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Ao processar documentos, pode ser necessário conferir os dados extraídos de um documento com registros de catálogos de dados. Esse processo pode ser automatizado por meio de regras de Consulta a Catálogo de Dados, que podem ser usadas para:
  • Comparar faturas e pedidos com bases de fornecedores e consignatários,
  • Preencher valores de campos do documento que estejam ausentes usando registros correspondentes do catálogo de dados, como:
    • Números de pedidos e montantes
    • Dados da empresa
    • Nomes e descrições de bens e serviços
Para mais informações sobre catálogos de dados para Skills de Documento, consulte Usando catálogos de dados. Para configurar uma regra de consulta a catálogo de dados, siga estas etapas:
  1. Clique em New Rule nas propriedades do campo.
  2. Na caixa de diálogo que será aberta, selecione o tipo de regra Data Catalog Lookup.
  3. Na lista suspensa Data Catalog for Lookup, selecione um catálogo de dados que será usado para validar os valores dos campos do documento. Observação: Para comparar valores de campos do documento com registros de vários catálogos de dados ao mesmo tempo, crie uma regra separada para cada catálogo.
  4. Depois de selecionar um catálogo de dados, a seguinte tabela é exibida: Configuração de Consulta a Catálogo de Dados A coluna Catalog Column contém os nomes das colunas do catálogo de dados selecionado.
  5. Na coluna Skill Field, use as listas suspensas para indicar os campos extraídos do documento que correspondem aos campos do catálogo. Se não for necessário buscar um determinado campo, ou se um campo não estiver presente no seu documento, deixe o campo correspondente na tabela em branco.
    Observação: Uma regra pode conter campos de apenas um grupo repetido. Se você precisar buscar valores de vários grupos repetidos do seu documento, crie uma regra separada para cada grupo.
  6. Na coluna Action, especifique as ações que devem ser executadas usando os pares de campos:
    • Selecione Exact Comparison para corresponder a valores únicos, como IDs de imposto e identificadores de mercadorias.
    • Selecione Fuzzy Comparison para corresponder a valores que podem apresentar pequenas diferenças, como nomes de ruas e endereços de organizações.
    • Selecione Get Value from Data Catalog para copiar um valor de um registro do catálogo para o campo correspondente do documento. Isso só pode ser feito quando Exact Comparison ou Fuzzy Comparison estiver configurado para pelo menos um par de campos durante a criação da regra.
  7. Se necessário, edite o nome da regra no campo de texto Rule Name e clique em Save.
Depois que uma regra é criada, o link para a skill aparece na lista de catálogos na seção Data Catalogs. A nova regra criada será executada para todos os campos do documento especificados durante sua configuração. As regras existentes de consulta a catálogo de dados serão executadas apenas durante a extração de campos. Quando os valores dos campos do documento são editados manualmente, a consulta automática ao catálogo não é executada para novos valores. Para executar novamente as regras de consulta a catálogo de dados para os campos, você pode enviar um novo arquivo para o conjunto de documentos da skill ou enviar o documento para revisão manual. As regras de consulta a catálogo de dados funcionam corretamente apenas se as comparações exata e difusa resultarem em, no máximo, um registro correspondente no catálogo. Caso contrário, podem ocorrer dois erros:
  • No records found significa que o tipo de comparação especificado não encontrou correspondência no catálogo para o campo do documento.
  • Too many records found significa que o tipo de comparação especificado encontrou mais de uma correspondência no catálogo para o campo do documento.
Para evitar esses erros, durante a configuração da regra, especifique pelo menos um campo que tenha um valor único ou que não possa corresponder a mais de um registro do catálogo.

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Procurando valores de campo manualmente em catálogos de dados

Se necessário, você pode procurar valores de campo manualmente em um catálogo de dados. Para isso, clique no botão Search localizado à direita da caixa que contém um valor de campo para o qual uma regra foi configurada e use a barra de texto que aparecerá para digitar o valor que você está procurando (completo ou parcial, mas com pelo menos 3 caracteres). A pesquisa será realizada em todos os campos do catálogo de dados. Selecione o valor adequado na lista de resultados da pesquisa clicando com o botão esquerdo. Ao fazer isso, esse valor do catálogo de dados será copiado para todos os campos do documento pareados com aquela coluna do catálogo de dados durante a configuração da regra.
Observação: Após preencher um valor do documento usando um registro do catálogo, você não poderá editá-lo manualmente. Se ocorrer um erro, você pode realizar a busca manualmente e então selecionar o registro apropriado. Os valores dos campos do documento serão alterados para os valores selecionados do catálogo, e a regra será executada novamente.
Se o valor necessário não for encontrado no catálogo de dados, clique em Clear Document Fields ou pressione Ctrl+Del. Isso preencherá os campos especificados durante a configuração da regra usando valores do documento, sem usar os valores dos registros correspondentes do catálogo de dados.

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