Création d’un profil d’importation
Création d’un profil d’importation pour un scanner
- Sélectionnez Scanner comme source d’importation. Important ! Le scanner doit être connecté. Pour connecter correctement le scanner, consultez la documentation fournie avec celui-ci. Veillez à installer tous les logiciels fournis avec le scanner.
- Configurez les options de numérisation des images :
- Style de la boîte de dialogue des paramètres : choisissez la manière dont le programme interagira avec le scanner :
- FlexiCapture Scanner Settings : la boîte de dialogue Scanner settings d’ABBYY FlexiCapture sera utilisée. Cliquez sur le bouton Settings… pour configurer les options de numérisation. Si vous sélectionnez l’option Show scanner settings before scanning, la boîte de dialogue Scanner settings d’ABBYY FlexiCapture s’affichera avant la numérisation lorsque vous sélectionnerez ce profil d’importation.
- Scanning Options : la boîte de dialogue du pilote du scanner sera utilisée. Vous ne pourrez pas modifier les options de numérisation lors de la création d’un profil d’importation, mais la boîte de dialogue Scanner settings s’affichera chaque fois que vous lancerez la numérisation d’une image.
- Indiquez si vous souhaitez numériser une ou plusieurs images à la fois.
- Style de la boîte de dialogue des paramètres : choisissez la manière dont le programme interagira avec le scanner :
- Configurez les options de prétraitement des images.
- Si nécessaire, modifiez le nom par défaut du profil d’importation et ajoutez un commentaire.
Création d’un profil d’importation pour un Hot Folder ou une boîte aux lettres
- Sélectionnez Hot Folder comme source d’importation. Sélectionnez le type de votre Hot Folder :
- Dossier local ou dossier LAN Remarque : Vous pouvez utiliser des variables d’environnement pour spécifier le chemin d’accès au répertoire d’importation. Les variables d’environnement peuvent contenir le chemin complet ou une partie de celui-ci, par ex. <Env:import>/subfolder_name.
- MAPI (boîte aux lettres)
- serveur POP3
- serveur IMAP
- serveur SFTP
- serveur FTP
- API Microsoft Graph Mail
Pour configurer l’importation depuis une boîte aux lettres MAPI
Pour configurer l’importation depuis une boîte aux lettres MAPI
- Un compte de messagerie doit être configuré sur l’ordinateur.
- Operator Station ou Processing Station doit être exécuté sous le compte utilisateur utilisé pour accéder à la boîte aux lettres. Remarque : Microsoft Outlook doit avoir été démarré sous ce compte utilisateur sur l’ordinateur concerné au moins une fois avant la configuration du profil d’importation. La version de Microsoft Outlook (32 ou 64 bits) doit être identique à celle d’ABBYY FlexiCapture 12. Par exemple, si vous utilisez la version 64 bits d’ABBYY FlexiCapture 12, vous devrez utiliser la version 64 bits de Microsoft Outlook. Remarque : Nous vous recommandons d’utiliser Outlook 2016 lors de l’importation dans FlexiCapture 12 à l’aide du protocole MAPI. Les versions ultérieures d’Outlook ne sont pas prises en charge.
- Cliquez sur Browse… et sélectionnez la boîte aux lettres souhaitée.
Pour configurer l’importation depuis un serveur POP3
Pour configurer l’importation depuis un serveur POP3
-
Spécifiez l’adresse de votre serveur POP3 (par ex. pop.server.com).
- Cliquez sur Settings… et, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe requis pour accéder aux messages sur le serveur.
- Sous Type of encrypted connection, sélectionnez l’une des options suivantes :
-
Aucune – La connexion ne sera pas chiffrée. Utilisez cette option pour les connexions via un port non sécurisé.
- SSL – La connexion sera toujours chiffrée.
- Auto – La connexion sera chiffrée si un port sécurisé est spécifié et ne sera pas chiffrée si aucun port n’est spécifié.
Si tous les paramètres sont corrects mais qu’ABBYY FlexiCapture ne parvient toujours pas à récupérer les messages du serveur de messagerie POP3, assurez-vous que le serveur de messagerie n’est pas bloqué par un pare-feu.
Pour configurer l’importation depuis un serveur IMAP
Pour configurer l’importation depuis un serveur IMAP
-
Spécifiez l’adresse du serveur IMAP (par ex. imap.server.com).
- Cliquez sur Settings… Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, saisissez un nom d’utilisateur valide. Sélectionnez l’une des options d’authentification suivantes :
-
Utiliser l’authentification OAuth 2.0. Ouvre une boîte de dialogue d’authentification OAuth 2.0 dans le navigateur. Lors de la première connexion au serveur, un identifiant et un mot de passe sont requis. Le navigateur se fermera ensuite automatiquement.
- Définir les paramètres d’authentification. Vous permet de saisir un mot de passe pour le nom d’utilisateur spécifié.
- Sous Type of encrypted connection, sélectionnez l’une des options suivantes :
-
Aucune – La connexion ne sera pas chiffrée. Utilisez cette option pour les connexions via un port non sécurisé.
- SSL – La connexion sera toujours chiffrée.
- TLS – La connexion sera toujours chiffrée.
- Auto – La connexion sera chiffrée si un port sécurisé est spécifié et ne sera pas chiffrée si aucun port n’est spécifié.
- Cliquez sur Browse… et sélectionnez un sous-dossier dans la boîte aux lettres.
Si tous les paramètres sont corrects, mais qu’ABBYY FlexiCapture ne parvient toujours pas à récupérer les messages du serveur de messagerie IMAP, assurez-vous que la connexion au serveur de messagerie n’est pas bloquée par un pare-feu.
Pour configurer l’importation depuis un serveur SFTP/FTP
Pour configurer l’importation depuis un serveur SFTP/FTP
- Spécifiez l’adresse du serveur SFTP/FTP. Si vous utilisez un port non standard pour vous connecter au serveur, veuillez le spécifier après l’adresse au format suivant : sftp://address:port/ ou ftp://address:port/
-
Cliquez sur Settings… et, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe requis pour accéder aux messages sur le serveur.
- Cliquez sur Next. Si vous configurez l’importation depuis un serveur SFTP, une boîte de dialogue de validation de la clé publique s’affichera.
Si tous les paramètres sont corrects mais qu’ABBYY FlexiCapture ne peut toujours pas recevoir de réponse du serveur SFTP/FTP, assurez-vous que le serveur n’est pas bloqué par un pare-feu.
Configurer l’importation via l’API Microsoft Graph Mail
Configurer l’importation via l’API Microsoft Graph Mail
-
Dans la boîte de dialogue Network Settings, cliquez sur Se connecter… Cela lancera l’Assistant d’autorisation OAuth 2.0.
- Cliquez sur le lien dans l’Assistant d’autorisation OAuth 2.0 pour vous connecter à votre compte Microsoft. Le navigateur se fermera ensuite automatiquement. Remarque : Il arrive parfois qu’après réception de la confirmation d’autorisation, l’authentification soit refusée avec le message d’erreur suivant : Flow failed. Failure info/error: Connect to token endpoint failed (pour plus d’informations, voir Microsoft Graph API connection error).
- Accordez à l’application les autorisations requises (pour plus d’informations, voir Importing images using Microsoft Graph Mail API).
-
Revenez à la fenêtre Network Settings et cliquez sur OK.
- Pour sélectionner un sous-dossier disponible dans la boîte aux lettres, cliquez sur Browse… dans l’Assistant de profil d’importation.
Par défaut, le jeton d’actualisation requis pour utiliser l’API Microsoft Graph Mail expire après 90 jours d’inactivité et vous devrez vous réauthentifier pour obtenir un nouveau jeton. La durée de vie du jeton peut être configurée par un administrateur Active Directory (voir la documentation Microsoft pour plus de détails).
- Spécifiez les options de chargement des images :
- Check Hot Folder every Sélectionnez cette option et saisissez un intervalle régulier pour que le programme vérifie le Hot Folder à la recherche de nouvelles images. Si une boîte aux lettres est sélectionnée comme Hot Folder, le programme recherchera les nouveaux e-mails après l’importation du premier e-mail. S’il y a de nouveaux e-mails dans la boîte aux lettres et que des cœurs de processeur sont disponibles sur l’ordinateur où Processing Server est installé, tous les nouveaux e-mails seront importés un par un jusqu’à ce que la boîte aux lettres soit vide. La vérification suivante de la boîte aux lettres sera effectuée à la fin de l’intervalle spécifié dans cette case. Remarque : Pour importer des images depuis des Hot Folders, vous devez (Distributed) activer le traitement des Hot Folders pour votre projet dans l’Administration and Monitoring Console (cliquez sur Settings → Projects). (Standalone) sélectionner l’option Autochecking pour le profil dans la boîte de dialogue (Standalone) Profils d’importation d’images.
- Dans Batch Settings, sélectionnez l’une des options suivantes pour spécifier le lot auquel les nouvelles images doivent être ajoutées :
- Add images to current batch Sélectionnez cette option pour ajouter les images du Hot Folder au lot actuel.
- Add images to specified batch Sélectionnez cette option, puis choisissez un nom de lot dans la liste déroulante afin d’ajouter des images à un lot spécifique.
- Create new batches for imported images automatically Sélectionnez cette option pour créer automatiquement des lots pour les nouvelles images. Chaque fois que le Hot Folder est vérifié (l’intervalle peut être spécifié dans Check Hot Folder every), un ou plusieurs lots seront créés, et les images du Hot Folder seront ajoutées à ces lots selon la règle que vous spécifiez dans cette boîte de dialogue. Dans le champ type de lot, spécifiez le type de lot. Si nécessaire, indiquez les paramètres d’enregistrement du lot (cliquez sur Registration parameters…) et modifiez la priorité du lot dans le champ Priority. Remarque : Si les tâches d’importation sont traitées sur le Processing Server, l’option Create new batches for imported images automatically doit être sélectionnée. Les options Add images to current batch et Add images to specified batch ne peuvent être utilisées que si les images sont importées sur le Project Setup Station, ou si vous utilisez une édition autonome d’ABBYY FlexiCapture.
- Attach mail to batch (uniquement pour un Hot Folder de serveur POP3) Sélectionnez cette option si vous souhaitez joindre au lot nouvellement créé un fichier de message électronique au format EML. Les messages électroniques joints peuvent être téléchargés et ouverts à l’aide d’un client de messagerie. Pour plus de détails, voir User attachments.
- Dans la liste déroulante Number of files to add, sélectionnez l’une des options suivantes, qui déterminent le nombre de fichiers à ajouter à un lot existant ou nouvellement créé :
- According to description file Les fichiers seront ajoutés selon un fichier de description. Pour spécifier le nom et le type du fichier de description, cliquez sur le bouton Settings… Pour plus de détails, voir Description file. Remarque : Pour configurer l’importation depuis une boîte aux lettres à l’aide d’un fichier de description, ajoutez le fichier de description XML en pièce jointe à l’e-mail.
- Tous les fichiers Tous les fichiers du Hot Folder seront ajoutés. Les fichiers des sous-dossiers seront ignorés.
- À partir d’un sous-dossier Les fichiers seront ajoutés à partir de sous-dossiers dont le nom respecte une convention de nommage. Cliquez sur Settings… pour spécifier une convention de nommage. Remarque : Un astérisque (*****) indique n’importe quelle chaîne de caractères ; un point d’interrogation (?) indique un seul caractère. Remarque : Renommez un sous-dossier conformément à votre convention de nommage uniquement après que tous les fichiers requis y ont été copiés. Sinon, des conflits d’accès aux fichiers peuvent se produire.
- Plusieurs fichiers Plusieurs fichiers seront ajoutés. Pour spécifier le nombre de fichiers, cliquez sur le bouton Settings… et saisissez un nombre ou une plage. Les fichiers des sous-dossiers seront ignorés. Remarque : Si vous spécifiez un certain nombre de fichiers, par exemple 5, et qu’il ne reste que 4 fichiers dans le Hot Folder, ces fichiers ne seront pas importés. Si vous spécifiez une plage, par exemple 1-5, les 4 fichiers restants seront importés. Remarque : Lors de l’utilisation de l’API Microsoft Graph Mail, un seul message électronique est importé par tâche d’importation. L’importation parallèle des messages n’est pas prise en charge — les tâches d’importation sont exécutées une par une sur chaque Processing Station.
- Fichier unique Un fichier sera ajouté.
- Pièces jointes au message Tous les fichiers joints au message électronique seront ajoutés. Remarque : Les nouvelles images sont ajoutées au lot selon leur nom de fichier, par ordre croissant.
- Corps du message et pièces jointes Les fichiers joints et le corps du message seront ajoutés.
- Sélectionnez l’option appropriée dans la liste déroulante Si aucun fichier n’est trouvé, consigner ce qui suit :
- Erreur,
- Avertissement,
- Information
- Configurez les options de prétraitement des images. Vous pouvez sélectionner l’option Use image processing options from batch type pour appliquer les paramètres de séparation des documents et de traitement des images définis pour le type de lot.
- L’Assistant de profil vous invitera à définir les options de nettoyage du Hot Folder après l’importation. Les images importées avec succès peuvent être soit supprimées, soit déplacées vers un autre dossier. Les images dont le traitement a généré des erreurs (par exemple, si le fichier est corrompu ou s’il y a eu une erreur réseau) peuvent être soit laissées dans le Hot Folder, soit déplacées vers un autre dossier.
Remarque : Évitez de conserver dans le Hot Folder les images dont le traitement a généré des erreurs. Il peut être judicieux de les conserver dans le Hot Folder si :
- les images sont importées manuellement (notez que, lors de l’exportation automatique, un fichier corrompu dans le Hot Folder peut empêcher le traitement des autres fichiers du Hot Folder) ;
- le traitement du Hot Folder est souvent interrompu en raison d’une connexion réseau instable.
- Si nécessaire, modifiez le nom par défaut du profil d’importation et ajoutez un commentaire.