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A veces, los proveedores se detectan con mayor fiabilidad si recopila y utiliza un conjunto de datos de posibles proveedores. Este conjunto de datos también permite a los usuarios especificar tipos de gasto personalizados para determinados proveedores. Por ejemplo, si los empleados de una empresa suelen comprar material de oficina y papelería a un proveedor concreto, puede especificar “Material de oficina” como tipo de gasto para ese proveedor. A partir de ese momento, en todos los recibos capturados de ese proveedor, el tipo de gasto cambiará automáticamente a “Material de oficina”.

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Configurar el conjunto de datos de proveedores

Los campos y las reglas para las comprobaciones del conjunto de datos están deshabilitados de forma predeterminada. Para habilitarlos, complete los siguientes pasos.
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Habilitar los campos del conjunto de datos

En el Document Definition Editor, habilite los siguientes campos haciendo clic en Mostrar en verificación en la pestaña General del cuadro de diálogo de propiedades del campo: VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset y FinalExpenseType.
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Habilitar las reglas del conjunto de datos

En el cuadro de diálogo Propiedades de Definición de Document, habilite las siguientes reglas: Comprobación de base de datos de proveedores, Copy Expense Type y Copy Company Name.
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Agregar un botón de búsqueda en base de datos

Para buscar proveedores durante la verificación, agregue un botón al formulario de datos:
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Insertar un botón

Haga clic con el botón derecho en el formulario y seleccione Insertar botón en el menú contextual, o haga clic en Formulario → Insertar control → Botón.
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Configurar el botón para una búsqueda en base de datos

En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Formato, especifique Database Lookup como tipo de acción y, a continuación, seleccione la regla Comprobación de base de datos de proveedores.
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Guardar y publicar la Definición de Document

Guarde y publique su Definición de Document.
Los nombres de los proveedores se agregan automáticamente al conjunto de datos cada vez que el programa detecta un nombre nuevo en un recibo. A medida que crece el conjunto de datos de proveedores, el programa puede detectar proveedores con mayor fiabilidad.

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Editar y buscar proveedores

Para editar el conjunto de datos de proveedores o buscar un proveedor específico durante la verificación:
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Abrir el conjunto de datos desde el formulario de datos

Haga clic en el botón que agregó al formulario de datos.
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Elegir una acción

Haga clic en el botón Edit record, Add record, Reset data o Select, según la acción que desee realizar.
Al agregar o editar un registro, puede especificar un tipo de gasto típico de ese proveedor. La próxima vez que un usuario capture un recibo de este proveedor, este tipo de gasto aparecerá en el campo Expense type (Final). Para obtener más información, consulte Buscar proveedores y unidades de negocio en la base de datos.