Importar documentos desde un servicio de correo electrónico
Importe archivos adjuntos de correo electrónico (y, opcionalmente, el cuerpo del mensaje) a Vantage desde un buzón de Microsoft 365 mediante Microsoft Graph, una cuenta de Microsoft o cualquier otro buzón IMAP.
Puede importar archivos adjuntos de correo electrónico desde su buzón a ABBYY Vantage y, opcionalmente, incluir también el cuerpo del mensaje. La Actividad de entrada accede a una sola carpeta de correo por skill.
Después de publicar la skill, Vantage comprueba la carpeta de correo especificada una vez por minuto.
Vantage procesa cada correo electrónico nuevo de la siguiente manera:
Si el correo electrónico contiene archivos adjuntos, se crea una nueva transacción para todos los archivos adjuntos del mensaje.
Si la importación del cuerpo del mensaje está habilitada, el cuerpo del mensaje se convierte a HTML y se añade a la misma transacción. Vantage también procesa los correos electrónicos incrustados de primer nivel y sus archivos adjuntos.
Vantage importa un máximo de 50 correos electrónicos por comprobación. Si hay más de 50 en espera, importa los 50 más antiguos y procesa el resto en comprobaciones posteriores.
Si el rendimiento se convierte en un cuello de botella, distribuya la carga entre dos skills, cada una con su propia carpeta de correo, para que dos agentes procesen los correos electrónicos en paralelo.
Vantage guarda los siguientes datos en los parámetros de registro de la transacción:
Nombre del parámetro
Descripción
EmailSubject
El asunto del correo electrónico.
EmailDate
Fecha y hora de envío del correo electrónico, incluida la zona horaria. Formato: MM/DD/YYYY HH:MM:SS +/-HH:MM.
EmailSender*
La dirección de correo electrónico del remitente.
EmailAddressee*
Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, separadas por comas y sin espacios.
EmailCopyAddressee*
Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en copia, separadas por comas y sin espacios.
** Vantage solo almacena las direcciones de correo electrónico, no los nombres del remitente ni de los destinatarios.*
Vantage no crea parámetros con valores vacíos. Por ejemplo, si un correo electrónico no tiene asunto, la transacción no tendrá un parámetro de registro EmailSubject.
Vantage guarda el tipo de origen (MailImport) y el nombre del archivo de origen en los parámetros de registro del documento SourceType y SourceFileName.Para consultar los parámetros de registro del documento y de la transacción, agregue las columnas correspondientes en la sección Transactions de Skill Monitor.Vantage también los exporta al archivo JSON de salida, que se configura en la sección Exported Data de la actividad Output. Los parámetros de registro de la transacción también están disponibles a través de la Vantage API.Los nombres de archivo no pueden contener los siguientes caracteres, y Vantage sustituye cada uno de ellos por un guion bajo al cargar el archivo: / : ? # [ ] @ ! $ & ' ( ) * + , ; = \. Vantage guarda los nombres de archivo originales en los parámetros de registro del documento. Recupérelos mediante un script de ejemplo de actividad personalizada.
Si el formato de un archivo adjunto no es compatible, la transacción falla y el procesamiento se detiene para todos los demás documentos de la transacción. Consulte el error concreto en la sección Error log de Skill Monitor.Si un correo electrónico no tiene archivos adjuntos y la importación del cuerpo del mensaje está desactivada, Vantage no crea ninguna transacción, pero igualmente marca el correo como procesado.Vantage elimina de forma permanente los correos electrónicos procesados o los mueve a la carpeta que especifique al configurar la conexión con el buzón. Los correos electrónicos que no pueden importarse se envían a la carpeta de excepciones que especifique.
Si un correo electrónico se importa correctamente pero la transacción falla, el correo se coloca en la carpeta Processed.
Si Vantage no puede acceder a la carpeta de importación, registra un error en la sección Error log de Skill Monitor.
Antes de que cualquier persona de su organización pueda usar Sign in with Microsoft Graph, un administrador de Microsoft 365 debe ejecutar una sola vez un script de PowerShell. El script agrega la aplicación empresarial de ABBYY Vantage a su tenant de Microsoft Entra, si aún no existe, y después concede a ABBYY Vantage los permisos que necesita en nombre de todos los usuarios del tenant.Si solo usa Sign in with Microsoft o Sign in with other email account, no es necesario ejecutar el script.Para ejecutar el script, necesita una cuenta que tenga, como mínimo, el rol de administrador de aplicaciones en la nube (Cloud Application Administrator) en Microsoft Entra ID. Para obtener más información, consulte Conceder o revocar permisos de API mediante programación.
En PowerShell, ejecute el siguiente script. Reemplace <your-tenant-id> por el ID de su tenant. Cuando se le solicite, inicie sesión con su cuenta de administrador y acepte los permisos que solicita Microsoft Graph PowerShell.
Connect-MgGraph -TenantId "<your-tenant-id>" ` -Scopes "Application.ReadWrite.All","DelegatedPermissionGrant.ReadWrite.All"$appId = "084b980d-4a5f-4014-8309-6f8fe7187193"# 1. Crear la entidad de servicio (aplicación empresarial) si no existe$sp = Get-MgServicePrincipal -Filter "appId eq '$appId'"if (-not $sp) { $sp = New-MgServicePrincipal -AppId $appId}# 2. Entidad de servicio de Microsoft Graph en este tenant (siempre existe)$graph = Get-MgServicePrincipal -Filter "appId eq '00000003-0000-0000-c000-000000000000'"# 3. Ámbitos que se van a conceder, separados por espacios$scopes = "openid profile email offline_access User.Read Mail.ReadWrite Mail.ReadWrite.Shared IMAP.AccessAsUser.All"# 4. Crear la concesión o actualizarla si ya existe$grant = Get-MgOauth2PermissionGrant -Filter "clientId eq '$($sp.Id)' and resourceId eq '$($graph.Id)' and consentType eq 'AllPrincipals'"if ($grant) { Update-MgOauth2PermissionGrant -OAuth2PermissionGrantId $grant.Id -Scope $scopes} else { New-MgOauth2PermissionGrant -BodyParameter @{ clientId = $sp.Id consentType = "AllPrincipals" resourceId = $graph.Id scope = $scopes }}
El script concede a ABBYY Vantage los siguientes permisos delegados: openid, profile, email, offline_access, User.Read, Mail.ReadWrite, Mail.ReadWrite.Shared y IMAP.AccessAsUser.All.Si ABBYY Vantage ya tiene una concesión en su tenant, el script la actualiza, por lo que puede volver a ejecutarlo sin problemas.
Cuando finalice el script, los usuarios de su organización podrán conectar sus buzones mediante Sign in with Microsoft Graph.
Haga clic en el bloque de actividad Input de su flujo de procesamiento de documentos. Si el flujo aún no tiene ninguna actividad de entrada, agregue una desde el panel Activities.
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Seleccionar Email como origen adicional
En el Panel de acciones, marque Select additional source y elija Email.
Selección de Email como origen adicional de Input
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Abrir la configuración y elegir el tipo de cuenta
Haga clic en Settings. Se abrirá el cuadro de diálogo Input Settings: Email. Seleccione un tipo de cuenta y haga clic en Continue.Los tipos de cuenta disponibles son Sign in with Microsoft, Sign in with Microsoft Graph y Sign in with other email account. La opción Sign in with Microsoft Graph solo aparece si Microsoft Graph está habilitado en su entorno.
Especificar las carpetas de importación y de excepciones
Una vez iniciada la sesión, el cuadro de diálogo muestra Select required folders. En Import folder, seleccione la carpeta desde la que Vantage importará los correos electrónicos. En Exception folder for emails that could not be imported, seleccione la carpeta de destino para los correos electrónicos que Vantage no pueda importar.Al publicar la skill, Vantage crea una carpeta VantageProcessing dentro de la carpeta de importación especificada. Los correos electrónicos se mueven primero a esta carpeta de servicio y, a continuación, Vantage los procesa según la configuración establecida.
No seleccione una carpeta de importación que ya utilice otra Habilidad de proceso de su tenant. Si varias skills comparten la misma carpeta de importación, no podrá controlar qué skill procesa cada correo electrónico.
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Elegir la acción para los correos electrónicos procesados
En What to do with successfully imported emails, seleccione Delete para eliminar definitivamente los correos electrónicos procesados. Delete es la opción predeterminada y no requiere especificar ninguna carpeta.Para conservar los correos electrónicos procesados, seleccione Move to a folder. Aparecerá el campo obligatorio Folder for successfully imported emails. Seleccione la carpeta a la que desea moverlos.
Configuración de carpetas y de posprocesamiento en el cuadro de diálogo Input Settings: Email
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(Opcional) Habilitar la importación del cuerpo del mensaje
La opción Import mail body está desactivada de forma predeterminada. Actívela para importar el cuerpo del mensaje. Vantage convierte el cuerpo a HTML y lo agrega a la misma transacción que los archivos adjuntos.
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Guardar
Haga clic en Save. Vantage guarda la configuración y cierra el cuadro de diálogo.
Al seleccionar el bloque Input, la dirección de correo electrónico conectada a la actividad aparece en el Panel de acciones. Haga clic en Settings, debajo de la dirección de correo electrónico, para ver o modificar la configuración actual de importación de correo. Para desconectar la cuenta de correo electrónico, haga clic en Sign out en el cuadro de diálogo Input Settings: Email. Los cambios en la configuración solo surten efecto una vez publicada la skill.
Al cerrar la sesión de la cuenta de correo electrónico, se restablece toda la configuración.
En el cuadro de diálogo de inicio de sesión de Microsoft, seleccione su cuenta actual si ya ha iniciado sesión, o use una diferente. Después de que la autenticación se complete correctamente, el cuadro de diálogo de inicio de sesión se cerrará.La primera vez que inicie sesión con una cuenta de Microsoft, Vantage solicitará permiso para:
Iniciar sesión en la aplicación con una cuenta profesional o educativa.
Acceder a la dirección de correo electrónico principal y a los datos básicos del perfil de usuario.
Acceder y actualizar los datos del usuario, incluso cuando este no esté usando la aplicación.
Acceder, actualizar, crear y eliminar (pero no enviar) correos electrónicos en los buzones del usuario.
Sign in with Microsoft Graph se conecta a un buzón de Microsoft 365 mediante la API de Microsoft Graph en lugar de IMAP. Es la opción recomendada para buzones de Microsoft 365. No es necesario introducir la dirección ni el puerto de ningún servidor de correo.Antes de que nadie en su organización pueda usar esta opción, su administrador de Microsoft 365 debe ejecutar una única vez un script de configuración. Para obtener más información, consulte Conceder a ABBYY Vantage acceso a Microsoft Graph.Inicie sesión en la cuenta de Microsoft propietaria del buzón. Una vez completada la autenticación, el cuadro de diálogo de inicio de sesión se cierra y se pasa a la selección de carpetas.Microsoft Graph importa los mismos formatos de archivos adjuntos que los demás tipos de cuenta y los procesa de la misma manera.Si el inicio de sesión se realiza correctamente pero Vantage no puede acceder al buzón, el cuadro de diálogo muestra un error HTTP 403. Esto significa que la cuenta ha iniciado sesión, pero no tiene el permiso sobre el buzón que Vantage necesita.Si la opción no aparece en el cuadro de diálogo Input Settings: Email, Microsoft Graph no está habilitado en su entorno. Póngase en contacto con su equipo de cuenta de ABBYY.
Especifique su dirección de correo electrónico y contraseña, la dirección del servidor IMAP y el puerto IMAP. El puerto predeterminado es 993 y rara vez es necesario cambiarlo. Haga clic en Sign in.Si Vantage no puede conectarse al servidor, el cuadro de diálogo de inicio de sesión de la cuenta permanece abierto y aparece un icono de error junto a los campos de entrada.
Indicadores de error de conexión de correo electrónico en el cuadro de diálogo Input Settings: Email
Si todos los datos son correctos, el error de conexión suele deberse a una de las siguientes causas.
Causa
Qué hacer
El servidor de correo electrónico bloqueó un intento de inicio de sesión sospechoso.
Revise su correo electrónico. Si recibió un aviso sobre un intento de inicio de sesión bloqueado, confirme que fue usted quien lo realizó.
La cuenta es de Google, no tiene activada la verificación en dos pasos y el acceso de aplicaciones menos seguras está restringido.
Permita el acceso de aplicaciones menos seguras y, si se le solicita, confirme el intento de acceso de Vantage.
El servidor requiere una contraseña específica de aplicación.
Algunos servicios, como Yahoo o Google con verificación en dos pasos, exigen contraseñas específicas para las aplicaciones de terceros. Genere una siguiendo las instrucciones del servicio y utilícela en la configuración de la actividad de entrada.
Una vez completada la autenticación, la dirección de correo electrónico conectada aparece en el cuadro de diálogo Input Settings: Email.
Los administradores pueden deshabilitar la importación de documentos desde Skill Monitor. Deshabilitar la importación de correos electrónicos no afecta a la importación de documentos a través de la API.
