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Lors de la vérification, les factures dont le statut est Exception ou Rejeté sont contrôlées et les erreurs sont corrigées. Pour commencer à vérifier une facture, double-cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre de l’éditeur de documents. La fenêtre de l’éditeur de documents est divisée en trois volets : l’image de la page, le formulaire de données et le volet des erreurs (ce volet n’est affiché que s’il y a des erreurs dans la facture). Il existe quatre types d’erreurs : les erreurs d’assemblage, les erreurs de format, les erreurs de règle et les erreurs de région de champ manquante. Pour afficher les erreurs d’un certain type, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit du volet des erreurs (vous pouvez sélectionner n’importe quelle combinaison de types d’erreur). Le menu contextuel du formulaire de données vous permet de confirmer la valeur d’un champ, de choisir d’afficher ou de masquer les erreurs de format, de passer à l’objet suivant ou précédent nécessitant une vérification et de modifier le mode de navigation entre les champs. Les champs dont les valeurs ne respectent pas le type de données ou les règles spécifiés sont mis en évidence. Pour confirmer la valeur d’un champ, placez le curseur dans ce champ et appuyez sur Entrée. Pour spécifier une région de champ qui n’a pas été trouvée automatiquement, procédez comme suit.
  1. Dans le formulaire de données, placez le pointeur de la souris dans le champ qui contient la région que vous souhaitez spécifier.
  2. Spécifiez la région :
    • Cliquez sur une région reconnue (ces régions sont mises en évidence en bleu) ou
    • Dessinez la région en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris et en faisant glisser le pointeur de la souris depuis le coin supérieur gauche de la région que vous souhaitez spécifier jusqu’à son coin inférieur droit.
Si vous ne sélectionnez pas de champ avant de sélectionner ou de dessiner la région, une boîte de dialogue contenant une liste de champs s’ouvrira. Sélectionnez le champ souhaité dans cette boîte de dialogue.
Si l’administrateur a créé une base de données de fournisseurs et/ou d’unités commerciales, vous pouvez sélectionner un enregistrement dans cette base de données (pour plus de détails, voir Recherche de fournisseurs et d’unités commerciales dans la base de données).

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Ajout de groupes de taxes

FCFORINVOICES extrait les valeurs de champs appartenant à deux groupes de taxes. Si vos factures contiennent trois groupes de taxes ou plus (par ex. trois ou quatre taux d’imposition), vous pouvez les ajouter au formulaire de données et saisir leurs valeurs manuellement. Dans le formulaire de données, cliquez sur l’élément Add ‘Additional Tax Groups’ sous Amounts → Tax Details → Additional Tax Groups, puis saisissez manuellement les valeurs des champs comme décrit ci-dessus. Une fois ces champs renseignés, le montant de la facture est recalculé.
Les champs renseignés des groupes de taxes supplémentaires ne sont pas utilisés lors de l’entraînement du programme à la capture de données.