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Para leer la información de los formularios, una aplicación de procesamiento de formularios debe:
  1. Determinar la ubicación de los elementos del formulario.
  2. Separar el contenido de los campos de los bordes de los campos, las marcas de texto, los fondos, el texto explicativo, etc.
Los formularios legibles por máquina permiten al programa realizar estas tareas. Para que la primera tarea se lleve a cabo correctamente, los formularios deben coincidir con el patrón del formulario o con la Definición de Document, es decir, la ubicación de todos los elementos del formulario debe ser idéntica en todos los formularios del mismo tipo. Para que la segunda tarea se lleve a cabo correctamente, los formularios deben estar diseñados pensando en la entrada automatizada, es decir, de modo que el programa pueda distinguir fácilmente entre los datos que deben capturarse y los elementos no reconocibles del formulario, como los bordes de los campos, las marcas de texto, los fondos o el texto explicativo.