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  • FCFORINVOICES est une solution logicielle intelligente et facile à utiliser pour le traitement des factures. Elle remplace les tâches fastidieuses de saisie de données par une capture de données automatisée, transparente, maîtrisable et efficace, fondée sur des technologies intelligentes d’analyse de documents et de reconnaissance de caractères.
  • FCFORINVOICES s’appuie sur la puissante plateforme FC et inclut des fonctionnalités supplémentaires, des paramètres prédéfinis, des règles de validation, une recherche avancée dans les bases de données et des améliorations de l’interface utilisateur spécifiquement conçues pour le traitement des factures.
  • FCFORINVOICES est une solution prête à l’emploi capable d’identifier les champs de données sur la grande majorité des factures, ce qui vous permet de démarrer le traitement immédiatement. La technologie intelligente d’Auto-Training à la volée affine l’extraction des données des factures dont la mise en page est non standard.
  • FCFORINVOICES propose des règles de validation propres à chaque pays, des contrôles logiques et arithmétiques adaptables, et peut rapprocher les données capturées des bases de données de l’entreprise afin de garantir la conformité réglementaire et la cohérence des données, de faciliter l’approbation des factures et de détecter les erreurs de facturation. Les paramètres flexibles du programme vous permettent d’adapter le workflow de traitement aux exigences métier propres à votre entreprise et de mettre en œuvre un traitement automatisé de bout en bout des factures ayant passé avec succès toutes les règles de validation automatiques, permettant ainsi au personnel de vérification de se concentrer sur les seuls documents qui requièrent réellement leur attention.

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Le processus de capture des factures

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  1. Acquisition des images
Il existe plusieurs façons de fournir au programme des images de factures :
  • Numérisation de factures papier
    • Téléchargement d’images de factures à partir d’une boîte de réception e-mail
    • Téléchargement d’images de factures à partir d’un dossier sur un ordinateur ou d’un serveur FTP

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2. Reconnaissance et contrôle des règles

Après l’importation, les factures sont automatiquement reconnues par le programme. Les données des factures sont ensuite vérifiées à l’aide de règles, puis un statut est attribué à chaque facture en fonction du résultat de ces contrôles. Les factures qui ne nécessitent aucune modification reçoivent le statut Valide et sont prêtes à être exportées.

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3. Vérification et correction des erreurs

Les factures dont le statut n’est pas valide doivent faire l’objet d’une relecture par un opérateur. Les opérateurs contrôlent ces documents et corrigent les erreurs et les avertissements générés par les règles de vérification. Une fois toutes les anomalies corrigées, une facture reçoit le statut valide. Les opérateurs peuvent également confirmer les statuts attribués automatiquement. Le statut d’une facture peut aussi être modifié manuellement par un opérateur, qui doit alors indiquer le motif du changement de statut. Si le programme ne parvient systématiquement pas à repérer les champs sur les factures, les opérateurs peuvent l’entraîner pendant le processus de capture des documents.

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4. Export des données

L’export des données est la dernière étape du traitement, au cours de laquelle les données sont exportées conformément aux paramètres du programme. Les documents ayant des statuts différents peuvent être exportés différemment. Par exemple, les documents ayant les statuts Valide et Exception peuvent être exportés vers un dossier différent de celui des documents ayant le statut Rejeté. Plusieurs destinations d’export peuvent être configurées, et les factures peuvent être exportées vers chacune d’elles. Si le statut d’une facture a été modifié manuellement, le motif du changement de statut fourni par l’opérateur est également exporté. Le programme prend en charge l’export vers des fichiers de données et des fichiers image, des bases de données compatibles ODBC et Microsoft SharePoint. Son API conviviale permet l’intégration avec n’importe quel système. Vous pouvez en savoir plus sur la capture des factures avec FCFORINVOICES dans Comment capturer des factures.

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Configuration de FCFORINVOICES

FCFORINVOICES comprend un projet préconfiguré prêt à l’emploi. Avant de pouvoir commencer la capture de factures, vous devez fournir au programme des données sur les fournisseurs et les unités commerciales. Le programme utilise ces données pour localiser et reconnaître les champs contenant les données du fournisseur/de l’unité commerciale sur l’image de la facture. Si les données du fournisseur et de l’unité commerciale ne sont pas fournies, un opérateur devra indiquer manuellement l’emplacement de ces champs. Dans ce cas, les données reconnues seront enregistrées et utilisées lors du traitement des factures de ce fournisseur/cette unité commerciale. Même si FCFORINVOICES est préconfiguré et prêt à l’emploi, vous pouvez définir un certain nombre de paramètres supplémentaires :
  • Vous pouvez ajouter d’autres champs à la liste des champs à extraire de la facture. Ces champs peuvent inclure des champs prédéfinis désactivés par défaut, ainsi que tout autre champ.
  • Le jeu de règles peut être adapté à différentes organisations et législations.
  • Les factures d’un fournisseur donné peuvent avoir des mises en page non standard, ce qui peut entraîner une qualité de capture de données insuffisante. FCFORINVOICES peut être entraîné afin d’améliorer la qualité des données capturées à partir de ces factures.
  • Les factures capturées peuvent être associées à des commandes d’achat.
Pour en savoir plus sur la configuration de FCFORINVOICES, consultez Comment configurer un projet de capture de factures.
Pour utiliser FC, vous devez disposer de la licence FC appropriée. Pour en savoir plus sur les licences, consultez Paramètres de licence.