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Il est parfois possible de détecter les fournisseurs plus fiablement en constituant et en utilisant un jeu de données de fournisseurs potentiels. Un tel jeu de données permet également aux utilisateurs de définir des types de dépenses personnalisés pour certains fournisseurs. Par exemple, si les employés de l’entreprise achètent habituellement des fournitures de bureau et de la papeterie auprès d’un fournisseur donné, vous pouvez définir « Office Supplies » comme type de dépense pour ce fournisseur. Dès lors, pour tous les reçus capturés de ce fournisseur, le type de dépense sera automatiquement remplacé par « Office Supplies ».

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Configurer le jeu de données des fournisseurs

Les champs et les règles de vérification du jeu de données sont désactivés par défaut. Pour les activer, procédez comme suit.
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Activer les champs du jeu de données

Dans le Document Definition Editor, activez les champs suivants en cliquant sur Afficher lors de la vérification dans l’onglet Général de la boîte de dialogue des propriétés du champ : VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset et FinalExpenseType.
2

Activer les règles du jeu de données

Dans la boîte de dialogue Document Definition Properties, activez les règles suivantes : Vendor Database Check, Copy Expense Type et Copy Company Name.
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Ajouter un bouton de recherche dans la base de données

Pour rechercher des fournisseurs pendant la vérification, ajoutez un bouton au formulaire de données :
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Insérer un bouton

Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez Insérer un bouton dans le menu contextuel, ou cliquez sur Formulaire → Insérer un contrôle → Bouton.
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Configurer le bouton pour une recherche dans la base de données

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Format, indiquez Database Lookup comme type d’action, puis sélectionnez la règle Vendor Database Check.
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Enregistrer et publier le Document Definition

Enregistrez et publiez votre Document Definition.
Les noms des fournisseurs sont automatiquement ajoutés au jeu de données chaque fois que le programme détecte un nouveau nom sur un reçu. À mesure que votre jeu de données des fournisseurs s’enrichit, le programme peut identifier les fournisseurs de façon plus fiable.

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Modifier et rechercher des fournisseurs

Pour modifier le jeu de données des fournisseurs ou trouver un fournisseur particulier lors de la vérification :
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Ouvrir le jeu de données depuis le formulaire de données

Cliquez sur le bouton que vous avez ajouté au formulaire de données.
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Choisir une action

Cliquez sur le bouton Modifier l’enregistrement, Ajouter un enregistrement, Réinitialiser les données ou Sélectionner, selon l’action que vous souhaitez effectuer.
Lors de l’ajout ou de la modification d’un enregistrement, vous pouvez indiquer un type de dépense habituel pour ce fournisseur. La prochaine fois qu’un utilisateur capture un reçu de ce fournisseur, ce type de dépense apparaît dans le champ Type de dépense (Final). Pour plus d’informations, consultez Recherche de fournisseurs et d’unités commerciales dans la base de données.