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Acerca del producto

ABBYY Invoice Reader es una aplicación fácil de implementar que permite a las empresas capturar datos de facturas e incorporarlos a los sistemas ERP de forma rápida y eficiente. Se basa en ABBYY FlexiCapture Standalone.

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Configuración

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Configuración inicial del sistema por parte del Administrador

Una vez instalado ABBYY Invoice Reader y activada la licencia:

1. Abra el proyecto de captura de facturas.
2. En la configuración de la Definición de Document, importe las listas de unidades de negocio y proveedores (para más detalles, consulte “Setting Up”).

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Configuración por parte del Administrador

ABBYY Invoice Reader no requiere configuración (excepto los ajustes de importación de las listas de unidades de negocio y proveedores) y está listo para usarse inmediatamente después de la instalación. Si es necesario, el Administrador puede cambiar la configuración de captura de facturas:

1. Volver a importar las listas de unidades de negocio y proveedores para actualizar los datos de las unidades de negocio y los proveedores disponibles, y agregar otros nuevos.
2. Cambiar la configuración de los campos.
3. Cambiar el conjunto de reglas.
4. Cambiar la tasa impositiva de los países (editando un archivo XML).
5. Cambiar la configuración de exportación.
6. Agregar nuevas reglas.
7. Crear una alternativa de diseño para un proveedor con ABBYY FlexiLayout Studio e importarla.

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Captura de facturas

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Captura de facturas por parte del Operador

El Operador captura datos de las facturas en el sistema ERP. Las facturas sin errores de reconocimiento se procesan automáticamente. El Operador revisa solo las facturas con errores, advertencias y con los estados Rejected y Exception, y corrige los errores. Una vez hecho esto, el estado de la factura cambia a Valid o el Operador confirma el estado actual. Al comprobar y verificar los datos, el Operador debe:

1. Comprobar el estado de la factura. Si el estado es distinto de Valid, averigüe por qué y resuelva los problemas que hayan provocado ese estado. Si estos problemas no pueden resolverse (la factura tiene un formato incorrecto o no se encuentra el Proveedor en la base de datos), confirme el estado de la factura.
2. Comprobar si hay errores de reconocimiento y si se han importado los datos correctos de los grupos Proveedor y unidad de negocio de la base de datos. Si hay errores, seleccione la entrada correcta en la base de datos.
3. Revisar los errores de reglas y las advertencias de reglas, e intentar corregirlos.
4. Comprobar los valores de los campos Total, Número de factura y Fecha de la factura comparándolos con la imagen.
5. Corregir cualquier carácter reconocido incorrectamente. El Operador puede corregir los caracteres individualmente o escribir un valor nuevo (aparece una lista de sugerencias cuando el Operador empieza a escribir). Se puede especificar una nueva región en la imagen (el valor anterior se sustituirá por el valor de la nueva región).
6. Completar la comprobación de la factura y enviarla para su exportación.

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Mejora de la calidad de reconocimiento de facturas con estructuras complejas

El Operador puede entrenar el sistema durante la captura de facturas. Si un campo se emparejó incorrectamente o no se emparejó en absoluto, el Operador puede señalar este campo en la imagen del documento y activar el modo de entrenamiento haciendo clic en el botón Entrenar. La factura se utilizará para el entrenamiento junto con las demás muestras. Cuando la sesión de entrenamiento finaliza correctamente, sus resultados se guardan para su uso posterior durante la captura de facturas.

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Descripción del producto

Para instalar la versión independiente de ABBYY FlexiCapture:

1. En el menú Autorun, seleccione Standalone Installation (puede ejecutar manualmente el archivo autorun.exe).
2. El programa de instalación comprueba la versión de su sistema operativo y si cuenta con los privilegios administrativos necesarios. Si la versión del sistema operativo no es compatible con el programa o no cuenta con los privilegios administrativos necesarios, se muestra un mensaje de advertencia y el programa de instalación se cierra.
3. Si todas las comprobaciones se completan correctamente, se mostrará el contrato de licencia de usuario final. Léalo atentamente y, si acepta sus términos, seleccione la opción correspondiente y haga clic en el botón Next.
4. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que se le pedirá cierta información personal. Introduzca la información requerida y continúe con la instalación.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione uno de los modos de instalación disponibles:
   • Administrator Station
   • Estación de operador
   • Administrator Station y operador

Seleccione la primera o la tercera opción de instalación (debe instalarse la Administrator Station para configurar Invoice Reader).

6. A continuación, seleccione una carpeta de destino. De forma predeterminada, el programa se instala en %systemdrive%\Program Files\ABBYY FlexiCapture 12. Si no hay suficiente espacio en el disco duro seleccionado, se mostrará una ventana con los discos duros, el espacio libre disponible y el espacio necesario para la instalación. Seleccione un disco con suficiente espacio libre y continúe con la instalación.
7. Los archivos del programa se copiarán en su equipo. Una vez finalizada la instalación, el programa de instalación mostrará un mensaje indicando que la aplicación se ha instalado correctamente.
8. ABBYY FlexiCapture 12 License Manager se iniciará automáticamente para que pueda activar su número de serie. Haga clic en Activar licencia… e introduzca el número de serie de su licencia de prueba. Haga clic en Next… y siga las instrucciones del asistente de activación. Necesitará una conexión a internet para activar la licencia.

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Configuración

Hay un proyecto Invoice Reader en la carpeta InvoiceReader del medio de instalación. Copie esta carpeta en su disco. A continuación, abra Administrator Station haciendo clic en Start > All Programs > ABBYY FlexiCapture 12 > ABBYY FlexiCapture 12 Administrator station. Se le pedirá que abra un proyecto. Haga clic en Browse… y seleccione el proyecto Invoice.fcproj en la carpeta InvoiceReader > FC Project. Debe usar Administrator Station para realizar las acciones descritas en esta sección. Antes de empezar a trabajar con sus facturas, debe importar al proyecto los datos de Proveedor y de unidades de negocio desde sus bases de datos. Requisitos de la base de datos:

• Ahora es posible importar desde una base de datos SQL o un archivo de Microsoft Excel. Si tiene otro tipo de base de datos, puede exportarla a una hoja de cálculo de Excel.
• Cada entrada de la base de datos debe contener un ID único (campo VendorID).
• Las bases de datos de Proveedor y unidad de negocio tienen la misma estructura. Ambas bases de datos deben contener los siguientes campos:
• VendorId - INT;
• VATID - NVARCHAR;
• NationalVATID - NVARCHAR;
• IBAN - NVARCHAR;
• CountryCode - NVARCHAR;
• Name - NVARCHAR;
• Street - NVARCHAR;
• ZIP - NVARCHAR;
• Country - NVARCHAR;
• City - NVARCHAR;
• BankAccount - NVARCHAR.
• CountryCode no puede estar vacío. Utilice códigos de país en formato ISO-3166 alpha-2 (código de dos letras). Name, VATID e IBAN también deben completarse, ya que esto mejorará significativamente la calidad del reconocimiento.

Siga las instrucciones a continuación para conectarse a su base de datos Proveedores:

1. Abra la Definición de Document: abra el menú Project, haga clic en Document Definitions…, seleccione la definición European Invoice y haga clic en el botón Edit…
2. En el Editor de Definición de Document, abra el menú Document Definition, seleccione Document Definition Properties… y abra la pestaña Rules.
3. Seleccione Rules stored in the object and its children en la lista desplegable Show in list, expanda el árbol de reglas, seleccione Invoice Layout > Vendor > Database check y haga clic en Edit…
4. Establezca una conexión con una base de datos. La configuración de conexión de la base de datos puede configurarse en el cuadro de diálogo Data Link Properties que se abre al hacer clic en el botón Set…
5. Seleccione un esquema y una tabla de base de datos de la lista.
6. Haga clic en el botón Update Cache.

La base de datos de Business Units puede conectarse de la misma manera con una excepción: al completar el 3.er paso, seleccione la regla Invoice Layout > BU > Check Business Unit. Los idiomas, formatos, monedas, tipos de IVA, Key words y otros ajustes dependientes del país ahora se almacenan en el archivo InvoiceSettings.xml (carpeta Project > FC Project > Templates). Puede ajustar la configuración específica de cada país, como los tipos de IVA y las palabras clave, editando estos archivos. También puede cambiar configuraciones de exportación predefinidas, como la configuración de exportación para imágenes y documentos con errores, los formatos de salida y la configuración de exportación a bases de datos. Para cambiar esta configuración, abra y edite la Definición de Document (Project > Document Definitions…, seleccione la definición European Invoice y haga clic en el botón Edit…). Luego abra el menú Document Definition y seleccione Export Settings…

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Procesamiento de facturas

Para empezar a procesar facturas, deberá crear un lote (opcional) y obtener imágenes de las facturas desde un escáner o cargarlas haciendo clic en el botón Cargar imágenes… Puede seleccionar las opciones de carga de imágenes usando la flecha situada a la derecha del botón. Si no crea un lote de antemano, se creará uno automáticamente cuando empiece a escanear o cargar imágenes. Invoice Reader admite todos los formatos y funciones de importación disponibles en ABBYY FlexiCapture. Puede revisar los datos reconocidos durante la verificación. Los datos también se comprueban con las reglas de validación. Si se detecta alguna inconsistencia, se mostrarán advertencias. Las advertencias desaparecerán una vez que corrija los errores; los datos se volverán a comprobar y se verificará que cumplen las reglas de validación. Una factura puede tener uno de estos tres estados: Válida, Excepción o Rechazada. El estado de una factura lo determinan las reglas de validación:

• Válida

Se han superado todas las comprobaciones de reglas y la factura puede exportarse a un sistema ERP.

• Excepción

La factura cumple todas las reglas que comprueban si infringe alguna ley, pero requerirá operaciones adicionales cuando se exporte a un sistema ERP (como agregar un nuevo proveedor a la base de datos o introducir una factura sin especificar su proveedor).

• Rechazada

La factura no cumple las reglas que comprueban si infringe alguna ley (no se encontraron datos obligatorios, faltan en la factura o se reconocieron incorrectamente). Los datos obligatorios deben especificarse (en caso de errores de reconocimiento) o la factura debe procesarse por separado (por ejemplo, puede ser necesario devolver la factura al proveedor si no es válida o tiene un formato incorrecto). El estado de una factura cambiará automáticamente cuando se corrijan los errores. El Operador también puede cambiar manualmente el estado de una factura (antes de aplicar este cambio, debe indicarse el motivo). Para comenzar el proceso de verificación, haga doble clic en cualquier factura. Se abrirá la ventana Document Editor. La ventana Document Editor está dividida en tres partes: la imagen de la página, el formulario de datos y la ventana Errors Window (esta área solo aparece si hay errores en la factura). Hay cuatro tipos de errores: errores de ensamblado, errores de regiones sin coincidencia, errores de formato y errores de reglas. Puede elegir qué tipos de errores se mostrarán haciendo clic en el botón correspondiente en la parte superior de la página. Puede seleccionarse cualquier combinación de los cuatro tipos de errores. El menú contextual del formulario de datos puede utilizarse para confirmar el valor de un campo, elegir si se muestran los errores de formato, ir al elemento anterior o siguiente que requiera verificación y cambiar el modo de navegación entre campos. En la región de datos, los caracteres reconocidos de forma incierta y los caracteres dudosos se marcan con color, y los campos con tipos de datos incorrectos o reglas no cumplidas se resaltan. Para confirmar que todos los datos de un campo que contiene caracteres inciertos son correctos, coloque el puntero del ratón sobre él y pulse Enter. El Operador puede seleccionar proveedores y unidades de negocio de la base de datos durante la etapa de verificación. La ventana de búsqueda en la base de datos se abre automáticamente cuando el Operador comienza a escribir en el campo Proveedor o en el campo Unidad de negocio. El Operador también puede usar el cuadro de diálogo Find Field (se abre haciendo clic en el botón Find… en la sección Vendor o Business Unit) para buscar proveedores y unidades de negocio. La parte superior del cuadro de diálogo contiene el cuadro de búsqueda, y la parte inferior izquierda contiene una lista de unidades de negocio o una lista de proveedores cuyos campos contienen la consulta de búsqueda. Para seleccionar una entrada de la lista, haga clic en ella (la información detallada se mostrará en la parte inferior de la ventana cuando lo haga) y luego haga clic en el botón Select. Haga clic en el botón Export para exportar datos usando la configuración predeterminada. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para elegir otras opciones de exportación. De forma predeterminada, los datos se exportan a un archivo de Microsoft Excel en la carpeta Export de la carpeta de su proyecto (InvoiceReader > FC Project > Export > <Batch name>).

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Entrenamiento

La estructura de las facturas de algunos proveedores puede diferir mucho de la habitual, y es posible que se aplique incorrectamente un diseño flexible a una de estas facturas. Cuando esto ocurre, los campos de la factura pueden emparejarse incorrectamente o no emparejarse en absoluto. ABBYY Invoice Reader puede entrenarse con muestras de facturas de un proveedor para mejorar la captura de datos de las facturas de ese proveedor. El entrenamiento lo realiza un Operador durante la captura de facturas y mejora la calidad de reconocimiento de las facturas del proveedor. Siga las instrucciones a continuación para entrenar ABBYY Invoice Reader.

1. Si ve algún campo que se haya emparejado incorrectamente o que no se haya emparejado en absoluto, selecciónelo en la imagen del documento (haga clic en el campo en el formulario de datos y, a continuación, especifique la región que contiene los datos necesarios en la imagen de la página manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrando el puntero del ratón). El botón Entrenar se activará.
2. Haga clic en el botón Entrenar para agregar el documento a las muestras y activar el modo de entrenamiento.

¡Importante! El documento solo puede utilizarse una vez para el entrenamiento, así que asegúrese de que todos los errores se hayan corregido antes de hacer clic en el botón Entrenar.

3. Agregue algunas facturas más del mismo proveedor (el botón Entrenar está disponible en el modo de entrenamiento incluso si no realiza ningún cambio en una factura). Después de agregar una muestra, ABBYY Invoice Reader realizará una sesión de entrenamiento y comprobará los resultados.
4. Cuando se hayan obtenido resultados de entrenamiento satisfactorios, se guardarán para su uso posterior y el modo de entrenamiento se desactivará.

El proceso de entrenamiento puede repetirse a medida que haya nuevas muestras disponibles. Todas las muestras se utilizarán durante la nueva sesión de entrenamiento, incluidas las que agregó anteriormente.

• Rechace todos los resultados del entrenamiento eliminando el lote de entrenamiento de un proveedor.
• Elimine muestras del lote de entrenamiento para excluirlas del proceso de entrenamiento. Estos documentos no se utilizarán durante la siguiente sesión de entrenamiento.
• Habilite un diseño flexible creado en ABBYY FlexiLayout Studio para un proveedor específico: cree el diseño, guárdelo como Current.afl, elimine el diseño generado automáticamente de los archivos adjuntos del lote y adjunte al lote el diseño que creó.

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Especificaciones

• Inglés
• Alemán

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Campos de los que se extraen datos

Se capturan los siguientes grupos de campos de la factura:

• Unidad de negocio Cuando se captura este grupo de campos, se usa Database Lookup para comparar campos reconocidos, como el nombre, la dirección y el teléfono, con sus valores en la base de datos.
• ID del proveedor Cuando se captura este grupo de campos, se usa Database Lookup para comparar campos reconocidos, como VATID, IBAN, la dirección y el teléfono, con sus valores en la base de datos.
• Datos de la factura (Número de factura, fecha y tipo, fecha de vencimiento y fecha de entrega, número de pedido, cliente).
• Importes (Importe neto, Importe(s) del impuesto, Tasa(s) impositiva(s), Total, Costos adicionales).

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Reglas

La dirección de la BU es obligatoria. Esta regla comprueba si la dirección (al menos uno de los campos de dirección) de la unidad de negocio está presente en la factura. El nombre de la BU es obligatorio Esta regla comprueba si el nombre de la unidad de negocio está presente en la factura. El VATID de la BU es obligatorio Esta regla comprueba si el VATID de una unidad de negocio está presente en la factura. La dirección del proveedor es obligatoria Esta regla comprueba si la dirección (al menos uno de los campos de dirección) del proveedor está presente en la factura. El nombre del proveedor es obligatorio Esta regla comprueba si el nombre del proveedor está presente en la factura. El VATID del proveedor es obligatorio Esta regla comprueba si el VATID del proveedor está presente en la factura. El número de factura es obligatorio Esta regla comprueba si el número de factura está presente en la factura. La fecha de la factura es obligatoria Esta regla comprueba si la fecha de la factura está presente en la factura. La fecha de entrega es obligatoria Esta regla comprueba si la fecha de entrega está presente en la factura. Se aplican todas las tasas de IVA Esta regla comprueba si hay un importe neto para cada tasa de IVA encontrada en la factura. El importe total del impuesto es obligatorio Esta regla comprueba si el importe de IVA está presente en la factura. El importe del impuesto por tasa impositiva es obligatorio Esta regla comprueba si hay un Importe del impuesto para cada tasa impositiva encontrada en la factura. El importe total es obligatorio Esta regla comprueba si el importe total está presente en la factura. La divisa es obligatoria Esta regla comprueba si la divisa está presente en la factura.

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Advertencias de reglas que establecen el estado de la factura en Excepción

Comprobación del monto total 1 Realiza la siguiente validación: Sum = Net0 + Net1 + Net2 + TaxAmount1 + TaxAmount2. Comprobación del importe total del impuesto Realiza la siguiente validación: Total Tax Amount = TaxAmount1 + TaxAmount2.

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Reglas que no modifican el estado de la factura

Comprobación del proveedor Utilice esta regla para buscar el proveedor en la base de datos de proveedores. Comprobación de la unidad de negocio Utilice esta regla para buscar la unidad de negocio en la base de datos de unidades de negocio. Comprobación del Importe neto total Realiza la siguiente comprobación: Importe neto total = Net0 + Net1 + Net2. La fecha de la factura debe estar dentro del año anterior a hoy Realiza la siguiente comprobación: la fecha de la factura está dentro del intervalo Hoy - 360 días <= Fecha de la factura <= Hoy. La fecha de entrega debe ser anterior a la fecha de la factura y posterior a hace un año Realiza la siguiente comprobación: la fecha de entrega está dentro del intervalo Hoy - 360 días <= Fecha de entrega <= Fecha de la factura.

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Reglas que no alteran el estado de la factura ni muestran mensajes de error

Definir el tipo de factura Si el monto de la factura es negativo o se encuentran las palabras “Credit note”, el tipo de factura se cambiará a Nota de crédito. Tiene inversión del sujeto pasivo Si el único tipo de IVA encontrado es igual a 0 o se encuentran las palabras “Reversed Charge”, el valor del campo Inversión del sujeto pasivo se establecerá en Sí.

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Apéndice

Además de la funcionalidad disponible en la vista previa técnica, la versión oficial incluirá las siguientes características:

• Facturas de varias páginas
• Panel de país con reglas específicas de cada condado, parámetros de reglas y opciones de formato
• Asistente de configuración inicial
• Captura de Partidas y emparejamiento de órdenes de compra
• Se podrá acceder desde la UI a algunos ajustes que actualmente solo pueden modificarse editando un archivo XML.
• Algunas funciones adicionales de entrenamiento estarán disponibles desde Administrator Station
• Importación desde el cuerpo del correo electrónico

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Contactos

Trabajamos constantemente para mejorar nuestros productos y facilitar su uso. Esta versión del producto está pensada para su evaluación y para familiarizarse con sus funcionalidades. Agradeceríamos mucho cualquier comentario o sugerencia sobre cómo podemos mejorar ABBYY Invoice Reader. Si tiene alguna pregunta, comentario o sugerencia, envíelos al representante de ABBYY que le ofreció la oportunidad de participar en nuestro programa de pruebas o a invoicereader@abbyy.com.