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Buscar un proveedor o una unidad de negocio

Si no se detectó automáticamente un proveedor o una unidad de negocio al reconocer una factura, puede seleccionarlo en la base de datos. Hay dos formas de hacerlo.

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Empiece a escribir en un campo del grupo

Aparecerá una lista de sugerencias. Los registros que coincidan con el texto que escribió se mostrarán en negrita. Cuando vea el registro que desea, selecciónelo de la lista haciendo clic en él o con las teclas de dirección (pulse Enter para confirmar la selección). Los campos del registro se insertarán en los campos correspondientes del grupo del formulario. Si no encuentra el registro en la lista de sugerencias, haga clic en Proveedor (Unidad de negocio) no encontrado o pulse Ctrl+Del para borrar todos los campos del grupo.

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Haga clic en Buscar en el formulario

Se abre el cuadro de diálogo Búsqueda de Proveedor (Unidad de negocio). Úselo para buscar registros en la base de datos. Empiece a escribir en el cuadro de búsqueda. Las sugerencias aparecen en la lista de la derecha y las coincidencias se muestran en negrita. Todos los campos del registro seleccionado se muestran a la izquierda. Seleccione el registro con el ratón o las teclas de dirección y haga clic en Seleccionar. Los campos del registro se insertan en los campos del grupo del formulario. Si no encuentra el registro en el cuadro de diálogo, haga clic en Reset Data para borrar todos los campos del grupo.

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Modificar registros de proveedores y unidades de negocio y agregar otros nuevos

Esta función debe estar habilitada por el Administrador.
Los grupos de campos Proveedor y Unidad de negocio contienen los campos principales. El programa debe detectar estos campos antes de poder localizar y capturar todos los demás datos. La información de sus conjuntos de datos se utiliza para encontrar estos campos en la factura. (Un conjunto de datos es una copia local de una tabla de una base de datos externa que almacena información sobre proveedores o unidades de negocio. Un conjunto de datos puede actualizarse periódicamente para sincronizarse con su base de datos externa). Si no se encuentra en el conjunto de datos un registro para un proveedor o una unidad de negocio, créelo manualmente. Si cambia cualquier dato del proveedor (como la dirección de un proveedor), modifique el registro del proveedor en el conjunto de datos en consecuencia.
Si el programa no logra detectar los campos de proveedor y unidad de negocio mediante sus conjuntos de datos, usa redes neuronales para detectar campos, a menos que las redes neuronales estén deshabilitadas en la configuración del programa. Para obtener más información, consulte Detectar los campos principales.
Para agregar nuevos registros a un conjunto de datos o editar los existentes, use el cuadro de diálogo para ver/editar conjuntos de datos o uno de los métodos descritos a continuación.

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Agregar un nuevo registro a la copia local de la base de datos

  1. Comience a escribir en el campo Id del grupo Proveedor o unidad de negocio. Se abre el cuadro de diálogo de búsqueda de Proveedor/unidad de negocio.
  2. Haga clic en Add Record.
  3. Especifique los datos del nuevo registro en el cuadro de diálogo Add Record.
  4. Haga clic en OK para guardar el nuevo registro.
o
  1. Haga clic con el botón derecho en un campo de Proveedor o unidad de negocio y seleccione Add Data Set Record en el menú contextual.
  2. Complete los pasos 2–4 anteriores.
También puede abrir el cuadro de diálogo de búsqueda haciendo clic en Find en el formulario de datos. El registro se agrega a la copia local de la base de datos (pero no a la base de datos externa). Los campos se resaltan en verde y el campo Id del formulario del documento contiene el valor UNKNOWN. Esto significa que el registro existe solo en la copia local y aún no está en la base de datos externa. El estado Excepción se asigna a la factura y a todas las facturas posteriores del mismo proveedor. Después de que el nuevo registro se agrega a la base de datos externa, el campo Id se rellena en las facturas posteriores.

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Editar un registro existente en la copia local de la base de datos

  1. Empiece a modificar el valor del campo Id en el grupo Proveedor o Unidad de negocio. Se abrirá el cuadro de diálogo de búsqueda de Proveedor/Unidad de negocio.
  2. Haga clic en Edit Record.
  3. Realice los cambios necesarios.
  4. Guarde los cambios.
o bien
  1. Haga clic con el botón derecho en el campo y seleccione Edit Data Set Record en el menú contextual.
  2. Complete los pasos 2–4 anteriores.
También puede abrir el cuadro de diálogo de búsqueda haciendo clic en Find en el formulario de datos.