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Si vous n’êtes pas satisfait de la qualité des données que FlexiCapture for Invoices extrait automatiquement, vous pouvez entraîner le programme lors de la capture de factures. Pour ce faire, indiquez l’emplacement correct des champs sur quelques images d’exemple d’un type de facture. Le programme crée ensuite une variante de FlexiLayout et l’utilise lors du traitement des nouvelles factures de ce type.
L’entraînement lors de la capture de factures doit être activé par l’Administrateur.

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Entraîner le programme pendant la capture des factures

1

Collecter et saisir un lot de factures

Rassemblez un lot de factures (par exemple, les factures reçues au cours du mois précédent) et commencez à les saisir. Pour plus d’informations, voir Comment capturer des factures.
2

Laisser le programme reconnaître et vérifier les factures

Après la saisie, les documents sont automatiquement reconnus (si l’Administrateur a activé cette option) et vérifiés à l’aide de règles.
3

Ouvrir une facture qui nécessite une correction

Si le statut d’une facture est différent de Valide, ou si vous avez d’autres raisons de penser que le programme n’a pas trouvé certains champs ou les a mal localisés, ouvrez la facture dans l’éditeur de documents.
4

Marquer les zones de champ

Corrigez les zones de champ sur les trois images d’exemple de ce type de facture. Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
  • Placez le pointeur de la souris dans un champ du formulaire de données, repérez la zone de champ correspondante sur l’image (mise en évidence en bleu) et cliquez dessus (ou dessinez un rectangle avec la souris).
  • Placez le pointeur de la souris sur une zone de champ de l’image (mise en évidence en bleu), cliquez dessus (ou dessinez la zone de champ), puis sélectionnez le champ correspondant dans la liste déroulante qui s’ouvre.
  • Ajustez une zone de champ en déplaçant ses limites avec la souris.
  • Supprimez une zone de champ mal localisée : placez le pointeur sur son rectangle et, lorsqu’une croix rouge apparaît dans le coin supérieur droit, cliquez sur la croix. Créez ensuite une nouvelle zone de champ pour le champ au bon endroit.
  • Dans le formulaire de données, commencez à saisir une valeur dans un champ. Une liste déroulante affiche les mots capturés de l’image qui ressemblent à ce que vous tapez. Sélectionnez le bon mot, et sa position sur l’image devient la zone de champ du champ.
5

Laisser l’entraînement s’exécuter après l’export

Après l’export, tous les documents passent par défaut à l’étape Entraînement, et l’entraînement démarre automatiquement (la fenêtre Entraîner la définition de document s’ouvre). Le programme crée soit une variante de FlexiLayout pour ce type de document, soit vous invite à ajouter d’autres images d’exemple. Dans ce cas, sélectionnez le document suivant et revenez à l’étape de balisage.Après l’entraînement de la variante de FlexiLayout, elle est utilisée pour la facture suivante du même fournisseur. Lors de la reconnaissance, les zones de champ sont mises en correspondance avec l’image de la facture à partir de ce que le programme a appris pendant l’entraînement.
6

Vérifier les résultats

Ajoutez quelques factures supplémentaires du même fournisseur et reconnaissez-les, puis ouvrez chacune d’elles dans l’éditeur de documents pour vérifier que les zones de champ sont correctement marquées. Si toutes les zones de champ sont correctes, aucun entraînement supplémentaire n’est nécessaire.
Si les résultats ne vous satisfont pas, poursuivez l’entraînement du programme sur les factures du fournisseur en répétant les étapes de balisage et d’entraînement.

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Comment l’entraînement est organisé par fournisseur

L’entraînement est effectué séparément pour chaque type de document, et les factures d’un même fournisseur sont considérées comme appartenant à un seul type. Si le fournisseur d’une facture est identifié de manière incorrecte, cette facture est affectée au mauvais type de document pendant l’entraînement. Si le fournisseur n’a pas été identifié, sélectionnez un fournisseur dans la base de données. Si vous ne trouvez pas le bon fournisseur, saisissez les données de l’image dans les champs du groupe Fournisseur et enregistrez les modifications dans la base de données en cliquant sur Enregistrer les modifications. Selon les paramètres de votre projet, vous devrez peut-être aussi indiquer l’ID unique du fournisseur pour que le programme puisse s’entraîner sur cette facture. Pour ce faire, saisissez l’ID unique dans le champ ID TVA (ce champ peut porter un nom différent dans certaines localisations du projet). L’ID TVA est un numéro d’identification unique attribué aux entreprises aux fins de la taxe sur la valeur ajoutée.