Utilisation des bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales

• Si des bases de données de fournisseurs et d’unités commerciales sont utilisées, ABBYY FlexiCapture peut détecter les entreprises de manière plus fiable en recherchant des informations supplémentaires sur l’entreprise dans les images de facture. Il peut également vérifier qu’un fournisseur détecté est un fournisseur « connu ». En outre, si une base de données de fournisseurs est utilisée, vous pourrez entraîner des champs.
• Si aucune base de données de fournisseurs ou d’unités commerciales n’est utilisée, ABBYY FlexiCapture utilisera des réseaux neuronaux pour rechercher les noms et adresses des fournisseurs et des unités commerciales dans les images de facture (voir Détection des champs principaux pour plus de détails). Notez également que vous ne pourrez pas entraîner des champs, car ABBYY FlexiCapture ne peut pas identifier les fournisseurs de manière fiable sans base de données de fournisseurs.
• Si vous ne disposez pas de bases de données de fournisseurs, mais souhaitez tout de même utiliser l’entraînement des champs, vous pouvez accumuler des informations sur les entreprises en ajoutant des enregistrements à vos jeux de données pendant la capture des factures. Pour plus d’informations, voir Recherche de fournisseurs et d’unités commerciales dans la base de données.

1. Ouvrez le menu Project et cliquez sur Document Definitions…
2. Cliquez sur le bouton Edit… dans la boîte de dialogue qui s’ouvre.
3. Ouvrez le menu Document Definition et cliquez sur Document Definition Properties…
4. Ouvrez l’onglet Data Sets dans la boîte de dialogue qui s’ouvre.
5. Double-cliquez sur la ligne BusinessUnits (Vendors) ou cliquez sur le bouton Set Up… La boîte de dialogue Data Set s’ouvre. Un jeu de données est essentiellement un tableau de données. Il contient les colonnes requises et leurs types. Ces colonnes et ces types ne peuvent pas être modifiés par l’utilisateur, qui doit associer chaque colonne du jeu de données à une colonne d’une base de données externe. Si une base de données ne contient pas de tableau avec les données nécessaires, vous devrez créer une vue contenant ces données et la spécifier comme tableau.
6. Sélectionnez Database dans la liste déroulante Source. Remarque : sélectionnez le type de source Script uniquement si vous prévoyez d’utiliser un script pour mettre à jour le jeu de données. Pour plus de détails, voir Updating data sets.
7. Spécifiez la chaîne de connexion à la base de données. Vous pouvez sélectionner l’une des variables d’environnement existantes du projet ou définir une nouvelle string en cliquant sur le bouton Specify… L’utilisation d’une variable d’environnement du projet permet de déplacer le projet et de se connecter à des bases de données ayant la même structure sans modifier la Document Definition.
8. Sélectionnez Data schema et Database table.
9. Associez les colonnes du jeu de données à leurs colonnes correspondantes dans la base de données externe. Pour chaque colonne du jeu de données, vous pouvez spécifier la colonne correspondante dans la base de données externe ou indiquer une valeur. La liste Match fields contient :
   • Les noms des colonnes du jeu de données
   • Les colonnes correspondantes de la base de données externe

• La colonne Found, qui contient une coche si une correspondance a été établie entre le champ du jeu de données et une colonne de la base de données
• La colonne Normalization, qui indique le type de normalisation utilisé pour la valeur

1. Dans la boîte de dialogue Data Set Column Mapping, sélectionnez la colonne correspondante dans la base de données dans la liste Database columns. Les factures d’un même fournisseur peuvent contenir différents noms d’entreprise du fournisseur et différentes adresses. Lorsque plusieurs valeurs correspondent au même fournisseur (le même VATID), elles doivent être placées dans différentes colonnes du tableau (ou de la vue) de la base de données externe, par exemple Name1, Name2, Address1,…, AddressN. Vous pouvez ensuite sélectionner Several columns… dans la liste lors de la définition des colonnes correspondantes et indiquer un nombre quelconque de colonnes de la base de données comme correspondances pour la colonne du jeu de données. Remarque : La base de données externe peut contenir, par exemple, une seule valeur pour le nom de l’entreprise et la rue. Cependant, ces champs peuvent avoir plusieurs variantes courantes lorsqu’ils apparaissent sur des factures. Pour obtenir la meilleure qualité de détection possible, le texte imprimé dans ces champs sur une facture doit être aussi proche que possible du texte correspondant dans le jeu de données. Voir Complex columns in a data set. Pour créer plusieurs colonnes, indiquez le nombre maximal de colonnes autorisées pour un champ dans la zone Max variant count. Les opérateurs pourront ensuite ajouter des valeurs à ces colonnes. Remarque : Si vous indiquez un nombre inférieur au nombre réel de colonnes (c’est-à-dire le nombre de façons différentes dont la valeur d’un champ peut être écrite), ce nombre sera automatiquement augmenté lors de la mise à jour du jeu de données. Si vous indiquez un nombre supérieur au nombre réel de colonnes, des colonnes vides seront ajoutées. Si votre base de données ne comporte pas de colonne correspondante pour une colonne du jeu de données, veuillez consulter les sections Vendors data set et BusinessUnits data set.
2. Dans la liste Normalization, sélectionnez l’entrée qui correspond le mieux au type de données de la colonne (voir Normalization pour plus de détails). Si nécessaire, activez l’option Store normalized value.
3. Activez l’option Cannot be empty si nécessaire. Remarque : Lorsqu’elle est activée, l’option Cannot be empty indique au programme qu’une colonne doit contenir des valeurs. Si elle ne contient aucune valeur, l’enregistrement sera marqué comme non valide. Important ! Si votre Document Definition contient un jeu de données Vendors qui utilise une base de données externe comme source et que la valeur du champ Fournisseur dans votre Document Definition dépend de la valeur du champ Unité commerciale, l’option Cannot be empty sera activée par défaut pour la colonne BusinessUnitId. Si le jeu de données Vendors utilise une autre source, cette option doit être activée manuellement.
4. Enregistrez les modifications apportées dans la boîte de dialogue Data Set Column Mapping.
5. Vous pouvez également utiliser le bouton Add… pour ajouter des colonnes personnalisées à un jeu de données et spécifier les colonnes correspondantes dans une base de données externe. Remarque : Vous pouvez utiliser les boutons Edit… et Delete pour gérer les colonnes complexes. Les colonnes prédéfinies (indiquées par l’icône de verrouillage) ne peuvent pas être supprimées.
6. Spécifiez une période de mise à jour de la base de données dans le jeu de données si des mises à jour automatiques sont nécessaires.
7. Pour valider les enregistrements à l’aide d’un script, activez l’option Check records using scripts. Pour plus de détails, voir Data set validation scripts.
8. Enregistrez vos modifications.

• Le nom du jeu de données dans la colonne Name
• Le type de la source sélectionnée dans la colonne Source
• Le nombre total d’enregistrements dans la colonne Record count Remarque : Le nombre total d’enregistrements n’est affiché que si l’option Cache data est activée dans les propriétés du jeu de données.
• L’état du jeu de données, c’est-à-dire s’il est activé, dans la colonne Connected.

• Set Up… ouvre la boîte de dialogue des propriétés du jeu de données sélectionné.
• Update met à jour le jeu de données sélectionné.

• Check… vérifie le jeu de données (les données s’affichent dans une fenêtre distincte)
• Add… crée un nouveau jeu de données.
• Rename… renomme le jeu de données sélectionné.
• Delete supprime le jeu de données sélectionné.
• View… ouvre une boîte de dialogue qui permet d’afficher et de modifier les données du jeu de données sélectionné.
• Clean Up supprime tous les enregistrements du jeu de données.

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Affichage et modification des enregistrements du jeu de données

• General contient uniquement des enregistrements valides.
• Deleted contient les enregistrements supprimés par un utilisateur. Ces enregistrements ne sont pas utilisés lors de la reconnaissance et ne s’affichent pas dans les résultats d’une recherche dans la base de données. Si le jeu de données est mis à jour, ces enregistrements ne seront pas restaurés.
• Invalid contient des enregistrements non valides.

Le nombre de valeurs que vous pouvez spécifier pour un champ lors de l’ajout ou de la modification d’enregistrements dans un jeu de données ne peut pas dépasser le nombre indiqué dans la zone Max variant count de la boîte de dialogue Data Set Column Mapping du jeu de données. Vous pouvez utiliser les boutons et dans les boîtes de dialogue Add Record et Edit Record pour gérer les enregistrements.