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Al procesar documentos, es posible que necesite verificar los datos extraídos frente a los registros almacenados en catálogos de datos. Las reglas de búsqueda en catálogos de datos le permiten automatizar esta tarea. Con estas reglas, puede:
  • Comparar facturas y pedidos con bases de datos de proveedores y destinatarios
  • Rellenar automáticamente campos de documentos que falten utilizando registros coincidentes del catálogo, como:
    • Números de pedido y montos
    • Datos de la empresa
    • Nombres y descripciones de bienes y servicios
Para obtener más información sobre los catálogos de datos para Skill de documento, consulte Using data catalogs. Para crear una regla de búsqueda en un catálogo de datos, siga estos pasos:
  1. Haga clic en New Rule en las propiedades del campo.
  2. En el cuadro de diálogo que se abra, seleccione Data Catalog Lookup como tipo de regla y haga clic en Next.
  3. En la lista desplegable Data Catalog for Lookup, seleccione un catálogo de datos que se utilizará para validar los valores de los campos del documento. Nota: Si necesita comparar valores con varios catálogos de datos, cree una regla independiente para cada uno.
  4. Después de seleccionar un catálogo de datos, aparece la siguiente tabla: Configuración de búsqueda en catálogo de datos Catalog Column enumera las columnas del catálogo seleccionado.
  5. En la columna Skill Field, asigne cada columna del catálogo al campo de documento extraído correspondiente utilizando las listas desplegables. Deje un campo en blanco si no necesita buscarlo o si no está presente en su documento.
    Nota: Una sola regla puede hacer referencia a campos de un solo grupo repetido. Para buscar valores de varios grupos repetidos, cree una regla independiente para cada grupo.
  6. En la columna Action, defina cómo se procesará cada par de campos:
    • Exact Comparison. Para la coincidencia de valores únicos como ID tributaria o identificadores de productos.
    • Fuzzy Comparison. Para valores que pueden diferir ligeramente, como nombres de calles o direcciones de organizaciones. La comparación difusa tiene un umbral del 30 %, lo que significa que debe encontrarse el 70 % del valor. No distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    • Get Value from Data Catalog. Copia el valor del catálogo en el campo de documento correspondiente. Esta opción solo está disponible si al menos un par de campos de la regla utiliza Exact o Fuzzy Comparison.
  7. (Opcional). Edite el nombre en Rule Name y haga clic en Save.

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Después de crear una regla

  • Aparece un enlace a la Habilidad debajo del catálogo en la sección Catálogos de datos.
  • La regla se ejecuta automáticamente para todos los campos del documento asignados durante la configuración.
  • Las reglas de búsqueda existentes se ejecutan únicamente durante la extracción de campos. Si un usuario edita manualmente los valores de los campos, la búsqueda automática no se ejecutará de nuevo para esos nuevos valores.
    • Para ejecutar de nuevo las reglas, cargue un archivo nuevo en el conjunto de documentos de la Habilidad o envíe el documento a revisión manual.

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Comportamiento de coincidencia y posibles errores

Las reglas de búsqueda en el catálogo de datos funcionan de forma fiable solo si las comparaciones (exactas o difusas) devuelven como máximo un registro coincidente. De lo contrario, puede producirse uno de los siguientes errores:
  • No se encontraron registros. Ningún registro del catálogo coincidió con la comparación especificada.
  • Se encontraron demasiados registros. Más de un registro del catálogo coincidió.
Para evitar este tipo de errores, asegúrese de que al menos un campo asignado utilice un valor que sea único o que no pueda coincidir con varios registros del catálogo.

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Búsqueda manual de valores de campo en catálogos de datos

Para buscar valores de campo en un catálogo de datos, siga estos pasos:
  1. Haga clic en el botón Search a la derecha del cuadro del valor de campo para el que se ha configurado una regla.
  2. En la barra de búsqueda que aparece, introduzca el valor que desea encontrar (completo o parcial, de al menos 3 caracteres). Para la búsqueda difusa (Fuzzy search), el umbral es del 30 por ciento, lo que significa que debe coincidir el 70 por ciento. No distingue entre mayúsculas y minúsculas. El sistema buscará en todos los campos del catálogo de datos seleccionado.
  3. Seleccione el valor correcto de los resultados de búsqueda haciendo clic con el botón izquierdo. El valor de catálogo seleccionado se copia entonces en todos los campos del documento vinculados a esa columna del catálogo durante la configuración de la regla.
Después de que un campo del documento se rellena usando un registro del catálogo, la edición manual se desactiva. Si el valor es incorrecto, realice de nuevo la búsqueda y seleccione un registro diferente. Los campos del documento se actualizarán para coincidir con los nuevos valores de catálogo elegidos y la regla se ejecutará de nuevo. Si el valor requerido no se encuentra en el catálogo de datos, haga clic en Clear Document Fields o presione Ctrl+Del. Esto restaura los campos especificados durante la configuración de la regla usando los valores extraídos del documento, sin aplicar ningún valor del catálogo de datos.

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Consulte también