Une fois les factures importées dans le programme, elles sont automatiquement reconnues, puis vérifiées à l’aide d’un ensemble de règles de validation. Après application des règles, un statut est attribué à chaque facture.
Les statuts des factures sont attribués automatiquement en fonction de l’ensemble de règles déjà créé (voir Règles disponibles).
Les documents ayant le statut Valid peuvent être exportés sans vérification.
Les factures ayant d’autres statuts doivent d’abord faire l’objet d’une relecture par l’Opérateur. L’Opérateur examine chaque document et corrige les erreurs ou avertissements signalés par les règles. Une fois les erreurs et avertissements d’une facture corrigés, son statut devient Valid. L’Opérateur peut également choisir d’accepter un statut attribué automatiquement ou d’attribuer un statut manuellement, en indiquant les motifs dans le champ de commentaire.
Si le programme ne parvient systématiquement pas à détecter certains champs sur des factures au format image, l’Opérateur peut l’entraîner au fil du traitement en indiquant les positions correctes des champs sur l’image en cours.
Les documents ayant des statuts différents peuvent être exportés vers différentes destinations pour un traitement ultérieur par votre logiciel financier. Les commentaires fournis par l’Opérateur lors du changement de statut seront également visibles dans votre logiciel financier.
Désactivation des statuts de facture
- les champs Status et Reason disparaissent du formulaire de données et ne sont plus modifiables dans l’éditeur Document Definition
- la colonne Invoice Status reste vide après la reconnaissance
Ces modifications n’affectent pas le fonctionnement des règles prédéfinies qui s’appliquent aux statuts de document.
Lorsque les statuts de facture sont désactivés, l’exportation basée sur le statut ne fonctionne plus (veillez à décocher l’option Field condition dans les paramètres du profil d’exportation). Les règles déclenchées par un statut ne fonctionneront pas non plus.
- Dans le menu principal de l’éditeur Document Definition, cliquez sur Document Definition → Document Definition Properties…
- Dans la boîte de dialogue des propriétés de la facture, cliquez sur l’onglet Document Definition Settings.
- Cliquez sur le bouton Edit… dans le groupe Additional Fields and Features.
- Dans la boîte de dialogue Document Definition Features, décochez l’option Invoice status.
L’Opérateur peut ignorer les erreurs et les avertissements générés par les règles, puis attribuer manuellement un statut à une facture. Dans ce cas, l’Opérateur devra saisir un commentaire ou sélectionner un motif dans une liste de motifs prédéfinis.
- Dans le menu Project, sélectionnez Document Definitions…
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Edit…
- Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties…
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Document Definition Settings.
- Cliquez sur Edit… en regard du groupe Handling Invoice Output Status. La boîte de dialogue Reasons for Change of Status s’ouvre.
Modification de la liste des motifs prédéfinis :
Autoriser les opérateurs à indiquer leurs propres motifs :
Configuration de l’export en fonction du statut
Règles qui affectent le statut d’une facture
- Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties…
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Rules.
Une règle peut affecter le statut d’une facture.
Pour qu’une règle affecte le statut des factures, ajoutez le préfixe (Rejected) ou (Exception) à son nom. Les erreurs générées par une règle ainsi préfixée attribueront le statut correspondant à une facture en échec. Vous pouvez ajouter à une règle un préfixe modifiant le statut soit lors de la création d’une nouvelle règle, soit lors de la modification d’une règle existante. 