introducir nueva legislación fiscal para modificar sus tasas impositivas. Cuando esos cambios entran en vigor a partir de una fecha determinada, las facturas contabilizadas antes y después de esa fecha específica contendrán elementos gravados con tasas diferentes. Para permitir que el programa procese facturas conformes tanto con la legislación fiscal anterior como con la nueva:

1. Seleccione el país de la lista.
2. Haga clic en Editar…
3. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Tasas impositivas.
4. Seleccione la tasa impositiva modificada de la lista y haga clic en Editar… Como alternativa, haga clic en Agregar… para añadir una nueva tasa impositiva.
5. En el cuadro de diálogo Configuración de la tasa impositiva, especifique el valor, el período de vigencia y las palabras clave de la tasa impositiva.

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Grupos de impuestos

Si pueden aplicarse varios impuestos a un tipo concreto de bienes o servicios, se debe crear un grupo de impuestos. Por ejemplo, esto puede ser útil para las facturas del sistema español, donde, en una región determinada, el IVA y un impuesto regional pueden aplicarse al mismo artículo al mismo tiempo en una combinación concreta. Agrupar los impuestos hace que el programa busque una combinación específica de impuestos. Para editar un grupo de impuestos:

1. En el cuadro de diálogo Propiedades de la Definición de Document, haga clic en la pestaña Configuración de la Definición de Document .
2. En la sección Países y lenguas, haga clic en Editar…
3. Seleccione el país que desea editar y haga clic en Editar…
4. Edite un grupo de impuestos existente haciendo clic en Editar… o agregue uno nuevo haciendo clic en Agregar…

Se puede crear un grupo de impuestos a partir de cualquiera de los impuestos enumerados en la pestaña Tasas impositivas. Hay grupos de impuestos preconfigurados para los siguientes países:

• Canadá
• España
• USA

A continuación, se describen las configuraciones preconfiguradas para tres países representativos. Países Bajos Las siguientes tasas impositivas están preconfiguradas para los Países Bajos: 21 %, 19 %, 6 % y 9 %. También se especifica un período de tiempo para cada una, porque las tasas impositivas han cambiado con el tiempo:

• Se aplicaba una tasa impositiva general del 19 % antes del 30 de septiembre de 2012, que pasó a ser del 21 % el 1 de octubre de 2012.
• Se aplicaba una tasa reducida del 6 % antes del 31 de diciembre de 2019, que pasó a ser del 9 % el 1 de enero de 2019.

No hay grupos de impuestos configurados para los Países Bajos, porque en este país solo se puede aplicar un tipo de impuesto a un producto o servicio. Canadá Las siguientes tasas impositivas están preconfiguradas para Canadá: 13 %, 14 %, 15 %, 5 % (GST), 5 % (PST), 7 % (PST), 8 % (PST) y 9,975 (QST). No se especifican períodos de tiempo. En Canadá, se pueden aplicar varios impuestos al mismo producto o servicio (los nombres de los impuestos y las tasas impositivas varían de una provincia a otra), por lo que ABBYY FlexiCapture for Invoices ofrece los siguientes grupos de impuestos preconfigurados: GST+PST(5%), GST+PST(7%), GST+PST(8%) y GST+QST. USA No hay tasas impositivas preconfiguradas para USA, porque no pueden conocerse de antemano. Sin embargo, ABBYY FlexiCapture for Invoices incluye palabras clave preconfiguradas para facilitar la detección de impuestos. Para USA, se proporcionan grupos de impuestos preconfigurados, pero no se especifican valores. En el caso de las facturas de US, los grupos se utilizan para combinar palabras clave.