Après soumission des factures au programme, elles sont automatiquement reconnues, puis vérifiées à l’aide d’un ensemble de règles de validation. Un statut est ensuite attribué à chaque facture.
Les statuts des factures sont attribués automatiquement en fonction des règles déjà créées. Pour plus d’informations, voir Règles disponibles.
Les documents ayant le statut Valid peuvent être exportés sans vérification.
Les factures ayant d’autres statuts doivent d’abord faire l’objet d’une relecture par l’Opérateur, qui examine chaque document et corrige les erreurs ou avertissements signalés par les règles. Une fois les erreurs et avertissements d’une facture corrigés, son statut devient Valid. L’Opérateur peut également choisir d’accepter un statut attribué automatiquement ou d’attribuer un statut manuellement, en indiquant les motifs dans le champ de commentaire.
Si le programme ne parvient systématiquement pas à détecter certains champs sur des images de facture, l’Opérateur peut l’entraîner en indiquant les positions correctes des champs sur l’image en cours.
Les documents ayant des statuts différents peuvent être exportés vers différentes destinations pour être traités par votre logiciel financier. Les commentaires fournis par l’Opérateur lors du changement de statut y seront également visibles.
Désactiver les statuts de facture
- Les champs Status et Reason disparaissent du formulaire de données et ne peuvent plus être modifiés dans le Document Definition Editor.
- La colonne Invoice Status reste vide après la reconnaissance.
Ces changements n’interfèrent pas avec les règles prédéfinies qui affectent les statuts des documents.
Lorsque les statuts de facture sont désactivés, l’exportation basée sur le statut ne fonctionne pas (veillez à décocher l’option Field condition dans les paramètres du profil d’exportation). Les règles déclenchées par un statut ne fonctionnent pas non plus.
Ouvrir les propriétés de la définition de document
Dans le menu principal du Document Definition Editor, cliquez sur Document Definition → Document Definition Properties….
Ouvrir les paramètres de la définition de document
Dans la boîte de dialogue des propriétés de la facture, cliquez sur l’onglet paramètre de la définition de document.
Modifier les champs et fonctionnalités supplémentaires
Cliquez sur le bouton Edit… dans le groupe Additional Fields and Features.
Décochez l’option Invoice status
Dans la boîte de dialogue Document Definition Features, décochez l’option Invoice status.
Ouvrir la boîte de dialogue Document Definitions
Dans le menu Project, sélectionnez Document Definitions….
Modifier la définition de document
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Edit….
Ouvrir les propriétés de la définition de document
Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties….
Ouvrir les paramètres de la définition de document
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Paramètres de la définition de document.
Ouvrir les motifs de changement de statut
Cliquez sur Edit… à côté du groupe Handling Invoice Output Status. La boîte de dialogue Reasons for Change of Status s’ouvre.
Modifier la liste des motifs prédéfinis
Autoriser les opérateurs à indiquer leurs propres motifs
Configuration de l’export en fonction du statut
Règles qui affectent le statut d’une facture
Ouvrir les propriétés de Document Definition
Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties….
Ouvrir l’onglet Rules
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Rules.
