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FlexiCapture for Invoices utilise des règles pour valider automatiquement les factures. Lors de la validation, un statut est attribué à chaque facture et une liste des erreurs et avertissements générés est créée, ce qui permet à l’opérateur de décider si la facture doit être vérifiée manuellement. Lorsqu’il vérifie une facture dans l’éditeur de documents, l’opérateur voit la liste des erreurs détectées par les règles et peut l’utiliser pour naviguer et relire les champs défectueux. ABBYY FlexiCapture for Invoices inclut déjà des règles de validation prédéfinies pour les factures couramment utilisées dans différents pays. Pour plus d’informations, voir Règles disponibles. Les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer des règles existantes et créer de nouvelles règles personnalisées.

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Particularités des règles dans FlexiCapture for Invoices

Pour des instructions détaillées sur l’utilisation des règles dans FlexiCapture, voir Validation des règles. Les règles dans FlexiCapture for Invoices présentent les particularités suivantes :

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Les règles peuvent affecter le statut d’un document

Pour qu’une règle affecte le statut d’un document, son nom doit comporter le préfixe correspondant. Les règles dont le nom commence par (Exception) ou (Rejected) font passer le statut d’une facture à Exception ou Rejected si la règle détecte des erreurs dans cette facture.

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Les règles peuvent être appliquées à un ensemble précis de pays

Pour mettre en œuvre cette fonctionnalité, utilisez des conditions d’application des règles. Pour plus d’informations, voir validation des règles. Les règles détectent le pays d’une facture en fonction du pays de l’unité commerciale à laquelle la facture a été adressée. Si un type de validation donné ne s’applique qu’à certains pays, seuls les pays concernés doivent être spécifiés dans les conditions de la règle. À l’inverse, si les factures de tous les pays doivent être validées sauf celles d’un pays particulier, veillez à exclure ce pays dans les conditions de la règle (la condition ne doit appliquer la règle que si le pays de l’unité commerciale est différent du nom du pays exclu).

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Utiliser la liste des règles

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Afficher la liste complète des règles

Pour afficher toutes les règles définies pour le projet :
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Ouvrir Document Definition Properties

Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties….
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Ouvrir l’onglet Rules

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Rules.
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Afficher toutes les règles

Dans la liste Show rules, sélectionnez owned by Document Definition and its children.
Pour afficher toutes les règles appliquées aux factures d’un pays donné (par exemple l’Allemagne), utilisez le filtre.

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Configurer un filtre

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Ouvrir le filtre

Dans la boîte de dialogue Document Definition Properties, cliquez sur l’onglet Rules, puis sur le bouton Filter….
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Sélectionner le champ pays

Dans la boîte de dialogue Filter, sélectionnez If this condition is true, puis le champ Invoice Layout\BU\Country, qui définit le pays de l’unité commerciale.
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Définir la condition

Sélectionnez la condition Overlaps with set dans la liste déroulante.
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Choisir les pays

Utilisez le bouton Select… pour spécifier les pays requis dans le champ ci-dessous. Une boîte de dialogue Field Value s’ouvre ; vous pouvez y sélectionner les pays pour lesquels les règles doivent être affichées. Pour l’Allemagne, par exemple, sélectionnez DE.
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Appliquer le filtre

Cliquez sur OK.
La liste affiche maintenant toutes les règles appliquées aux factures du pays que vous avez spécifié dans le filtre.
La condition qui déclenche une règle s’affiche dans la colonne Apply rule.

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Rechercher une règle dans la liste

Vous pouvez utiliser les critères de filtrage suivants pour trouver une règle :
  • nom de la règle
  • nom d’un champ référencé par la règle
  • condition qui déclenche la règle
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Ouvrir le filtre

Dans la boîte de dialogue Document Definition Properties, cliquez sur l’onglet Rules, puis sur le bouton Filter….
2

Spécifier les critères

Dans la boîte de dialogue Filter, vous pouvez sélectionner le nom de la règle à rechercher (les noms sont classés par ordre alphabétique), sélectionner un champ référencé par la règle ou spécifier la condition qui déclenche la règle.
Pour des instructions détaillées sur l’utilisation du filtre, voir Rule validation.

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Créer de nouvelles règles

Pour créer une nouvelle règle :
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Ouvrir Document Definition Properties

Dans le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties….
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Ouvrir l’onglet Rules

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Rules.
3

Afficher toutes les règles

Dans la liste Show rules, sélectionnez owned by Document Definition and its children.
4

Sélectionner le champ

Sélectionnez le champ dans lequel la règle est enregistrée. Cela peut influer sur le fonctionnement de certaines règles (par exemple, sur la manière dont leurs messages d’erreur sont générés). Si vous hésitez sur le champ à choisir, sélectionnez le nœud le plus haut, c’est-à-dire Invoice Layout.
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Ajouter une nouvelle règle

Cliquez sur New Rule….
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Choisir le type de règle

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez l’un des types de règles standard, ou Script si vous souhaitez écrire votre propre règle.
Pour des informations détaillées sur chaque type de règle et sur la façon de les créer, consultez Rule validation.
Les étapes suivantes sont propres à la création de règles dans FlexiCapture for Invoices :
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Spécifier les propriétés de la règle

Après avoir sélectionné un type de règle, indiquez :
  • Name — Le nom doit refléter le type de validation effectué par la règle. Les erreurs générées par la règle sont affichées à l’Operator au format Nom de la règle : message d’erreur. Pour que la règle influe sur le statut des factures, faites précéder son nom de (Exception) ou (Rejected), selon le statut que vous voulez attribuer à une facture si la règle détecte une erreur.
  • Severity — Les indicateurs de gravité aident l’Operator à relire les erreurs et les avertissements, et à décider quelles factures doivent être vérifiées manuellement. L’export des données peut également dépendre de l’indicateur de gravité. Par exemple, vous pouvez :
    • Exporter vers votre base de données de travail les documents qui ne comportent pas d’erreurs de règle, mais présentent des avertissements de règle.
    • Exporter vers un dossier des exceptions les documents qui comportent des erreurs de règle.
    • Interdire complètement l’export des documents comportant des erreurs.
    Pour plus d’informations sur la configuration de l’export en fonction de la gravité d’une règle, consultez Rule validation.
  • Rule is enabled — Indique si la règle est activée après sa création.
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Spécifier la condition d’application de la règle

En général, cette condition est définie par la valeur du champ Invoice Layout\BU\Country. Par défaut, la règle est toujours appliquée (Apply rule = always). Pour n’appliquer la règle que dans certaines conditions :
  1. Dans la liste Apply rule, sélectionnez on condition.
  2. Cliquez sur Edit… pour modifier la condition.
  3. Sélectionnez le champ dont la valeur déclenche la règle (Invoice Layout\BU\Country).
  4. Spécifiez la condition et, le cas échéant, les valeurs autorisées et interdites.
Exemple 1. La règle doit être appliquée aux factures allemandes. Sélectionnez la condition Belongs to set, cliquez sur Add, puis ajoutez la valeur DE.Exemple 2. La règle doit être appliquée à toutes les factures sauf les factures allemandes et françaises. Sélectionnez la condition Does not belong to set, cliquez sur Add, puis ajoutez les valeurs DE et FR.
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Configurer la règle

Pour des informations détaillées, consultez Rule validation.

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Désactiver ou supprimer une règle

Pour désactiver une règle précédemment configurée :
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Trouvez la règle

Trouvez la règle dans la liste. Pour plus d’informations, voir Trouver une règle dans la liste.
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Décochez l’option Enabled

Décochez la case dans la colonne Enabled en regard de la règle. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la règle pour ouvrir sa boîte de dialogue Properties et décocher l’option Enabled rule dans l’onglet General.
Si vous êtes certain de ne plus avoir besoin d’une règle, vous pouvez la supprimer. Pour supprimer une règle :
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Trouvez la règle

Trouvez la règle dans la liste. Pour plus d’informations, voir Trouver une règle dans la liste.
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Supprimez-la

Sélectionnez la règle en cliquant sur son nom dans la liste, puis cliquez sur Delete.