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Si, lors de la reconnaissance d’une facture, un fournisseur ou une unité commerciale n’est pas détecté automatiquement, vous pouvez le sélectionner dans la base de données. Il existe deux façons de procéder :
Une liste de suggestions s’affichera. Tous les enregistrements correspondant au texte saisi apparaîtront en gras.Lorsque l’enregistrement souhaité apparaît, sélectionnez-le dans la liste en cliquant dessus ou à l’aide des touches fléchées (appuyez sur Entrée pour confirmer votre choix).Les champs de l’enregistrement seront insérés dans les champs correspondants du groupe dans le formulaire.Si vous ne trouvez pas l’enregistrement souhaité dans la liste de suggestions, cliquez sur Vendor (Business Unit) is not found ou appuyez sur Ctrl+Del pour effacer tous les champs du groupe.
La boîte de dialogue de recherche Lookup for Vendor (Business Unit) s’ouvrira. Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour rechercher des entrées dans la base de données.Commencez à saisir du texte dans la zone de recherche. Des suggestions s’afficheront dans la liste de droite, et toutes les correspondances apparaîtront en gras. Tous les champs de l’enregistrement sélectionné s’afficheront à gauche.Sélectionnez l’enregistrement souhaité à l’aide de la souris ou des touches fléchées, puis cliquez sur le bouton Select. Les champs de l’enregistrement seront insérés dans les champs du groupe dans le formulaire.Si vous ne trouvez pas l’entrée souhaitée dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Reset Data pour effacer tous les champs du groupe.

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Modification des enregistrements de fournisseur et d’unité commerciale, et ajout de nouveaux enregistrements

Cette fonctionnalité doit être activée par l’Administrateur.
Les groupes de champs Fournisseur et Unité commerciale contiennent les champs principaux. Le programme doit détecter ces champs avant de pouvoir localiser et capturer toutes les autres données. Les informations de vos jeux de données sont utilisées pour trouver ces champs sur la facture. (Un jeu de données est une copie locale d’un tableau provenant d’une base de données externe qui stocke des informations sur les fournisseurs ou les unités commerciales. Un jeu de données peut être mis à jour périodiquement afin d’être synchronisé avec sa base de données externe.) Si aucun enregistrement correspondant à un fournisseur ou à une unité commerciale n’est trouvé dans le jeu de données, il doit être créé manuellement. Si certaines informations sur le fournisseur (telles que son adresse) changent, l’enregistrement du fournisseur dans le jeu de données doit être modifié en conséquence.
Si le programme ne parvient pas à détecter les champs de fournisseur et d’unité commerciale à l’aide de vos jeux de données, il utilisera des réseaux neuronaux pour détecter les champs, sauf si les réseaux neuronaux sont désactivés dans les paramètres du programme. Pour plus de détails, voir Détection des champs principaux.
Pour ajouter de nouveaux enregistrements à un jeu de données ou modifier des enregistrements existants, utilisez la boîte de dialogue d’affichage/modification des jeux de données ou l’une des méthodes décrites ci-dessous.
  1. Commencez à saisir du texte dans le champ ID du groupe Fournisseur ou Unité commerciale. La boîte de dialogue de recherche Fournisseur/Unité commerciale s’ouvrira.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement…
  3. Saisissez les données du nouvel enregistrement dans la boîte de dialogue Ajouter un enregistrement.
  4. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouvel enregistrement.
ou
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un champ Fournisseur ou Unité commerciale, puis sélectionnez Ajouter un enregistrement de jeu de données… dans le menu contextuel.
  2. Effectuez les étapes 2 à 4 ci-dessus.
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue de recherche en cliquant sur le bouton Rechercher… dans le formulaire de données.L’enregistrement sera ajouté à la copie locale de la base de données (mais pas à la base de données externe). Les champs seront mis en surbrillance en vert. Le champ ID dans le formulaire du document contiendra la valeur UNKNOWN. Cela signifie que cet enregistrement existe uniquement dans la copie locale de la base de données et n’est pas encore présent dans la base de données externe.Le statut Exception sera attribué à la facture ainsi qu’à toutes les factures suivantes du même fournisseur.Une fois le nouvel enregistrement ajouté à la base de données externe, le champ ID sera renseigné dans les factures suivantes.
  1. Commencez à modifier la valeur du champ ID du groupe Fournisseur ou Unité commerciale. La boîte de dialogue de recherche Fournisseur/Unité commerciale s’ouvrira.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier l’enregistrement…
  3. Effectuez les modifications souhaitées.
  4. Enregistrez vos modifications.
ou
  1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ souhaité, puis cliquez sur Modifier l’enregistrement du jeu de données… dans le menu contextuel.
  2. Effectuez les étapes 2 à 4 ci-dessus.
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue de recherche en cliquant sur le bouton Rechercher… dans le formulaire de données.