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FlexiCapture for Invoices est une solution logicielle intelligente pour le traitement des factures. Elle remplace la saisie manuelle fastidieuse par une capture de données automatisée, transparente et maîtrisable, fondée sur des technologies intelligentes d’analyse de documents et de reconnaissance de caractères. S’appuyant sur la plateforme FlexiCapture, il ajoute des fonctionnalités, des paramètres prédéfinis, des règles de validation, une recherche avancée dans les bases de données et des améliorations de l’interface utilisateur spécifiquement conçues pour les factures. En tant que solution prête à l’emploi, il identifie les champs de données sur la grande majorité des factures, afin que vous puissiez commencer le traitement immédiatement. La technologie intelligente d’Auto-Training à la volée affine l’extraction des données des factures dont la mise en page est non standard. FlexiCapture for Invoices propose des règles de validation propres à chaque pays ainsi que des contrôles logiques et arithmétiques adaptables, et il peut rapprocher les données capturées des bases de données de votre entreprise afin de garantir la conformité réglementaire et la cohérence des données, de faciliter l’approbation des factures et de détecter les erreurs de facturation. Des paramètres flexibles vous permettent d’adapter le workflow de traitement aux exigences métier de votre entreprise et de mettre en œuvre un traitement automatisé de bout en bout des factures ayant passé avec succès toutes les règles de validation automatiques, afin que votre personnel de vérification puisse se concentrer sur les seuls documents qui requièrent réellement leur attention.

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Le processus de capture des factures

FlexiCapture for Invoices traite les factures en quatre étapes :
Schéma des quatre étapes du traitement des factures dans ABBYY FlexiCapture for Invoices : acquisition des images, reconnaissance et vérification des règles, vérification et correction, et exportation des données.
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Acquérir des images

Il existe plusieurs façons de fournir au programme des images de factures :
  • Numériser des factures papier.
  • Télécharger des images de factures depuis une boîte de réception e-mail.
  • Télécharger des images de factures depuis un dossier situé sur un ordinateur ou un serveur FTP.
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Reconnaître et vérifier les règles

Après l’entrée des documents, le programme reconnaît automatiquement les factures. Il vérifie ensuite les données par rapport aux règles et attribue un statut en fonction des résultats. Les factures qui ne nécessitent aucune modification reçoivent le statut Valide et sont prêtes à être exportées.
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Vérifier et corriger les erreurs

Les factures ayant un statut autre que Valide doivent être relues par un opérateur. Les opérateurs corrigent les erreurs et les avertissements signalés par les règles de vérification ; lorsque tous les problèmes sont corrigés, la facture reçoit le statut Valide. Les opérateurs peuvent également confirmer les statuts attribués automatiquement, ou modifier manuellement un statut en indiquant le motif du changement.Si le programme ne parvient systématiquement pas à localiser les champs sur les factures, les opérateurs peuvent l’entraîner pendant le processus de capture.
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Exporter les données

Lors de l’étape finale, les données sont exportées conformément aux paramètres du programme. Les documents ayant des statuts différents peuvent être exportés de différentes façons — par exemple, les documents ayant les statuts Valide et Exception peuvent être envoyés vers un dossier différent de celui des documents ayant le statut Rejeté. Vous pouvez configurer plusieurs destinations d’exportation et y exporter les factures.Si un statut a été modifié manuellement, le motif fourni par l’opérateur est également exporté.Le programme prend en charge l’exportation vers des fichiers de données et d’images, des bases de données compatibles ODBC et Microsoft SharePoint. Son API simple d’utilisation permet l’intégration avec n’importe quel système.
Pour plus d’informations, voir Comment capturer des factures.

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Configuration de FlexiCapture for Invoices

FlexiCapture for Invoices comprend un projet préconfiguré prêt à l’emploi. Avant de pouvoir commencer à capturer des factures, fournissez au programme des données sur les fournisseurs et les unités commerciales. Le programme utilise ces données pour localiser et reconnaître les champs correspondant au fournisseur et à l’unité commerciale sur l’image de la facture. Si vous ne fournissez pas ces données, un opérateur devra indiquer manuellement l’emplacement de ces champs ; les données reconnues seront ensuite enregistrées et utilisées lors du traitement des factures suivantes provenant de ce fournisseur ou de cette unité commerciale. Bien que FlexiCapture for Invoices soit préconfiguré et prêt à l’emploi, vous pouvez définir plusieurs paramètres supplémentaires :
  • Ajouter d’autres champs à extraire de la facture, y compris des champs prédéfinis désactivés par défaut ainsi que tout autre champ.
  • Adapter le jeu de règles à différentes organisations et législations.
  • Entraîner FlexiCapture for Invoices afin d’améliorer la qualité de capture pour les fournisseurs dont les factures présentent des mises en page non standard.
  • Associer les factures capturées à des commandes d’achat.
Pour plus d’informations, consultez Comment configurer un projet de capture de factures.
Pour utiliser FlexiCapture for Invoices, vous devez disposer de la licence FlexiCapture appropriée. Pour plus d’informations, consultez Paramètres de licence.