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L’administrateur peut activer des fonctionnalités supplémentaires pour les opérateurs amenés à traiter des factures. Notez que ces fonctionnalités sont toujours disponibles pour les utilisateurs disposant des autorisations d’administrateur.”}]}

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Entraînement du programme pendant le traitement des factures

Si les résultats de l’extraction automatique des champs ne sont pas à la hauteur attendue, l’opérateur peut également entraîner ABBYY FlexiCapture for Invoices pendant le traitement des factures. Ce processus crée de nouvelles FlexiLayouts, qui peuvent ensuite être utilisées à la place de la FlexiLayout standard. Voir Entraînement d’ABBYY FlexiCapture for Invoices pour plus de détails. Pour activer cette fonctionnalité d’entraînement supplémentaire, procédez comme suit :
  1. Dans la fenêtre principale de l’éditeur de définition de document, sélectionnez Définition de document → Propriétés de la définition de document…
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Paramètres de la définition de document.
  3. Cliquez sur le bouton Modifier… à côté du groupe Champs et fonctionnalités supplémentaires pour ouvrir la boîte de dialogue Fonctionnalités de la définition de document.
  4. Sélectionnez l’option Entraînement pendant le traitement. Remarque : Pour désactiver la fonctionnalité d’entraînement supplémentaire pour les opérateurs (si elle est activée), décochez l’option Entraînement pendant le traitement.
Si un opérateur de vérification modifie le balisage des champs sur une image de document, ce document est alors copié, à l’étape d’entraînement, dans le batch d’entraînement utilisé pour cette variante de document. Les premier et deuxième documents ainsi ajoutés reçoivent le statut « Pour l’entraînement », et le troisième reçoit le statut « Pour le test ».
L’entraînement est effectué indépendamment pour chaque variante de document. Les factures du même fournisseur sont considérées comme appartenant à la même variante de document.
La qualité du nouveau modèle entraîné sera testée sur les documents ayant le statut « Pour le test ». Le programme comparera le nombre de champs correctement associés. Si le nouveau modèle entraîné fournit plus de champs correctement associés que le modèle de référence, la nouvelle FlexiLayout sera enregistrée et utilisée par la suite pour cette variante de document (c.-à-d. pour le traitement des factures de ce fournisseur particulier). Voir Entraînement pendant le traitement des documents pour plus de détails.

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Modification et ajout d’enregistrements de fournisseur et d’unité commerciale

Lors de la configuration de votre projet de capture de factures, vous avez connecté des bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales aux jeux de données correspondants du projet. Ces jeux de données définissent la structure des données et en stockent une copie dans le projet, qu’ils synchronisent périodiquement avec votre base de données externe. Voir Utilisation des bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales. La reconnaissance des factures commence par la recherche du fournisseur et de l’unité commerciale. Ces groupes de champs ne peuvent être trouvés sur une image que s’ils sont présents dans le jeu de données. Il est important que le programme trouve le fournisseur et l’unité commerciale, car ces données sont utilisées pour sélectionner le pays de la facture, ce qui détermine les taux d’imposition utilisés pour repérer les champs Montants sur l’image ainsi que le choix des règles de validation. En règle générale, tous les fournisseurs et toutes les unités commerciales sont déjà inclus dans les jeux de données correspondants. Toutefois, si vous recevez une facture d’un nouveau fournisseur qui ne figure pas dans la base de données, le groupe de champs Fournisseur ne sera pas détecté. Selon le processus métier, l’ajout du nouveau fournisseur à la base de données des fournisseurs et sa synchronisation avec les jeux de données peuvent prendre beaucoup de temps, et le programme ne pourra pas traiter les factures de ce fournisseur tant qu’il ne l’aura pas trouvé dans le jeu de données. Un autre cas possible est le changement d’adresse ou de numéro de compte d’un fournisseur existant. La mise à jour de la base de données des fournisseurs et sa synchronisation avec le jeu de données peuvent prendre beaucoup de temps, et l’Opérateur a besoin des informations à jour pour pouvoir traiter les factures. Pour résoudre les problèmes ci-dessus, l’Administrateur peut autoriser les Opérateurs à ajouter ou à modifier des enregistrements dans les jeux de données. Les modifications seront apportées aux jeux de données stockés dans le projet, et non aux bases de données externes de fournisseurs et d’unités commerciales. Si un Opérateur ajoute un nouveau fournisseur au jeu de données, le programme pourra détecter le groupe de champs Fournisseur sur les factures suivantes de ce fournisseur, comme s’il existait un enregistrement correspondant dans la base de données externe des fournisseurs. Cependant, les règles de validation détecteront que le fournisseur est absent de la base de données externe et attribueront le statut Exception à la facture. Lors de la prochaine synchronisation du jeu de données avec la base de données externe, tous les fournisseurs ajoutés par les Opérateurs seront remplacés par les enregistrements appropriés de la base de données ou supprimés du jeu de données. Voir Mise à jour des jeux de données pour en savoir plus sur la mise à jour des jeux de données. Par défaut, les Opérateurs ne peuvent pas modifier ni ajouter de nouveaux enregistrements dans les jeux de données. Pour activer cette fonctionnalité pour les Opérateurs :
  1. Dans la fenêtre principale de l’éditeur de définition de document, sélectionnez définition de document → définition de document Properties…
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Data Sets.
  3. Sélectionnez un jeu de données dans la liste et cliquez sur le bouton Set Up…
  4. Activez l’option Operators can add records et/ou Operators can edit records.
Si vous ne voulez pas que les Opérateurs ajoutent ou modifient des enregistrements dans les jeux de données, assurez-vous que ces options sont désactivées.