Fonctionnalités d’ABBYY FlexiCapture for Invoices

FlexiLayout spécialement adapté au traitement des factures

FCFORINVOICES inclut un FlexiLayout prêt à l’emploi, spécialement conçu pour traiter immédiatement les factures. Il comporte un ensemble prédéfini de champs de données pour la reconnaissance, qui peut être étendu avec des champs supplémentaires. Ce FlexiLayout permet de reconnaître tous les champs de données nécessaires dans la grande majorité des documents sans ajustements supplémentaires ni recours aux fonctionnalités intégrées d’entraînement.

Paramètres spécifiques à chaque pays

FCFORINVOICES propose un ensemble prédéfini de règles de traitement et d’autres paramètres spécifiques à chaque pays, appliqués dès que le programme identifie le pays de l’unité commerciale facturée. Des règles de validation automatiques garantissent que les données sont conformes aux réglementations ou pratiques propres au pays.

Ces paramètres prêts à l’emploi sont disponibles pour la liste des pays spécialement pris en charge, qui comprend l’Australie, l’Autriche, la Belgique, le Canada, la République tchèque, la France, l’Allemagne, la Grande-Bretagne, la Hongrie, l’Irlande, l’Italie, les Pays-Bas, la Nouvelle-Zélande, la Pologne, l’Espagne, la Suisse et les États-Unis. L’utilisateur peut ajouter un nouveau profil pour tout autre pays lors de la configuration.

Règles de validation

Les contrôles effectués au moyen de règles de validation prédéfinies garantissent la cohérence des données et aident à détecter les factures incorrectes ou incomplètes ainsi que les champs posant problème. Les erreurs détectées lors de la validation automatique des règles affectent le statut du document. Cela permet de distinguer les documents entièrement corrects de ceux qui constituent des exceptions et nécessitent un traitement particulier.

À l’étape de vérification, les erreurs détectées par les règles de validation sont accompagnées de brefs commentaires expliquant la nature de l’erreur.

Détection du statut du document

Chaque facture reçoit l’un des trois statuts possibles, automatiquement attribué au document en fonction des résultats du contrôle des règles de validation. La détection du statut du document facilite la différenciation des factures et permet un traitement sans intervention pour les documents entièrement corrects.

Les factures sans erreur reçoivent le statut Valide, les factures comportant des erreurs mineures et nécessitant une attention particulière reçoivent le statut Exception, et celles qui ne sont pas conformes aux exigences légales ou dont certaines données sont manquantes reçoivent le statut Rejeté.

Le statut d’un document passe automatiquement à Valide lorsque les erreurs ont été corrigées. L’Operatorverifier peut confirmer le statut attribué ou forcer un changement de statut, en indiquant les raisons de sa décision dans un champ de commentaires. Pour les factures ayant le statut Rejeté, une destination d’export spécifique peut être définie.

Recherche avancée dans la base de données

Pendant la reconnaissance, le logiciel met en correspondance les données de la facture avec les bases de données actuelles de fournisseur et d’unité commerciale de l’utilisateur. Les valeurs des champs sont automatiquement renseignées à partir de ces bases de données si les enregistrements correspondants ont été détectés avec un niveau de confiance suffisant. Si aucun enregistrement ou plusieurs enregistrements sont trouvés dans la base de données, l’Operatorverifier peut sélectionner manuellement l’enregistrement correct.

Mise en correspondance des commandes d’achat

Si une connexion à une base de données de commandes ou de contrats a été configurée, les données de la facture peuvent être mises en correspondance avec les commandes d’achat en cours à l’étape de vérification. Dans ce cas, l’Operatorverifier pourra ouvrir une commande correspondante depuis la base de données, comparer ses données avec celles de la facture et confirmer les données capturées dans le champ correspondant.

Entraînement piloté par l’Opérateur

Pour améliorer la détection des champs de données FCFORINVOICES, la fonctionnalité d’entraînement à la volée permet au logiciel de mémoriser les corrections apportées par l’utilisateur lors de l’étape de vérification et de mettre automatiquement à jour le FlexiLayout avec de nouvelles variantes de FlexiLayout.

Entraînement piloté par l’Administrateur

La reconnaissance des données peut encore être améliorée en passant en revue les résultats de l’entraînement piloté par l’Opérateur. Un Administrateur peut les examiner, les annuler ou les ajuster, afficher et modifier le jeu de documents utilisé pour l’entraînement, et désactiver ou activer les variantes créées à la suite de l’entraînement piloté par l’Opérateur.

Formulaire de vérification des données spécialement conçu

L’interface de vérification intuitive de FCFORINVOICES a été spécialement conçue pour ce type de document. Les champs de données du formulaire de vérification sont regroupés et organisés de la manière la plus pratique pour les factures. Les champs principaux sont accompagnés d’un aperçu de l’image originale. Les champs obligatoires sont mis en évidence ; les messages d’avertissement et d’erreur s’affichent avec des commentaires afin de permettre des corrections rapides et précises.

Le formulaire de vérification des données et l’ordre dans lequel les champs doivent être vérifiés peuvent être facilement adaptés aux besoins de l’utilisateur ou aux pratiques en vigueur.

Volet Pays

Des paramètres tels que la langue, la devise, les formats de date, les formats numériques, les règles de validation, les taux d’imposition, etc. dépendent du pays. FCFORINVOICES fournit des paramètres par défaut pour les pays spécifiquement pris en charge. Ces paramètres peuvent être modifiés par l’utilisateur si nécessaire.

L’utilisateur peut facilement ajouter un nouveau profil et définir les paramètres appropriés pour tout autre pays pour lequel aucun paramètre par défaut n’est actuellement disponible dans le logiciel.