Uso de bases de datos de proveedores y unidades de negocio

• Si se usan bases de datos de proveedores y unidades de negocio, ABBYY FlexiCapture puede detectar empresas de forma más fiable al buscar información adicional sobre ellas en las imágenes de las facturas. También puede asegurarse de que el proveedor detectado sea un proveedor “conocido”. Además, si se usa una base de datos de proveedores, podrá entrenar campos.
• Si no se usan bases de datos de proveedores ni de unidades de negocio, ABBYY FlexiCapture utilizará redes neuronales para buscar nombres y direcciones de proveedores y unidades de negocio en las imágenes de las facturas (consulte Detección de los campos principales para obtener más información). Tenga en cuenta también que no podrá entrenar campos, ya que ABBYY FlexiCapture no puede identificar proveedores de forma fiable sin una base de datos de proveedores.
• Si no tiene bases de datos de proveedores pero aun así desea usar el entrenamiento de campos, puede ir acumulando información sobre empresas agregando registros a sus conjuntos de datos mientras captura facturas. Para obtener más información, consulte Búsqueda de proveedores y unidades de negocio en la base de datos.

1. Abra el menú Proyecto y haga clic en Definiciones de Document…
2. Haga clic en el botón Editar… en el cuadro de diálogo que se abre.
3. Abra el menú Definición de Document y haga clic en Propiedades de la Definición de Document…
4. Abra la pestaña Conjuntos de datos en el cuadro de diálogo que se abre.
5. Haga doble clic en la fila BusinessUnits (Vendors) o haga clic en el botón Configurar… Se abrirá el cuadro de diálogo Conjunto de datos. Un conjunto de datos es, esencialmente, una tabla con datos. Contiene las columnas necesarias y sus tipos. El usuario no puede cambiar estas columnas ni sus tipos, por lo que debe hacer coincidir cada columna del conjunto de datos con una columna de una base de datos externa. Si una base de datos no contiene una tabla con los datos necesarios, tendrá que crear una vista con esos datos y especificar esa vista como tabla.
6. Seleccione Base de datos en la lista desplegable Source. Nota: Seleccione el tipo de origen Script solo si tiene previsto usar un script para actualizar el conjunto de datos. Para obtener más información, consulte Actualización de conjuntos de datos.
7. Especifique la cadena de conexión de la base de datos. Puede seleccionar una de las variables de entorno existentes del proyecto o definir una nueva cadena haciendo clic en el botón Especificar… El uso de una variable de entorno del proyecto permite trasladar el proyecto y conectarlo a bases de datos con la misma estructura sin editar la Definición de Document.
8. Seleccione el esquema de datos y la tabla de la base de datos.
9. Haga coincidir las columnas del conjunto de datos con las columnas correspondientes de la base de datos externa. Para cada columna del conjunto de datos, puede especificar la columna correspondiente de la base de datos externa o indicar el valor. La lista Match fields contiene:
   • Los nombres de las columnas del conjunto de datos
   • Las columnas correspondientes de la base de datos externa

• La columna Found, que contiene una marca de verificación si se ha establecido una coincidencia entre el campo del conjunto de datos y una columna de la base de datos
• La columna Normalization, que muestra el tipo de normalización usado para el valor

1. En el cuadro de diálogo Data Set Column Mapping, seleccione la columna coincidente de la base de datos en la lista Database columns. Las facturas del mismo Proveedor pueden contener distintos nombres de la empresa del proveedor y distintas direcciones. En los casos en que varios valores correspondan al mismo Proveedor (el mismo VATID), deben colocarse en distintas columnas de la tabla (o vista) de la base de datos externa, como Name1, Name2, Address1,…, AddressN. A continuación, puede seleccionar Several columns… en la lista al especificar las columnas coincidentes e indicar cualquier número de columnas de la base de datos como coincidencias para la columna del conjunto de datos. Nota: La base de datos externa puede contener, por ejemplo, un solo valor para el nombre de la empresa y la calle. Sin embargo, estos campos pueden tener varias variantes habituales cuando aparecen en facturas. Para lograr la máxima calidad de detección, el texto impreso en estos campos de una factura debe parecerse lo más posible al texto correspondiente del conjunto de datos. Consulte Columnas complejas en un conjunto de datos. Para crear más de una columna, especifique el número de columnas permitidas para un campo en el cuadro Max variant count. Más adelante, los operadores podrán agregar valores a estas columnas. Nota: Si especifica un número menor que el número real de columnas (la cantidad de formas distintas en que puede escribirse el valor de un campo), este número aumentará automáticamente cuando se actualice el conjunto de datos. Si especifica un número mayor que el número real de columnas, se agregarán columnas vacías. Si su base de datos no tiene ninguna columna coincidente para una columna del conjunto de datos, consulte las secciones conjunto de datos Vendors y conjunto de datos BusinessUnits.
2. Seleccione una entrada de la lista Normalization que mejor se adapte al tipo de datos de la columna (consulte Normalization para obtener más detalles). Si es necesario, habilite la opción Store normalized value.
3. Habilite la opción Cannot be empty si es necesario. Nota: Cuando está habilitada, la opción Cannot be empty indica al programa que una columna debe contener valores. Si resulta que no contiene ningún valor, el registro se marcará como no válido. ¡Importante! Si su Definición de Document contiene un conjunto de datos Vendors que usa una base de datos externa como origen, y el valor del campo Proveedor en su Definición de Document depende del valor del campo Unidad de negocio, la opción Cannot be empty se habilitará para la columna BusinessUnitId de forma predeterminada. Si el conjunto de datos Vendors usa otro origen, esta opción debe habilitarse manualmente.
4. Guarde los cambios realizados en el cuadro de diálogo Data Set Column Mapping.
5. También puede usar el botón Add… para agregar columnas personalizadas a un conjunto de datos y especificar las columnas correspondientes en una base de datos externa. Nota: Puede usar los botones Edit… y Delete para administrar columnas complejas. Las columnas predefinidas (indicadas por el icono de bloqueo) no se pueden eliminar.
6. Especifique un período de actualización de la base de datos en el conjunto de datos si se requieren actualizaciones automáticas.
7. Para validar registros mediante un script, habilite la opción Check records using scripts. Para obtener más información, consulte Scripts de validación de conjuntos de datos.
8. Guarde los cambios.

• El nombre del conjunto de datos en la columna Name
• El tipo del origen seleccionado en la columna Source
• El número total de registros en la columna Record count Nota: El número total de registros solo se mostrará si la opción Cache data está habilitada en las propiedades del conjunto de datos.
• El estado del conjunto de datos, es decir, si está habilitado, en la columna Connected.

• Set Up… abre el cuadro de diálogo de propiedades del conjunto de datos seleccionado.
• Update actualiza el conjunto de datos seleccionado.

• Check… comprueba el conjunto de datos (los datos se mostrarán en una ventana independiente)
• Add… crea un nuevo conjunto de datos.
• Rename… cambia el nombre del conjunto de datos seleccionado.
• Delete elimina el conjunto de datos seleccionado.
• View… abre un cuadro de diálogo que le permite ver y editar los datos del conjunto de datos seleccionado.
• Clean Up elimina todos los registros del conjunto de datos.

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Ver y editar registros del conjunto de datos

• General solo contiene registros válidos.
• Deleted contiene registros eliminados por un usuario. Estos registros no se usan durante el reconocimiento y no se mostrarán como resultados de una búsqueda en la base de datos. Si se actualiza el conjunto de datos, estos registros no se restaurarán.
• Invalid contiene registros no válidos.

La cantidad de valores que puede especificar para un campo al agregar o editar registros en un conjunto de datos no puede superar la cantidad especificada en la casilla Max variant count del cuadro de diálogo Data Set Column Mapping del conjunto de datos. Puede usar los botones y en los cuadros de diálogo Add Record y Edit Record para administrar registros.