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ABBYY FlexiCapture for Invoices offre les fonctionnalités suivantes.

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Reconnaissance et extraction de données

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FlexiLayout optimisé pour les factures

FlexiCapture for Invoices inclut un FlexiLayout prêt à l’emploi, conçu pour le traitement immédiat des factures. Il comporte un jeu prédéfini de champs de données pour la reconnaissance, que vous pouvez compléter avec des champs supplémentaires. Ce FlexiLayout peut reconnaître tous les champs de données nécessaires sur la grande majorité des documents, sans ajustement supplémentaire ni entraînement intégré.

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Paramètres spécifiques à chaque pays

FlexiCapture for Invoices propose un ensemble prédéfini de règles de traitement et d’autres paramètres spécifiques à chaque pays, appliqués après que le programme a identifié le pays de l’unité commerciale facturée. Des règles de validation automatiques garantissent que les données sont conformes aux réglementations et pratiques propres au pays. Ces paramètres prêts à l’emploi sont disponibles pour les pays spécifiquement pris en charge : l’Australie, l’Autriche, la Belgique, le Canada, la République tchèque, la France, l’Allemagne, la Grande-Bretagne, la Hongrie, l’Irlande, l’Italie, les Pays-Bas, la Nouvelle-Zélande, la Pologne, l’Espagne, la Suisse et les États-Unis. Vous pouvez ajouter un profil pour tout autre pays lors de la configuration.

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Règles de validation

Les règles de validation prédéfinies garantissent la cohérence des données et aident à détecter les factures incorrectes ou incomplètes, ainsi que les champs problématiques. Les erreurs détectées lors de la validation automatique affectent le statut du document, qui permet de distinguer les documents entièrement valides des documents en exception nécessitant un traitement particulier. À l’étape de vérification, les erreurs détectées par les règles de validation s’accompagnent de brefs commentaires expliquant chaque erreur.

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Détection du statut du document

Chaque facture se voit attribuer automatiquement l’un des trois statuts en fonction de la vérification des règles de validation. La détection du statut du document permet de distinguer facilement les factures et d’automatiser le traitement des documents entièrement corrects, sans intervention manuelle. Les factures sans erreurs reçoivent le statut Valide ; les factures comportant des erreurs mineures nécessitant une attention reçoivent le statut Exception ; et les factures qui ne respectent pas les exigences légales ou auxquelles il manque des données reçoivent le statut Rejeté. Le statut d’un document passe automatiquement à Valide après la correction des erreurs. Le vérificateur peut confirmer le statut attribué ou en imposer un autre, en indiquant les motifs dans un champ de commentaires. Pour les factures ayant le statut Rejeté, vous pouvez spécifier une destination d’export spéciale.

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Recherche avancée dans la base de données

Pendant la reconnaissance, le logiciel met en correspondance les données de la facture avec vos bases de données réelles de fournisseurs et d’unités commerciales. Les valeurs des champs sont automatiquement renseignées à partir de ces bases de données lorsque les enregistrements correspondants sont détectés avec un niveau de confiance suffisant. Si aucun enregistrement, ou plusieurs enregistrements, sont trouvés, le vérificateur peut sélectionner manuellement le bon.

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Mise en correspondance des commandes d’achat

Si une connexion à une base de données de commandes ou de contrats a été configurée, les données de la facture peuvent être mises en correspondance avec les commandes d’achat en cours à l’étape de vérification. Le vérificateur peut alors ouvrir une commande correspondante depuis la base de données, comparer ses données avec celles de la facture et confirmer les données capturées.

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Entraînement à la volée

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Entraînement piloté par l’Opérateur

Pour améliorer la détection des champs de données, FlexiCapture for Invoices propose la fonctionnalité d’entraînement à la volée, qui mémorise les corrections apportées par l’utilisateur lors de l’étape de vérification et met automatiquement à jour le FlexiLayout avec de nouvelles variantes.

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Entraînement piloté par l’administrateur

La reconnaissance des données peut encore être améliorée en passant en revue les résultats de l’entraînement piloté par l’opérateur. Un administrateur peut les examiner, les annuler ou les ajuster, afficher et modifier le jeu de documents utilisé pour l’entraînement, et activer ou désactiver les variantes créées à la suite de l’entraînement piloté par l’opérateur.

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Interface de vérification

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Formulaire de vérification des données spécialement conçu

L’interface de vérification de FlexiCapture for Invoices est conçue spécifiquement pour les factures. Les champs de données du formulaire de vérification des données sont regroupés et organisés de la façon la plus pratique pour les factures. Les champs principaux sont complétés par un aperçu de l’image d’origine. Les champs obligatoires sont mis en évidence, et les messages d’avertissement et d’erreur s’affichent avec des commentaires pour permettre des corrections rapides et précises. Vous pouvez personnaliser le formulaire de vérification des données ainsi que l’ordre dans lequel les champs sont vérifiés, afin de l’adapter à vos besoins ou à vos pratiques établies.

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Configuration

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Volet Pays

Des paramètres tels que la langue, la devise, les formats de date, les formats numériques, les règles de validation et les taux d’imposition dépendent du pays. FlexiCapture for Invoices fournit des paramètres par défaut pour les pays spécifiquement pris en charge, que vous pouvez modifier si nécessaire. Vous pouvez également ajouter un nouveau profil et définir les paramètres appropriés pour tout autre pays pour lequel aucun paramètre par défaut n’est actuellement disponible dans le logiciel.