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Al procesar documentos, puede que necesite verificar los datos extraídos de un documento frente a registros de catálogos de datos. Este proceso puede automatizarse mediante reglas de Data Catalog Lookup, que pueden utilizarse para lo siguiente:
  • Comparar facturas y pedidos con bases de datos de Proveedores y Destinatarios,
  • Rellenar valores faltantes de campos del documento usando los registros correspondientes del catálogo de datos, como:
    • Números de pedido y montos
    • Datos de la empresa
    • Nombres y descripciones de bienes y servicios
Para obtener más información sobre catálogos de datos para Skills de documento, consulte Using data catalogs. Para configurar una regla de búsqueda en catálogo de datos, siga estos pasos:
  1. Haga clic en New Rule en las propiedades del campo.
  2. En el cuadro de diálogo que se abrirá, seleccione el tipo de regla Data Catalog Lookup.
  3. En la lista desplegable Data Catalog for Lookup, seleccione un catálogo de datos que se utilizará para comprobar los valores de los campos del documento. Nota: Para comparar valores de campos del documento con registros de varios catálogos de datos al mismo tiempo, deberá crear una regla independiente para cada uno de esos catálogos.
  4. Una vez que haya seleccionado un catálogo de datos, aparecerá la siguiente tabla: Configuración de Data Catalog Lookup La columna Catalog Column contiene los nombres de las columnas del catálogo de datos seleccionado.
  5. En la columna Skill Field, use las listas desplegables para especificar los campos extraídos del documento que correspondan a los campos del catálogo. Si no necesita buscar un campo en particular o si un campo no está presente en su documento, deje en blanco el campo correspondiente en la tabla.
    Nota: Una regla solo puede contener campos de un único grupo repetido. Si necesita buscar valores de varios grupos repetidos de su documento, cree una regla independiente para cada uno de esos grupos.
  6. En la columna Action, especifique las acciones que deben realizarse con los pares de campos:
    • Seleccione Exact Comparison para hacer coincidir valores únicos, como IDs tributarias e identificadores de mercancías.
    • Seleccione Fuzzy Comparison para hacer coincidir valores que pueden presentar ligeras diferencias, como nombres de calles y direcciones de organizaciones.
    • Seleccione Get Value from Data Catalog para copiar un valor de un registro del catálogo al campo correspondiente del documento. Esto solo puede hacerse cuando se haya especificado Exact Comparison o Fuzzy Comparison para al menos un par de campos durante la configuración de la regla.
  7. Si es necesario, edite el nombre de su regla usando el campo de texto Rule Name y haga clic en Save.
Una vez creada la regla, el enlace a la skill aparece en la lista de catálogos de la sección Data Catalogs. La regla recién creada se ejecutará para todos los campos del documento especificados durante su configuración. Las reglas de búsqueda en catálogos de datos existentes solo se ejecutarán durante la extracción de campos. Cuando los valores de los campos del documento se editan manualmente, la búsqueda automática en el catálogo no se ejecuta para los nuevos valores. Para ejecutar las reglas de búsqueda en catálogos de datos por segunda vez, puede cargar un archivo nuevo en el conjunto de documentos de la skill o enviar el documento a revisión manual. Las reglas de búsqueda en catálogos de datos funcionan correctamente solo si tanto las comparaciones exactas como las aproximadas producen como máximo un registro coincidente en el catálogo. De lo contrario, pueden producirse dos errores:
  • No records found significa que el tipo de comparación especificado no encontró coincidencias en el catálogo para el campo del documento.
  • Too many records found significa que el tipo de comparación especificado encontró más de una coincidencia en el catálogo para el campo del documento.
Para evitar estos errores, durante la configuración de la regla, especifique al menos un campo que tenga un valor único o que no pueda coincidir con más de un registro del catálogo.

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Búsqueda manual de valores de campo en catálogos de datos

Si es necesario, puede buscar manualmente valores de campo en un catálogo de datos. Para hacerlo, haga clic en el botón Search ubicado a la derecha de un cuadro que contiene un valor de campo para el que se haya configurado una regla y use la barra de texto que aparecerá para escribir el valor que está buscando (completo o parcial, pero de al menos 3 caracteres). La búsqueda se realizará en todos los campos del catálogo de datos. Seleccione el valor correspondiente de la lista de resultados haciendo clic con el botón izquierdo. Al hacerlo, este valor del catálogo de datos se copiará en todos los campos del documento asociados con esa columna del catálogo de datos durante la configuración de la regla.
Nota: Después de completar un valor de documento usando un registro del catálogo, no podrá editarlo manualmente. Si se produce un error, puede realizar la búsqueda manualmente y luego seleccionar el registro correspondiente. Los valores de campo del documento se cambiarán por los valores seleccionados del catálogo y la regla se ejecutará por segunda vez.
Si no se encuentra el valor requerido en el catálogo de datos, haga clic en Clear Document Fields o presione Ctrl+Supr. Esto completará los campos especificados durante la configuración de la regla usando valores del documento, sin usar los valores de los registros correspondientes del catálogo de datos.

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Consulta también