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Zum Auslesen von Informationen aus Formularen muss eine Formularverarbeitungsanwendung:
  1. die Position der Formularelemente bestimmen.
  2. Feldinhalte von Feldrahmen, Textmarkierungen, Hintergründen, Erläuterungstext usw. trennen.
Maschinenlesbare Formulare ermöglichen es dem Programm, diese Aufgaben auszuführen. Damit die erste Aufgabe erfolgreich ausgeführt werden kann, müssen die Formulare dem Formularmuster oder der Document Definition entsprechen, d. h., die Position aller Formularelemente muss bei allen Formularen desselben Typs identisch sein. Damit die zweite Aufgabe erfolgreich ausgeführt werden kann, müssen die Formulare für die automatisierte Erfassung ausgelegt sein, d. h. so, dass das Programm die zu erfassenden Daten leicht von nicht erkennbaren Formularelementen wie Feldrahmen, Textmarkierungen, Hintergründen oder Erläuterungstext unterscheiden kann.