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Sie können ein Formular, das Sie in ABBYY FormDesigner erstellt und veröffentlicht haben, als Ausdruck oder in elektronischer Form (als PDF-Formular) verteilen. Elektronische Formulare können per E-Mail versendet oder auf einer Website veröffentlicht werden. Sie können auch eine Methode für Rückmeldungen auswählen (per E-Mail oder über die Website), mit der Möglichkeit, die Ergebnisse auf dem Server zu verarbeiten. Der Assistent zum Verteilen von Formularen hilft Ihnen dabei, die passenden Versandoptionen auszuwählen. Der Assistent wird gestartet, wenn Sie auf File → Distribute Form… klicken oder in der Standard-Symbolleiste auf klicken. Der Assistent zum Verteilen von Formularen führt Sie durch alle Schritte, die zum Verteilen eines Formulars erforderlich sind:
  1. Wählen Sie aus, wie Sie Ihr Formular verteilen möchten. Es kann gedruckt oder elektronisch verteilt werden. Um das Formular zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Print Form… Der Assistent fordert Sie auf, das Formular auszudrucken, und wird dann geschlossen. Wenn Sie Ihr Formular elektronisch verteilen möchten, geben Sie Versand- und Empfangsoptionen an.
  2. Wählen Sie für ein elektronisch verteiltes Formular eine der folgenden Optionen aus:
    • An eine Gruppe von E-Mail-Empfängern senden - wenn Sie diese Option auswählen, klicken Sie unten im Assistentenfenster auf Finish. In Ihrem E-Mail-Programm wird ein neues Nachrichtenfenster geöffnet. Die Nachricht enthält Ihr PDF-Formular als Anhang, sodass Sie nur noch den Empfänger angeben und den Nachrichtentext eingeben müssen. Kehren Sie nach dem Senden der E-Mail zu ABBYY FormDesigner zurück.
    • Speichern und später senden - wenn Sie diese Option auswählen, geben Sie den Ordner an, in dem Ihr PDF-Formular gespeichert werden soll. Standardmäßig wird das Formular unter My Documents gespeichert, und die Datei erhält den Namen des Formulars. Um einen anderen Ordner und Dateinamen anzugeben, klicken Sie neben dieser Option auf die Schaltfläche ”…” und dann unten im Fenster auf Finish.
    • An einem Netzwerkspeicherort veröffentlichen - wenn Sie diese Option auswählen, geben Sie die URL-Adresse an, unter der Sie Ihr PDF-Formular veröffentlichen möchten. Beispiel: https://www.example.com/form.pdf . Klicken Sie unten im Assistentenfenster auf Finish, um das Formular zu veröffentlichen. Wichtig! Sie müssen Schreibberechtigungen für die Website haben, auf der Sie Ihr Formular veröffentlichen möchten.
  3. Wählen Sie eine Methode für Rückmeldungen aus (Sie können eine, beide oder keine der Optionen auswählen):
    • Rückmeldungen per E-Mail senden - geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die ausgefüllte Formulare gesendet werden sollen
    • Rückmeldungen über das Internet senden - geben Sie die URL-Adresse der Website an, an die die ausgefüllten Formulare gesendet und dort verarbeitet werden sollen
Wählen Sie die Option Clear form data, um alle Daten aus dem Formular zu löschen. Je nach ausgewählter(n) Option(en) erscheint eine Schaltfläche (oder mehrere Schaltflächen) in der oberen linken Ecke der ersten Seite des Formulars. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Formular an die angegebene Website oder E-Mail-Adresse gesendet. Für jede Schaltfläche können Sie einen eigenen Text angeben oder den vorgeschlagenen Text verwenden. Sie können auch die Position der Schaltflächen im Formular festlegen:
  • Oben - eine Schaltfläche erscheint oben auf der ersten Seite des Formulars;
  • Unten - eine Schaltfläche erscheint unten auf der letzten Seite des Formulars;
  • Oben und unten - eine Schaltfläche erscheint sowohl oben auf der ersten Seite als auch unten auf der letzten Seite des Formulars.
Wenn Sie auswählen, ausgefüllte Formulare über eine Website zu empfangen, können Sie die Website so einrichten, dass übermittelte Formulare automatisch verarbeitet werden.