Règles disponibles

Règles de validation des factures

Toute règle préconfigurée peut être désactivée par l’utilisateur dans les propriétés de Document Definition. Vous pouvez également créer des règles personnalisées. La colonne Activée par défaut dans indique les types de projet Invoice Processing (Au-NZ, CA, ES, EU, US, JP) dans lesquels chaque règle est activée par défaut. Les types de projet qui ne sont pas répertoriés disposent de la règle, mais elle y est désactivée par défaut. N/A indique les types de projet auxquels la règle ne s’applique pas.

Unité commerciale

Règle	Description	Activé par défaut dans
Les informations sur les unités commerciales doivent être ajoutées à la base de données	Vérifie qu’une nouvelle unité commerciale détectée dans l’image et enregistrée dans le jeu de données BU a bien été ajoutée à la base de données. Cette règle doit être activée lorsque des bases de données d’unités commerciales sont utilisées.	ES, EU
L’adresse de l’unité commerciale est obligatoire	Vérifie que le champ `BU\Street` n’est pas vide.	ES, EU
Le nom de l’unité commerciale est obligatoire	Vérifie que le champ `BU\Name` n’est pas vide.	ES, EU
L’ID TVA de l’unité commerciale est obligatoire	Vérifie que le champ `BU\VATID` n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf la Suisse.	ES, EU
Vérifier l’ABN	Vérifie que le champ `BU\VATID` est renseigné pour les factures AU.	Au-NZ · N/A ailleurs
L’unité commerciale doit être présente dans la base de données	Vérifie que l’unité commerciale détectée dans l’image de la facture est présente dans le jeu de données BU. Cette règle doit être activée lorsque des bases de données d’unités commerciales sont utilisées.	Tous
Le pays de l’unité commerciale est obligatoire	Vérifie que le champ `BU\Country` n’est pas vide.	Aucun
Vérifier les taux d’imposition sur les factures nationales	Vérifie que les taux d’imposition appliqués sont corrects pour les factures du même pays. Les taux d’imposition possibles et leurs périodes de validité sont connus pour chaque pays.	ES, EU
Vérifier le Taux d’imposition JP	Vérifie que les taux d’imposition appliqués sont corrects.	Au-NZ · N/A ailleurs
Vérifier le champ des taux d’imposition sur les factures internationales	Vérifie que les taux d’imposition appliqués sont corrects pour les factures internationales. Les taux d’imposition possibles et leurs périodes de validité sont connus pour chaque pays.	ES, EU

Fournisseur

Règle	Description	Activé par défaut dans
L’adresse du fournisseur est obligatoire	Vérifie que le champ `Vendor\Street` n’est pas vide.	ES, EU
Le nom du fournisseur est obligatoire	Vérifie que le champ `Vendor\Name` n’est pas vide.	ES, EU
L’ID TVA du fournisseur est obligatoire	Vérifie que le champ `Vendor\VATID` n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf la Suisse.	ES, EU
Le fournisseur doit figurer dans la base de données	Vérifie que le fournisseur trouvé sur l’image de la facture est présent dans le jeu de données des fournisseurs. Doit être activé lorsque des bases de données de fournisseurs sont utilisées.	All
Les informations du fournisseur doivent être ajoutées à la base de données	Vérifie si un nouveau fournisseur trouvé sur l’image et enregistré dans le jeu de données des fournisseurs a bien été ajouté à la base de données. Doit être activé lorsque des bases de données de fournisseurs sont utilisées.	ES, EU, JP
Les coordonnées bancaires du fournisseur sont obligatoires	Vérifie si l’IBAN, le code bancaire et le compte bancaire correspondent aux valeurs du jeu de données des fournisseurs.	ES, EU
Vérifier les coordonnées bancaires du fournisseur par rapport à la base de données	Vérifie que les coordonnées bancaires du fournisseur détectées sur l’image de la facture sont identiques à celles du jeu de données Vendor.	ES, EU, JP

Données d’en-tête de facture

Règle	Description	Activé par défaut dans
Le numéro de facture est obligatoire	Vérifie que le champ Numéro de facture n’est pas vide.	Tous *
La date de la facture est obligatoire	Vérifie que le champ Date de la facture n’est pas vide. Dans Invoice Processing (JP), si le champ est renseigné mais que l’année n’est pas indiquée, la valeur du champ est remplacée par une date au format YYYY/MM/DD, où YYYY correspond à l’année en cours.	Tous **
La date de livraison est obligatoire	Vérifie que le champ Date de livraison n’est pas vide. N’a aucun effet si l’indicateur de date de livraison est défini.	Aucun
La date de livraison doit être antérieure à la date de la facture	La vérification effectuée est `Delivery Date <= Invoice Date`.	Aucun
La date de livraison ne doit pas être antérieure à la date d’il y a un an	La vérification effectuée est `Today - 365 (366) days <= Delivery Date`.	Aucun
Vérifier la valeur de la devise	Vérifie que la devise fait partie des devises spécifiées pour le projet.	Tous

Appliqué à tous les pays pris en charge, à l’exception de la Suisse ; dans Invoice Processing (Au-NZ), appliqué au Canada, à l’Australie et à la Nouvelle-Zélande ; dans Invoice Processing (US), appliqué au Canada.

** Dans Invoice Processing (Au-NZ), appliqué au Canada, à l’Australie et à la Nouvelle-Zélande.

Montants

Règle	Description	Activée par défaut dans
Total est un champ obligatoire	Vérifie que le champ Total n’est pas vide.	Tous
Vérification du montant	Vérifie si `Net Amount + Tax Amount = Total`. Si des frais supplémentaires ou des remises sont détectés, vérifie si `Net Amount + Tax Amount + Additional Costs = Total`.	US, JP · N/A en ES, EU
Le champ Taux d’imposition ne doit pas être vide	Si le Montant net ou le Montant de la taxe n’est pas vide, le Taux d’imposition correspondant ne doit pas être vide.	ES, EU
Si un taux d’imposition est détecté, le montant avant taxes est obligatoire	Vérifie que, pour chaque taux d’imposition détecté, le champ Montant net correspondant n’est pas vide. S’applique uniquement à l’Allemagne.	Tous sauf Au-NZ
Si un taux d’imposition est détecté, le montant de la taxe est obligatoire	Vérifie que, pour chaque taux d’imposition détecté, le Montant de la taxe correspondant n’est pas vide.	Tous sauf Au-NZ
La taxe totale est un champ obligatoire	Vérifie que le champ `Amounts\Total Tax Amount` n’est pas vide. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf l’Allemagne.	ES, EU
Vérification du champ Taxe	Vérifie que, pour chaque taux d’imposition détecté, le Montant de la taxe correspondant est correct pour les valeurs NetAmount et TaxRate correspondantes (c’est-à-dire que l’égalité `TaxAmount = (TaxRate / 100) * NetAmount` est vraie).	Tous sauf Au-NZ
Vérification du champ Taxe totale	La vérification effectuée est `Total Tax Amount = Tax Amount 1 + Tax Amount 2`. S’applique à tous les pays pris en charge, sauf l’Allemagne.	Tous sauf Au-NZ
Vérification du champ Total net	La vérification effectuée est `Total Net Amount = Net Amount 0 + Net Amount 1 + Net Amount 2`. Si le champ Total Net Amount est vide, cette règle renseigne le champ en fonction des calculs effectués.	ES, EU; CA dépend du groupe de champs
Vérification du champ Total si le montant total de la taxe est obligatoire	Vérifie que la somme du montant net détecté, du montant de la taxe et des frais supplémentaires est égale à Total. S’applique à tous les pays sauf l’Allemagne.	ES, EU, US
Vérification du champ Total si le montant total de la taxe est facultatif	Vérifie que la somme de chaque montant net, montant de la taxe et frais supplémentaires détectés est égale à Total. S’applique à l’Allemagne.	Tous sauf Au-NZ
Vérification du total net par rapport aux articles de commande	Vérifie que le total des valeurs de la colonne `TotalPriceNetto` du tableau LineItems correspond au montant de la facture avant taxes (TotalNetAmount).	Aucun

Commande d’achat

Règle	Description	Activée par défaut dans
Vérifier le nombre de lignes d’articles de la facture par rapport au nombre d’articles de commande	Vérifie si le nombre de lignes d’articles d’une facture est identique au nombre de lignes d’articles de la commande d’achat correspondante.	Aucune
Vérifier le numéro de commande d’achat et le montant	Vérifie si le numéro de commande et le montant capturés sur une facture correspondent aux commandes du jeu de données PurchaseOrders.	Toutes *
Copier les données de PO vers TrainablePO	Copie les champs de groupe PurchaseOrders dont les régions ont été trouvées sur la facture vers le groupe en cours d’entraînement.	Toutes
Vérifier si les lignes d’articles de la facture correspondent à des articles de commande uniques	Vérifie si plusieurs lignes d’articles d’une facture sont associées au même article de ligne dans la commande d’achat.	Aucune

Activée si la fonctionnalité mise en correspondance des commandes d’achat est activée. Pour plus d’informations, voir Champs supplémentaires.

Lignes d’articles

Règle	Description	Activée par défaut dans
Vérifier le montant de l’article	Pour chaque article de facture, vérifie que `Quantity * UnitPrice` est égal à TotalPriceNetto pour l’article après application de DiscountPercentage.	Tous *
Associer une ligne d’article de facture à un article de commande	Vérifie que chaque ligne d’article d’une facture a un article correspondant dans le jeu de données PurchaseOrderItems.	Tous *
Vérifier la devise de LineItems	Vérifie que la devise de la ligne d’article fait partie des devises spécifiées pour le projet.	Tous *
Le prix unitaire est obligatoire	Vérifie que la colonne Unit Price n’est pas vide.	Aucun † · N/A en ES, EU
Le total de la ligne est obligatoire	Vérifie que le champ Total Price Netto n’est pas vide.	Aucun † · N/A en ES, EU
La quantité est obligatoire	Vérifie que la colonne Quantity n’est pas vide.	Aucun † · N/A en ES, EU
Vérifier le code GL	Vérifie si la valeur du champ figure dans le jeu de données GLCodes. Également utilisé pour établir une liste de suggestions pour les stations.	Tous **
Vérifier le centre de coûts	Vérifie si VendorId, le BUId associé et le champ associé `LineItems/CostCenter` figurent dans le jeu de données CostCenters. Également utilisé pour établir une liste de suggestions pour les stations.	Tous **

Activée si la fonctionnalité Line items extraction est activée. Pour plus d’informations, consultez Champs supplémentaires.

** Activée si les fonctionnalités Line items extraction et GL Coding sont activées. Pour plus d’informations, consultez Champs supplémentaires. † Lorsqu’elle est activée, s’applique au Canada, à l’Australie et à la Nouvelle-Zélande dans Invoice Processing (Au-NZ), et au Canada dans Invoice Processing (CA) et (US). Lorsqu’une base de données externe est utilisée, le pays d’un document correspond au pays de l’unité commerciale du fournisseur. Si aucune base de données externe n’est utilisée, un détecteur automatique de pays détermine le pays.

Règles de service

Ces règles n’affectent pas le statut d’un document et n’envoient aucun message aux opérateurs. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement de la Document Definition FlexiCapture for Invoices. Toute règle préconfigurée peut être désactivée par l’utilisateur dans les propriétés de la Document Definition. Vous pouvez également créer des règles personnalisées. Comme ci-dessus, Activé par défaut dans répertorie les types de projet pour lesquels chaque règle est fournie comme activée.

Règles de service pour les données d’en-tête de facture

Règle	Description	Activé par défaut dans
Détecter le type de facture	Si le Montant de la facture est négatif ou si les mots « Credit note » sont détectés, le type de facture est défini sur Credit note.	Tous
Le champ Date de livraison est vide ou renseigné	Définit ou efface la valeur du champ Indicateur de date de livraison selon que le champ Date de livraison est renseigné (si Date de livraison est vide, le champ Indicateur de date de livraison n’est pas défini). N’a aucun effet si Indicateur de date de livraison a été vérifié.	Aucun

Règles de service pour Montants

Règle	Description	Activé par défaut dans
Le champ Autoliquidation de TVA est vide ou renseigné	Si le seul taux de TVA trouvé est 0, ou si les mots « Reverse Charge » sont détectés, la valeur du champ Autoliquidation de TVA est définie sur Oui.	ES, EU
Définir la devise sur CAD ou USD	Si aucun indicateur de devise n’est détecté ou si `$` est détecté, la devise est définie sur le dollar canadien (CAD) si le pays du fournisseur est le Canada, ou sur le dollar américain (USD) si le pays du fournisseur est les USA ou tout autre pays hors Canada.	CA, US, JP · N/A ailleurs
Définir la devise sur AUD ou NZD	Si aucun indicateur de devise n’est détecté ou si `$` est détecté, la devise est définie sur le dollar australien (AUD) si le pays de l’unité commerciale est l’Australie, ou sur le dollar néo-zélandais (NZD) si le pays de l’unité commerciale est la Nouvelle-Zélande.	Au-NZ · N/A ailleurs
Détecter la devise nationale	Saisit automatiquement des données dans le champ Devise (s’il est vide) pour les factures de France, de Grande-Bretagne et d’Espagne.	Tous sauf Au-NZ
Renseigner le champ Coût additionnel total	Calcule le montant total des frais supplémentaires.	ES · N/A dans EU, JP
Renseigner le champ Taux d’imposition s’il est vide	Calcule la valeur du taux d’imposition s’il n’est pas trouvé sur l’image de la facture, à condition que les autres champs de taxe aient été trouvés.	Tous sauf Au-NZ
Renseigner le champ Taxe totale s’il est facultatif	Saisit automatiquement des données dans le champ `Amounts\Total Tax Amount` pour les pays où ce champ n’est pas obligatoire. S’applique uniquement à l’Allemagne.	ES, EU
Renseigner le champ Taxe totale si un seul taux d’imposition est trouvé	Saisit automatiquement des données dans `Amounts\Total Tax Amount` s’il n’y a qu’une seule taxe sur la facture.	ES, EU
Obtenir les informations récapitulatives pour le groupe Montants	Saisit des données dans le champ `Amounts\Summary` en fonction des valeurs suivantes : Net0, Net1, Net2, Tax Amount 1, Tax Amount 2, Tax Rate 1, Tax Rate 2. Format : `Sum (= Net0 + Net1 + Net2 + Tax Amount 1 + Tax Amount 2) + AdditionalTaxGroups\NetAmount + AdditionalTaxGroups\TaxAmount)` ; ainsi que les taux de TVA trouvés sur la facture. Exemple : 256; 0%.	CA, ES, EU
Copier la devise depuis LineItems	Si le champ Devise (pour le Montant total de la taxe) n’est pas trouvé, la valeur est copiée depuis le tableau LineItems.	Tous sauf Au-NZ
Collecter les articles de commande associés	Compile une liste des articles de commande du PO déjà associés à leurs lignes d’articles de facture correspondantes (nécessaire au bon fonctionnement de la mise en correspondance PO au niveau des articles). En cas de comparaison manuelle, l’opérateur ne voit que les lignes d’articles de facture pour lesquelles aucune correspondance n’a encore été trouvée dans la commande d’achat.	Tous

Règles de service pour les lignes d’articles

Règle	Description	Activé par défaut dans
Si la commande est vérifiée, rendre valides toutes les lignes d’articles correspondantes	Si l’option Est valide est sélectionnée pour l’une des lignes d’articles lors de la comparaison des lignes d’articles de la facture avec la commande d’achat, toutes les autres lignes d’articles sont marquées comme valides.	Tous
Copier le numéro de commande depuis le groupe PurchaseOrders	Si le champ Order Number du tableau LineItems n’est pas mis en correspondance, la valeur du numéro de commande est copiée dans ce tableau depuis le champ Order Number (le numéro de commande du groupe de champs PurchaseOrder).	Tous
Séparer la devise du montant dans le champ	Sépare le montant et la devise, puis copie la devise dans le champ Devise si celui-ci est vide.	US ; CA, ES, EU, JP dépendent du groupe de champs
Ajouter le code GL au fournisseur	Vérifie si la colonne GLCode du jeu de données Vendors contient la valeur requise pour un fournisseur donné. Effectue la même vérification pour le fournisseur et l’unité commerciale si la colonne BusinessUnitId du jeu de données est mappée. Si la colonne GLCode ne contient pas la valeur requise, celle-ci est copiée depuis le champ `LineItems/GLCode`.	Tous *
Définir une liste de suggestions pour le code GL	Crée une liste de suggestions pour le champ GLCode à partir des données du jeu de données GLCodes.	Tous *
Renseigner le code GL	Vérifie si la colonne GLCode du jeu de données Vendors contient la valeur requise pour un fournisseur donné. Effectue la même vérification pour le fournisseur et l’unité commerciale si la colonne BusinessUnitId du jeu de données est mappée. Si la colonne GLCode contient la valeur requise, celle-ci est copiée du jeu de données vers le champ `LineItems/GLCode`.	Tous *
Définir une liste de suggestions pour les centres de coûts	Crée une liste de suggestions pour le champ GLCode à partir des données du jeu de données CostCenters. Les suggestions sont filtrées selon leurs valeurs BUId.	Tous *

Activé si les fonctionnalités Line items extraction et GL Coding sont activées. Pour plus d’informations, consultez Champs supplémentaires.

Lorsqu’une base de données externe est utilisée, le pays d’un document correspond à celui de l’unité commerciale du fournisseur. Si aucune base de données externe n’est utilisée, un détecteur automatique de pays détermine le pays.

ABBYY FlexiCapture for Invoices

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Règles de validation des factures

Unité commerciale

Fournisseur

Données d’en-tête de facture

Montants

Commande d’achat

Lignes d’articles

Règles de service

Règles de service pour les données d’en-tête de facture

Règles de service pour Montants

Règles de service pour les lignes d’articles

​Règles de validation des factures

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