- Créer un nouveau projet. Ouvrez le menu Fichier et sélectionnez Nouveau projet… Dans la liste déroulante Type de projet, sélectionnez Invoice Processing (Au-NZ), Invoice Processing (CA), Invoice Processing (ES), Invoice Processing (EU), Invoice Processing (JP) ou Invoice Processing (US), selon l’emplacement de l’unité commerciale (voir Pays et langues).
- Indiquer un nom pour le projet et le chemin du dossier dans lequel il doit être enregistré. Remarque : Vous pouvez créer plusieurs projets. Par exemple, vous pouvez avoir un projet distinct pour chaque service ou pour certains fournisseurs.
- Configurer le projet. Un projet correctement configuré permet d’obtenir une meilleure précision de capture de données. Les paramètres à configurer avant de commencer le traitement sont décrits ci-dessous.
Configurer les profils d’importation
Le traitement des factures commence par l’acquisition d’images de documents. Il existe plusieurs façons d’acquérir des images :
- Un opérateur peut numériser des documents papier.
- Un opérateur peut ajouter des images à partir d’un dossier.
- Un profil d’importation peut être utilisé. Les profils d’importation sont configurés par un administrateur et incluent l’importation depuis un scanner, un Hot Folder et une boîte de réception e-mail.
Spécifiez les paramètres régionaux et linguistiques
Créez une liste des pays d’origine de vos factures. Ces pays détermineront les Règles de validation à appliquer, les formats autorisés pour les nombres, les dates et les montants, les taux d’imposition et les devises possibles, ainsi que les valeurs des champs spéciaux. Ils serviront également à déterminer les mots-clés pouvant aider le programme à détecter certains champs.
Tous les paramètres régionaux et linguistiques sont disponibles dans un fichier XML. Pour en savoir plus, consultez Modification du traitement des factures dans les fichiers XML.
Ajouter des bases de données
Effectuez cette étape si vous disposez d’une base de données de fournisseurs et d’unités commerciales. De telles bases de données permettent d’identifier correctement, sur la facture, les groupes de champs correspondant au fournisseur et à l’unité commerciale, puis d’en extraire les données. Sans base de données, les groupes de champs du fournisseur et de l’unité commerciale doivent être spécifiés manuellement lors de la vérification.
Configurer les paramètres d’export
Indiquez un chemin d’export pour les données extraites. Le projet inclut déjà un profil d’export par défaut, mais d’autres profils peuvent être configurés selon le statut des documents. Par exemple, vous pouvez choisir d’exporter les documents ayant le statut “Rejected” vers un dossier distinct.
Pour en savoir plus sur les statuts des documents et leur utilisation, consultez Le statut des documents dans les projets.
Paramètres supplémentaires
Entraînement
L’Administrateur peut entraîner le système lors de la configuration du projet. Si les tests révèlent que la qualité de la capture de données n’est pas satisfaisante, l’entraînement peut être utilisé pour l’améliorer.
Règles
Indiquez les règles à appliquer pour vérifier vos factures.
Capture de données à partir de champs supplémentaires
Spécifiez des champs supplémentaires pour l’extraction de données ou créez vos propres champs personnalisés.
Mise en correspondance avec les commandes d’achat
Configurez la mise en correspondance automatique des champs de facture avec les commandes d’achat.
Options supplémentaires pour les Opérateurs
Activez l’entraînement lors du traitement des factures ou autorisez les Opérateurs à ajouter ou modifier des enregistrements de fournisseurs et d’unités commerciales.
Mise à jour de la Document Definition standard
Mettez à jour les projets existants lorsqu’une nouvelle version de FC est disponible (les paramètres personnalisés et les modifications seront conservés dans la mesure du possible).
Analyse d’adresses
Analysez les adresses afin de les exporter vers un système back-end. Les composants suivants peuvent être identifiés : code postal (ZIP Code), pays, ville et rue. Le champ Street peut contenir des informations supplémentaires, comme le numéro de maison, le numéro d’appartement, la boîte postale, etc.
Paramètres de l’interface graphique FCFORINVOICES :
Configurer l’apparence du formulaire de document
Localiser la Document Definition
Traduisez les intitulés de champ, les libellés des boutons, les info-bulles et les autres textes du formulaire de données, ainsi que les messages d’erreur.
Paramètres du poste de travail
- Paramètres globaux
- Paramètres personnels (disponibles dans Outils → Options…)
En savoir plus sur les paramètres personnels...
En savoir plus sur les paramètres personnels...
La boîte de dialogue Options vous permet de :
- Choisir quelles données sont enregistrées dans le journal et définir à quel moment les infobulles doivent s’afficher
- Définir des raccourcis clavier
- Modifier les couleurs de l’interface graphique
- Modifier les paramètres de reconnaissance automatique
- Configurer l’affichage des boîtes de dialogue
Toutes les modifications apportées dans la boîte de dialogue Options sont enregistrées localement et ne seront pas modifiées lorsque le projet est modifié ou mis à jour.