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Une commande d’achat (PO) est un document commercial émis par un acheteur à destination d’un vendeur. Elle précise les types, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur fournira à l’acheteur. Une facture est un document commercial émis par un vendeur à destination d’un acheteur. Elle indique les produits, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur a fournis à l’acheteur. De nombreuses entreprises suivent leurs commandes d’achat. Les factures émises par les fournisseurs contiennent les numéros des commandes d’achat correspondantes. Lors du traitement des factures, vous pouvez comparer les produits et services qui y figurent avec ceux indiqués dans les commandes d’achat correspondantes. Cela peut être utile, par exemple, si vous souhaitez ignorer l’étape de vérification pour les factures qui correspondent à une commande d’achat précédemment confirmée. Par défaut, la mise en correspondance des factures avec les commandes d’achat est désactivée.

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Activation de la comparaison entre les factures et les commandes d’achat correspondantes

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I. Activez la fonctionnalité correspondante dans FCFORINVOICES.

  1. Dans le menu Project, sélectionnez Document Definitions…
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Edit…
  3. Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties…
  4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Document Definition Settings.
  5. Cliquez sur le bouton Edit… à côté du groupe Additional Fields and Features pour ouvrir la boîte de dialogue Document Definition Features.
  6. Sélectionnez l’option de mise en correspondance des commandes d’achat.

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II. Connecter une base de données de commandes d’achat.

  1. Dans la fenêtre principale de l’Editor Document Definition, sélectionnez Document Definition → Document Definition Properties…
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Jeux de données. Un jeu de données est un tableau qui définit la structure des données et qui soit les stocke, soit les récupère à partir d’une base de données externe.
  3. Sélectionnez Purchase Orders dans la liste et cliquez sur Set Up… Notez la structure des données connectées (voir jeu de données PurchaseOrders). S’il n’existe pas de tableau de ce type dans votre base de données, vous devrez peut-être créer une vue correspondante à l’aide des outils disponibles dans votre logiciel de base de données.
  4. Dans la boîte de dialogue data set (PurchaseOrders), spécifiez la chaîne de connexion à utiliser pour vous connecter à votre base de données de commandes d’achat compatible ODBC, le schéma de données à utiliser, puis sélectionnez le tableau ou la vue de base de données souhaité.
  5. Spécifiez les correspondances entre les colonnes du jeu de données et celles de la base de données externe.
Le programme recherchera alors les numéros de commandes d’achat et les montants totaux sur les factures, puis les comparera à ceux stockés dans la base de données des commandes d’achat.

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III. Connecter les lignes d’articles des commandes d’achat

Si nécessaire, répétez les étapes 1 et 2 de II. Connecter une base de données de commandes d’achat afin d’ouvrir l’onglet Jeux de données de la boîte de dialogue Document Definition Properties…
  1. Sélectionnez PurchaseOrdersItems dans la liste, puis cliquez sur Configurer… Notez la structure des données liées (voir jeu de données PurchaseOrdersItems). Il est important que le numéro d’une commande d’achat soit identique à celui indiqué dans la base de données des commandes d’achat. La colonne jeu de données PurchaseOrders est obligatoire. Toutes les autres colonnes sont facultatives. S’il n’existe pas de tableau de ce type dans votre base de données, vous devrez peut-être créer une vue correspondante à l’aide des outils disponibles dans votre logiciel de base de données.
  2. Dans la boîte de dialogue jeu de données (PurchaseOrdersItems), indiquez la chaîne à utiliser pour vous connecter à votre base de données de commandes d’achat compatible ODBC, le schéma de données à utiliser, puis sélectionnez le tableau ou la vue de base de données souhaité.
  3. Spécifiez les correspondances entre les colonnes du jeu de données et celles de la base de données externe.
Voir aussi Détection des champs principaux.

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IV. Activer la capture des lignes d’articles des factures

Voir Champs supplémentaires.

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V. Configurer les règles de comparaison

FCFORINVOICES propose plusieurs règles prédéfinies. L’Administrateur doit activer celles qui sont nécessaires à son projet. Cela peut être fait dans l’onglet Rules de la boîte de dialogue Document Definition Properties…
RègleDescriptionOù elle est stockéeStatut par défaut
Vérifier le numéro et le montant de la commande d’achatVérifie si le numéro et le montant de la commande d’achat extraits d’une facture correspondent aux commandes du jeu de données PurchaseOrders.PurchaseOrderActivé
Mettre en correspondance une ligne d’article de la facture avec un article de la commandeVérifie si une ligne d’article d’une facture correspond à la ligne d’article correspondante dans la commande d’achat. Vous pouvez spécifier les éléments à comparer et la manière de les comparer.LineItemsActivé, si l’option d’extraction des lignes d’articles est activée
Vérifier le nombre de lignes d’articles de la facture par rapport au nombre d’articles de la commandeVérifie si le nombre de lignes d’articles d’une facture est identique à celui de la commande d’achat correspondante.PurchaseOrderDésactivé
Vérifier si les lignes d’articles de la facture sont mises en correspondance avec des articles de commande uniquesVérifie si plusieurs lignes d’articles d’une facture sont associées à une seule et même ligne d’article dans la commande d’achat.PurchaseOrderDésactivé
Collecter les articles de commande mis en correspondance (nécessaire au bon fonctionnement de PO Matching au niveau des articles)Compile une liste des lignes d’articles de la commande déjà associées à leurs lignes d’articles de facture correspondantes. En cas de comparaison manuelle, l’Opérateur ne verra que les lignes d’articles de facture pour lesquelles aucune correspondance n’a encore été trouvée dans la commande d’achat.PurchaseOrderActivé

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Comparaison des lignes d’articles de la facture avec la commande d’achat

FCFORINVOICES propose plusieurs méthodes de comparaison :
  • vous pouvez comparer le numéro et le montant d’une facture avec ceux figurant dans la commande d’achat (comparaison de l’en-tête de facture)
  • vous pouvez comparer les lignes d’articles d’une facture avec celles figurant dans la ou les commandes d’achat (comparaison des lignes d’articles de facture).

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Comparaison des articles de facture avec les articles de commande d’achat

Si la mise en correspondance des commandes d’achat est sélectionnée, le groupe Commandes d’achat s’affiche dans le formulaire de données lorsque vous vérifiez des factures. Pour chaque commande d’achat trouvée sur une facture, un élément de groupe s’affiche, composé des éléments suivants :
  • numéro de commande
  • montant total
  • bouton Details…
  • cases à cocher Commande contrôlée
En cliquant sur Details…, vous affichez les détails de la commande d’achat (à condition que l’Administrateur ait connecté la base de données correspondante contenant les détails de la commande) au bas de la fenêtre d’image du document, afin de pouvoir comparer facilement les articles de la facture avec ceux de la commande d’achat. Pour confirmer que la facture correspond à la commande d’achat, l’Opérateur peut cocher la case Commande contrôlée. Cette case ne peut être cochée que manuellement. Lorsqu’elle est cochée, cela indique que l’Opérateur a comparé les valeurs des champs Numéro de commande et Total de la facture avec celles de la commande d’achat et a confirmé la correspondance. Une fois la correspondance confirmée par l’Opérateur, les valeurs de ces champs ne sont plus vérifiées automatiquement au moyen d’une règle. Si une commande n’a pas été détectée sur l’image et ne s’affiche pas dans le formulaire de données, cliquez sur le lien Ajouter une instance de ‘Commande d’achat’ au bas du groupe Commandes d’achat. Un élément vide est ajouté au groupe Commandes d’achat. Saisissez les valeurs des champs Numéro de commande et Total en sélectionnant les valeurs sur l’image ou en les entrant manuellement. Les valeurs que vous saisissez sont automatiquement vérifiées par une règle dans la base de données des commandes d’achat.

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Comparaison ligne par ligne

Pour comparer une facture à sa commande d’achat, il est possible d’utiliser les lignes d’articles extraites de la facture. L’Opérateur peut également devoir sélectionner l’élément de commande approprié pour chaque ligne d’article de la facture. Si la capture des lignes d’articles est activée, le groupe Lignes d’articles s’affiche dans le formulaire de données. Ce groupe contient les lignes d’articles extraites de l’image de la facture. FC associe automatiquement les lignes d’articles de la facture aux éléments correspondants de la commande d’achat. Pour associer des éléments manuellement, l’Opérateur doit cliquer sur le bouton dans la colonne OrderItemId, puis sélectionner l’élément de commande souhaité dans la liste qui s’ouvre. Si une ligne d’article de la facture ne peut pas être associée à un élément de la commande d’achat mais reste valide, l’Opérateur doit cocher la case Est valide pour cette ligne d’article. Selon les paramètres configurés par l’Administrateur, les vérifications de règles suivantes sont effectuées :
  • le nombre de lignes d’articles dans une commande d’achat doit être identique au nombre de lignes d’articles de facture associées à cette commande ;
  • toutes les lignes d’articles de la facture sont associées à des lignes d’articles de commande différentes ou ont été marquées comme valides par l’Opérateur.