Passer au contenu principal
FCFORINVOICES utilise des règles pour valider automatiquement les factures. Lors de la validation, un statut est attribué à chaque facture et une liste des erreurs et avertissements générés est créée, ce qui permet à l’opérateur de décider si la facture doit être vérifiée manuellement. Lorsqu’il vérifie une facture dans l’éditeur de documents, l’opérateur voit la liste des erreurs détectées par les règles et peut l’utiliser pour naviguer et relire les champs défectueux. ABBYY FlexiCapture for Invoices inclut déjà des règles de validation prédéfinies pour les factures couramment utilisées dans différents pays (voir Rules). Les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer des règles existantes et créer de nouvelles règles personnalisées.

​
Quelques particularités des règles dans FCFORINVOICES

Pour des instructions détaillées sur l’utilisation des règles dans FC, voir Rules. Les règles dans FCFORINVOICES présentent les particularités suivantes :
Pour qu’une règle affecte le statut d’un document, son nom doit comporter le préfixe correspondant. Les règles dont le nom commence par (Exception) ou (Rejected) font passer le statut d’une facture à Exception ou Rejected si la règle détecte des erreurs dans cette facture.
Pour mettre en œuvre cette fonctionnalité, utilisez des conditions d’application des règles. Pour plus d’informations, voir Rules.Les règles détectent le pays d’une facture en fonction du pays de l’unité commerciale à laquelle la facture a été adressée.Si un type de validation donné ne s’applique qu’à certains pays, seuls les pays concernés doivent être spécifiés dans les conditions de la règle. À l’inverse, si les factures de tous les pays doivent être validées sauf celles d’un pays particulier, veillez à exclure ce pays dans les conditions de la règle (la condition ne doit appliquer la règle que si la valeur du pays de l’unité commerciale est différente du nom du pays exclu).

​
Utiliser la liste des règles

​
Afficher la liste complète des règles

Pour afficher toutes les règles configurées pour le projet :
  1. Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties…
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Rules.
  3. Dans la liste Show rules, sélectionnez owned by Document Definition and its children.
Pour afficher toutes les règles qui seront appliquées aux factures d’un pays donné, par exemple l’Allemagne, utilisez le filtre.
  1. Dans la boîte de dialogue Document Definition Properties, cliquez sur l’onglet Rules, puis sur le bouton Filter…
  2. Dans la boîte de dialogue Filter, sélectionnez If this condition is true, puis, dans le champ Field, sélectionnez Layout\BU\Country dans la facture, qui définit le pays de l’unité commerciale.
  3. Dans la liste déroulante, sélectionnez la condition Overlaps with set.
  4. Utilisez le bouton Select… pour spécifier les pays requis dans le champ ci-dessous. La boîte de dialogue Field Value s’ouvre ; vous devez y sélectionner les pays pour lesquels afficher les règles. Pour l’Allemagne, par exemple, sélectionnez DE.
  5. Cliquez sur OK.
La liste affichera alors toutes les règles qui seront appliquées aux factures du pays que vous avez spécifié dans le filtre.Notez que la condition qui déclenche une règle s’affiche dans la colonne Apply rule.
Vous pouvez utiliser les critères de filtrage suivants pour trouver une règle :
  • nom de la règle
  • nom d’un champ référencé par la règle
  • condition qui déclenche la règle
  1. Dans la boîte de dialogue Document Definition Properties, cliquez sur l’onglet Rules, puis sur le bouton Filter…
  2. Dans la boîte de dialogue Filter, vous pouvez sélectionner le nom de la règle à rechercher (les noms sont classés par ordre alphabétique), sélectionner un champ référencé par la règle ou spécifier la condition qui déclenche la règle.
Pour des instructions détaillées sur l’utilisation du filtre, voir Rules.

​
Création de nouvelles règles

Pour créer une nouvelle règle :
  1. Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties…
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Rules.
  3. Dans la liste Show rules, sélectionnez owned by Document Definition and its children.
  4. Sélectionnez le champ dans lequel la règle sera stockée. Cela peut avoir une incidence sur le fonctionnement de certaines règles (par ex. sur la manière dont leurs messages d’erreur sont générés). Si vous ne savez pas quel champ choisir, sélectionnez le nœud le plus élevé, c.-à-d. Invoice Layout.
  5. Cliquez sur New Rule…
  6. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez l’un des types de règle standard, ou Script, qui vous permet d’écrire votre propre règle.
Pour des informations détaillées sur chaque type de règle et des instructions sur leur création, voir Rules.
Les instructions ci-dessous sont spécifiques à la création de règles dans FCFORINVOICES.
  1. Après avoir sélectionné un type de règle, vous devez préciser :
    1. Name Le nom de la règle doit refléter le type de validation qu’elle effectue. Les erreurs générées par la règle seront affichées à l’opérateur au format suivant : Nom de la règle : message d’erreur. Si vous voulez que la règle affecte le statut des factures, faites précéder son nom de (Exception) ou (Rejected), selon le statut que vous voulez attribuer à une facture si la règle détecte une erreur.
    2. Severity Les indicateurs de gravité aident l’opérateur à examiner les erreurs et les avertissements et à décider quelles factures doivent être vérifiées manuellement. L’exportation des données peut également dépendre de l’indicateur de gravité. Par exemple, vous pouvez :
      • exporter vers votre base de données de travail les documents qui ne comportent pas d’erreurs de règle, mais présentent des avertissements de règle
      • exporter vers un dossier des exceptions les documents qui comportent des erreurs de règle
      • interdire complètement l’exportation des documents comportant des erreurs
Pour des instructions détaillées sur la configuration de l’exportation en fonction de la gravité d’une règle, voir Rules.
  1. Indiquer si la règle doit être activée après sa création (option Rule is enabled)
  2. À cette étape, vous devez préciser la condition d’application de la règle. En général, cette condition est définie par la valeur du champ Invoice Layout\BU\Country. Par défaut, la règle sera toujours appliquée (Apply rule=always). Si vous voulez que la règle ne soit appliquée que dans certaines conditions :
    1. Dans la liste Apply rule, sélectionnez on condition.
    2. Cliquez sur Edit… pour modifier la condition.
    3. Sélectionnez le champ dont la valeur déclenchera la règle (Invoice Layout\BU\Country).
    4. Précisez la condition et, le cas échéant, les valeurs autorisées et interdites. Exemple 1. La règle doit être appliquée aux factures allemandes. Sélectionnez la condition Belongs to set, cliquez sur Add, puis ajoutez la valeur DE. Exemple 2. Les règles doivent être appliquées à toutes les factures, sauf aux factures allemandes et françaises. Sélectionnez la condition Does not belong to set, cliquez sur Add, puis ajoutez les valeurs DE, FR.
  3. À cette étape, vous devez configurer la règle. Pour des informations détaillées, voir Rules.

​
Désactivation d’une règle

Pour désactiver une règle configurée précédemment :
  1. Recherchez la règle dans la liste (voir ci-dessus).
  2. Décochez la case dans la colonne Enabled en regard de cette règle. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la règle pour ouvrir sa boîte de dialogue Properties, puis décocher l’option de règle Enabled dans l’onglet Général.
Si vous êtes certain de ne plus avoir besoin d’une règle, vous pouvez la supprimer. Pour supprimer une règle :
  1. Recherchez la règle dans la liste (voir ci-dessus).
  2. Sélectionnez la règle en cliquant sur son nom dans la liste, puis cliquez sur Delete.