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Rechercher un fournisseur ou une unité commerciale

Si, lors de la reconnaissance d’une facture, un fournisseur ou une unité commerciale n’est pas détecté automatiquement, vous pouvez le sélectionner dans la base de données. Il existe deux façons de procéder.

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Commencez à saisir dans l’un des champs du groupe

Une liste de suggestions s’affiche. Les enregistrements correspondant au texte saisi s’affichent en gras. Lorsque l’enregistrement souhaité apparaît, sélectionnez-le dans la liste en cliquant dessus ou à l’aide des touches fléchées (appuyez sur Entrée pour confirmer votre choix). Les champs de l’enregistrement sont insérés dans les champs correspondants du groupe sur le formulaire. Si vous ne trouvez pas l’enregistrement dans la liste de suggestions, cliquez sur Fournisseur (unité commerciale) introuvable ou appuyez sur Ctrl+Del pour effacer tous les champs du groupe.

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Cliquez sur Rechercher dans le formulaire

La boîte de dialogue Recherche de fournisseur (unité commerciale) s’ouvre. Utilisez-la pour rechercher des entrées dans la base de données. Commencez à saisir dans le champ de recherche. Des suggestions apparaissent dans la liste à droite, et les correspondances s’affichent en gras. Tous les champs de l’enregistrement sélectionné sont affichés à gauche. Sélectionnez l’enregistrement à l’aide de la souris ou des touches fléchées, puis cliquez sur Sélectionner. Les champs de l’enregistrement sont insérés dans les champs du groupe du formulaire. Si vous ne trouvez pas l’entrée dans la boîte de dialogue, cliquez sur Réinitialiser les données pour effacer tous les champs du groupe.

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Modification des enregistrements de fournisseur et d’unité commerciale, et ajout de nouveaux enregistrements

Cette fonctionnalité doit être activée par l’Administrateur.
Les groupes de champs Fournisseur et Unité commerciale contiennent les champs principaux. Le programme doit détecter ces champs avant de pouvoir localiser et capturer toutes les autres données. Les informations de vos jeux de données sont utilisées pour trouver ces champs sur la facture. (Un jeu de données est une copie locale d’un tableau provenant d’une base de données externe qui stocke des informations sur les fournisseurs ou les unités commerciales. Un jeu de données peut être mis à jour périodiquement afin d’être synchronisé avec sa base de données externe.) Si aucun enregistrement correspondant à un fournisseur ou à une unité commerciale n’est trouvé dans le jeu de données, créez-le manuellement. Si certaines informations sur le fournisseur (telles que son adresse) changent, modifiez l’enregistrement du fournisseur dans le jeu de données en conséquence.
Si le programme ne parvient pas à détecter les champs de fournisseur et d’unité commerciale à l’aide de vos jeux de données, il utilise des réseaux neuronaux pour détecter les champs, sauf si les réseaux neuronaux sont désactivés dans les paramètres du programme. Pour plus d’informations, voir Détection des champs principaux.
Pour ajouter de nouveaux enregistrements à un jeu de données ou modifier des enregistrements existants, utilisez la boîte de dialogue d’affichage/modification des jeux de données ou l’une des méthodes décrites ci-dessous.

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Ajouter un nouvel enregistrement à la copie locale de la base de données

  1. Commencez à saisir du texte dans le champ Id du groupe Fournisseur ou unité commerciale. La boîte de dialogue de recherche Fournisseur/Unité commerciale s’ouvre.
  2. Cliquez sur Add enregistrement.
  3. Saisissez les données du nouvel enregistrement dans la boîte de dialogue Add enregistrement.
  4. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouvel enregistrement.
ou
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un champ Fournisseur ou unité commerciale, puis sélectionnez Add enregistrement d’un jeu de données dans le menu contextuel.
  2. Suivez les étapes 2 à 4 ci-dessus.
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue de recherche en cliquant sur Rechercher dans le formulaire de données. L’enregistrement est ajouté à la copie locale de la base de données (mais pas à la base de données externe). Les champs sont surlignés en vert, et le champ Id du formulaire du document contient la valeur UNKNOWN. Cela signifie que l’enregistrement existe uniquement dans la copie locale et n’est pas encore présent dans la base de données externe. Le statut Exception est attribué à la facture ainsi qu’à toutes les factures suivantes du même fournisseur. Après l’ajout du nouvel enregistrement à la base de données externe, le champ Id est renseigné dans les factures suivantes.

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Modifier un enregistrement existant dans la copie locale de la base de données

  1. Commencez à modifier la valeur du champ Id du groupe Fournisseur ou Unité commerciale. La boîte de dialogue de recherche Fournisseur/Unité commerciale s’ouvre.
  2. Cliquez sur Modifier l’enregistrement.
  3. Apportez les modifications nécessaires.
  4. Enregistrez vos modifications.
ou
  1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ et sélectionnez Modifier l’enregistrement d’un jeu de données dans le menu contextuel.
  2. Suivez les étapes 2 à 4 ci-dessus.
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue de recherche en cliquant sur Rechercher dans le formulaire de données.