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Si vous n’êtes pas satisfait de la qualité des données que FCFORINVOICES extrait automatiquement des champs, vous pouvez entraîner le programme lors de la capture de factures. Pour ce faire, indiquez l’emplacement correct des champs sur les trois images de ce type de facture. Après l’export, tous les documents sont déplacés par défaut vers l’étape Entraînement. Le programme exécutera la procédure d’entraînement et utilisera les résultats obtenus lors du traitement des nouvelles factures de ce type.
L’entraînement lors de la capture de factures doit être activé par l’Administrateur.

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Comment entraîner le programme lors de la capture des factures

  1. Constituez un lot de factures (p. ex. les factures reçues au cours du mois dernier) et commencez à les saisir (voir Comment capturer des factures).
  2. Après la saisie, les documents sont automatiquement reconnus (si cette option est activée par l’Administrateur) et vérifiés à l’aide de règles.
  3. Si le statut d’une facture est différent de Valide ou si vous avez d’autres raisons de penser que le programme n’a pas trouvé les champs sur l’image ou les a mal localisés, ouvrez la facture dans l’éditeur de document.
L’entraînement s’effectue séparément pour chaque type de document. Les factures d’un même fournisseur sont considérées comme appartenant à un seul type. Si le fournisseur d’une facture est identifié de manière incorrecte, cette facture sera affectée au mauvais type de document pendant l’entraînement. Si le fournisseur n’a pas été identifié, sélectionnez-en un dans la base de données. Si vous ne trouvez pas le bon fournisseur dans la base de données, saisissez les données de l’image dans les champs du groupe Fournisseur et enregistrez ces modifications dans la base de données en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications.Selon les paramètres de votre projet, vous devrez peut-être aussi spécifier l’ID unique du fournisseur de la facture pour permettre au programme de s’entraîner sur cette facture. Pour ce faire, saisissez l’ID unique dans le champ VATID (ce champ peut porter un nom différent dans certaines versions localisées du projet). Le VATID est un numéro d’identification unique attribué aux entreprises à des fins de taxation sur la valeur ajoutée.
  • Placez le pointeur de la souris dans le champ souhaité du formulaire de données, repérez la région correspondante sur l’image (elle sera surlignée en bleu) et cliquez dessus (ou tracez un rectangle avec la souris).
  • Placez le pointeur de la souris sur la région souhaitée de l’image (elle sera surlignée en bleu), cliquez dessus (ou dessinez la région avec la souris), puis sélectionnez le champ correspondant dans la liste déroulante qui s’ouvre.
  • Ajustez la position d’une région sur l’image en déplaçant ses limites avec la souris.
  • Supprimez de l’image une région mal localisée : placez le pointeur de la souris sur son rectangle et, lorsqu’une croix rouge apparaît dans le coin supérieur droit, cliquez dessus. Le balisage de la région sera supprimé. Créez ensuite une nouvelle région pour ce champ au bon endroit.
  • Dans le formulaire de données, commencez à saisir une valeur dans un champ. Une liste déroulante s’affichera, répertoriant les mots extraits de l’image qui ressemblent au mot que vous êtes en train de saisir. Sélectionnez le bon mot dans la liste, et sa position sur l’image deviendra la région du champ.
  1. Après l’export, tous les documents sont déplacés vers l’étape Entraînement par défaut. Le processus d’entraînement démarre automatiquement (la fenêtre Entraîner la définition de document s’affiche). Soit une variante FlexiLayout spéciale est créée pour ce type de document, soit le programme vous invite à continuer à ajouter des images d’exemple (si c’est le cas, sélectionnez le document suivant et revenez à l’étape 4). Si la variante FlexiLayout est correctement entraînée, elle sera utilisée pour la facture suivante du fournisseur dont les factures appartiennent au type de document donné. Lors de la reconnaissance, les régions des champs seront mises en correspondance avec les champs de l’image de la facture, en tenant compte des connaissances acquises pendant l’entraînement.
  2. Ajoutez quelques factures supplémentaires du fournisseur dont le type de document a été entraîné et reconnaissez-les. Ouvrez ensuite les factures nouvellement ajoutées une par une dans l’éditeur de document pour vérifier si les régions sont correctement balisées. Si toutes les régions sont correctement localisées, aucun entraînement supplémentaire n’est nécessaire.
Si vous n’êtes pas satisfait des résultats obtenus en suivant les étapes de cette section, poursuivez l’entraînement sur les factures du fournisseur (étapes 4-5).