Verifique los campos del documento extraídos con los registros del catálogo de datos: configure comparaciones exactas y difusas, rellene campos automáticamente y gestione errores de búsqueda.
Al procesar documentos, es posible que necesite verificar los datos extraídos frente a los registros almacenados en catálogos de datos. Las reglas de búsqueda del catálogo de datos automatizan esta tarea. Con estas reglas, puede:
Comparar facturas y pedidos con bases de datos de proveedores y destinatarios.
Rellenar automáticamente campos de documentos que falten utilizando registros coincidentes del catálogo, como:
Números de pedido y montos
Datos de la empresa
Nombres y descripciones de bienes y servicios
Para obtener más información sobre los catálogos de datos para Skill de documento, consulte Using data catalogs.
Haga clic en New rule en las propiedades del campo.
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Seleccionar el tipo de regla
Elija búsqueda en catálogo de datos como tipo de regla y, a continuación, haga clic en Next.
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Seleccionar el catálogo de datos
En la lista desplegable Data Catalog for Lookup, seleccione el catálogo con el que desea validar.
Para comparar valores con varios catálogos de datos, cree una regla independiente para cada uno.
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Revisar la tabla de asignación
Aparece una tabla con las columnas del catálogo seleccionado en la columna Catalog Column.
Tabla de configuración de búsqueda en catálogo de datos
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Asignar campos
En la columna Skill Field, asigne cada columna del catálogo al campo extraído correspondiente del documento mediante las listas desplegables. Deje una celda en blanco si no necesita buscar en esa columna o si no está presente en sus documentos.
Una regla solo puede hacer referencia a campos de un único grupo repetido. Para buscar valores en varios grupos repetidos, cree una regla independiente para cada grupo.
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Elegir una acción para cada par de campos
En la columna Action, defina cómo se procesa cada par de campos:
Exact Comparison — Para valores únicos, como números de ID tributaria o identificadores de producto.
Fuzzy Comparison — Para valores que pueden variar ligeramente, como nombres de calles o direcciones de organizaciones. El umbral es del 30 %: al menos el 70 % del valor debe coincidir. Fuzzy Comparison no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Get Value from Data Catalog — Copia el valor del catálogo en el campo correspondiente del documento. Solo está disponible si al menos un par de campos de la regla usa Exact o Fuzzy Comparison.
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(Opcional) Cambiar el nombre de la regla y guardar
Edite Rule Name y, a continuación, haga clic en Save.
Aparece un enlace a la skill debajo del catálogo en la sección Catálogos de datos.
La regla se ejecuta automáticamente para todos los campos del documento asignados durante la configuración.
Las reglas de búsqueda se ejecutan durante la extracción de campos. Si un usuario edita manualmente el valor de un campo, la regla no se ejecuta de nuevo automáticamente.
Los campos que alimentan una regla de búsqueda pueden completarse mediante extracción, scripts, actividades (como Script o NLP), reglas de negocio o entrada manual.
Para ejecutar de nuevo las reglas, cargue un archivo nuevo en el conjunto de documentos de la skill o envíe el documento a revisión manual.
Si el valor de un campo cambia durante la revisión manual, la regla de búsqueda del catálogo de datos se ejecuta de nuevo. Si se encuentra un registro coincidente, Vantage copia los valores del catálogo en los campos asignados y esos campos pasan a ser de solo lectura.
Las reglas de búsqueda del catálogo de datos funcionan de forma fiable solo si la comparación (exacta o aproximada) devuelve como máximo un registro coincidente. De lo contrario, se produce uno de estos errores:
No records found — No se encontró ningún registro del catálogo.
Too many records found — Se encontró más de un registro del catálogo.
Para evitar estos errores, asegúrate de que al menos un campo asignado use un valor que sea único o que no pueda coincidir con varios registros del catálogo.
Puede buscar un registro de un catálogo de datos que coincida con el prefijo de cualquier palabra del valor del campo, no solo con la primera.
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Abrir la búsqueda
Haga clic en el botón Search, a la derecha del cuadro de valor del campo para el que se ha configurado una regla.
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Introducir un valor de búsqueda
En la barra de búsqueda, introduzca el valor que desea encontrar, completo o parcial, con al menos 3 caracteres. El sistema busca en todos los campos del catálogo de datos seleccionado.
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Seleccionar el registro coincidente
Haga clic en un resultado para seleccionarlo. El valor del catálogo seleccionado se copia en todos los campos del documento vinculados a esa columna del catálogo durante la configuración de la regla.
Una vez que un campo del documento se rellena a partir de un registro del catálogo, la edición manual se desactiva. Si el valor es incorrecto, repita la búsqueda y seleccione otro registro; los campos del documento se actualizarán con los nuevos valores del catálogo y la regla se volverá a ejecutar.Si el valor requerido no está en el catálogo de datos, haga clic en Clear Document Fields o pulse Ctrl + Del para restaurar los valores de los campos extraídos del documento, sin aplicar ningún valor del catálogo.
